Exemple de workflow : suivi des heures travaillées

Cet article explique comment mettre en place un workflow de suivi des heures travaillées pour automatiser la collecte et la gestion des relevés des heures travaillées.

Mettez en place ce workflow, et vous pourrez automatiquement :

• Collecter les relevés des heures travaillées soumises par les employés.
• Informer les employés que vous avez bien reçu leurs relevés d’heures travaillées.
• Notifier et attribuer une tâche à la personne chargée d’approuver le relevé des heures travaillées soumis par un employé.
• Insérer les données des relevés des heures travaillées dans un système tiers pour une analyse plus approfondie.

Étapes pour créer un workflow de suivi des heures travaillées par les employés

[Section 1 – Créer un formulaire de suivi des heures travaillées par les employés]

1. Dans un premier temps, vous devrez créer un formulaire de suivi des heures travaillées. Allez dans le « Tableau de bord », cliquez sur « Boîte à outils » dans le menu de gauche et sélectionnez « Formulaires ».
2. Configurez le formulaire de suivi des heures travaillées des employés. Voici un modèle de formulaire pour vous aider à démarrer plus rapidement : 

Nous vous recommandons d'utiliser le champ des heures pour les heures d'arrivée et de départ, ainsi que les heures de pause, un texte court pour les heures supplémentaires et un champ de sélection de l'utilisateur pour que les employés puissent sélectionner le nom de leur responsable lorsqu’ils soumettent leur relevé d’heures.

[Section 2 – Configurer le workflow d’automatisation du suivi des heures travaillées par les employés]

3. Vous devrez ensuite configurer un workflow pour automatiser les soumissions des relevés des heures travaillées de vos employés. Allez dans le « Tableau de bord » et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
4. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
5. Dans le menu des paramètres du workflow à droite, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
6. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » au milieu de l’écran pour indiquer le déclencheur qui lancera le workflow.
7. Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».

Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow. Il s’agit du formulaire que vous avez créé un peu plus tôt à la deuxième étape. Commencez votre saisie et sélectionnez le formulaire désiré dans la liste qui s’affiche.

[Section 3 – Informer les employés que vous avez reçu leurs relevés d’heures travaillées]

8. Cliquez ensuite sur « Ajouter une action ».
9. Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil de l’utilisateur », et cliquez sur « Ajouter ».

Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow. Il s’agit du formulaire que vous avez créé un peu plus tôt à la deuxième étape. Commencez votre saisie et sélectionnez le formulaire désiré dans la liste qui s’affiche.

10. Saisissez les informations demandées dans le champ « Utilisateur » du volet de droite. Vous pouvez commencer à taper le nom ou sélectionner une Variable magique dans le volet de gauche. Dans notre exemple, nous avons besoin de récupérer la variable magique de la « personne ayant soumis le formulaire » afin d’utiliser les informations de son profil (nom, prénom, etc.) lors d’une étape ultérieure.
11. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
12. Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ».
13. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

Envoyer à – Sélectionnez la personne ayant soumis le formulaire comme variable magique pour envoyer un message de chat à celle-ci.

Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat (p. ex., pour remercier la personne ayant soumis le formulaire et l’informer des prochaines étapes). Nous vous conseillons d’inclure le lien de la soumission, afin qu’il/elle puisse accéder à sa soumission à tout moment.

[Section 4 – Attribuer une tâche à la personne chargée d’approuver le relevé des heures travaillées soumis par un employé]

14. Cliquez ensuite sur « Ajouter une action ». 
15. Sélectionnez une action, ici « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande », et cliquez sur « Ajouter ».
16. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).

Demandé par – Ceci vous permet d’envoyer la demande au nom de l’utilisateur sélectionné. Si vous laissez ce champ vide, le créateur de la tâche sera renseigné comme étant le « Bot d’automatisation du workflow ». Dans notre exemple, nous voulons que la personne ayant soumis le formulaire suive sa demande dans l’aperçu des tâches et sélectionnons « Personne ayant soumis le formulaire » comme variable magique.

Approbateurs – Vous pouvez attribuer la demande à un utilisateur spécifique en le sélectionnant dans la liste déroulante ou utiliser la Variable magique « Réponse du formulaire » pour sélectionner l’utilisateur à partir des étapes précédentes. Dans ce cas, nous ajouterons le responsable de l’employé en tant qu’approbateur et choisissons donc « Réponse du formulaire ». Il est possible de sélectionner jusqu’à 5 approbateurs, soit à l’aide d’une variable magique soit en tapant directement les noms des approbateurs.

17. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
18. Sélectionnez une action, ici « Convertir le formulaire soumis au format PDF »

Formulaire soumis – Utilisez les Variables magiques aux fins de la saisie du formulaire soumis.

Données de profil de l’auteur – Ce champ permet d’ajouter les détails de la personne ayant renseigné le formulaire dans le fichier PDF généré, ce qui signifie que les nom et prénom de l’utilisateur et sa photo de profil apparaîtront dans le fichier PDF.

Données de profil de l’approbateur – Ce champ permet d’ajouter au fichier PDF généré les détails de la ou des personnes ayant approuvé le formulaire, ce qui signifie que les nom et prénom de cet ou ces utilisateurs et sa/leur photo de profil apparaîtra(-ont) dans le fichier PDF.

Format de la page – Sélectionnez le format A4 ou Lettre.

Nom du fichier – Saisissez un nom statique ou utilisez des variables magiques. Si vous ne renseignez pas ce champ, le nom donné au fichier sera l’identifiant du formulaire soumis. Pour que le fichier puisse être chargé dans la Bibliothèque de documents, son nom doit être unique.

19. Faites la même chose pour les branches « Approuvée » et « Refusée ».

[Section 5 – Informer les employés que vous avez approuvé/refusé leurs relevés d’heures travaillées] 

20. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante. 

21. Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ». 

22. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

Envoyer à – Vous pouvez sélectionner l’utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable magique pour référencer un utilisateur des étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous souhaitons envoyer un message de chat à l’utilisateur qui s’est connecté et nous le/la sélectionnerons à l’aide d’une Variable magique.

Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat. Ce message ne doit pas être le même selon que la demande a été approuvée ou refusée.

Pièce(s) jointe(s) – En utilisant les Variables magiques, sélectionnez « Clé du fichier PDF généré » de l’étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » précédente pour joindre au message de chat le formulaire soumis au format PDF. Ce PDF affichera le nom d’utilisateur et l’avatar de la personne ayant soumis le formulaire, les noms d’utilisateur et les avatars des approbateurs, ainsi que le statut d’approbation.

[Section 6 – Insérer dans un système tiers les données des relevés des heures travaillées approuvés]

Consultez cet article (en anglais) pour apprendre à insérer automatiquement les données provenant des relevés des heures travaillées dans un système tiers comme Google Sheets.

[Section 7 – Valider votre workflow]

23.  Enregistrez le workflow.

Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow.

Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.

À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur.

24.  Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.