Exemple de workflow : affichage d’un message d’absence dans le profil de l’utilisateur

S’il y a quelque chose qui nous ennuie tous au travail, c’est de ne pas savoir pourquoi quelqu’un ne répond pas à un message. Beekeeper vous permet de créer une extension au nom de l’utilisateur, qui s’affichera sur son profil, dans le chat et dans le stream pour indiquer que l’utilisateur est momentanément absent.

Étapes de création du workflow

1. Tout d’abord, vous devez créer le formulaire via lequel les employés devront soumettre leur demande. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».
2. Configurez votre formulaire de demande de congés. Nous vous recommandons d’utiliser le champ de la date pour les dates de début et de fin de période de congés, un court texte indiquant le nombre de jours durant lesquels la personne sera absente et une liste de valeur à sélection unique pour le type de congé. Vous pouvez également permettre aux employés de sélectionner leur responsable lors de la soumission d’une demande de congé. Auquel cas, nous vous recommandons de créer le formulaire avec un champ de sélection par l’utilisateur permettant aux employés de sélectionner leur responsable, et d’utiliser cette entrée à une étape ultérieure, lors de la définition de qui doit approuver la demande. Voici ce que vous devriez avoir à l’écran :
3. Veillez à la visibilité du formulaire : Copiez le lien du formulaire en cliquant sur Options > Partager le formulaire > Obtenir le lien et créez un nouveau raccourci pour votre formulaire sous Boîte à outils > Raccourcis dans le tableau de bord.
4. Puis, créez un champ de profil personnalisé qui sera renseigné automatiquement avec un message d’absence. Accédez au tableau de bord et sélectionnez Paramètres, puis « Champs de profil ».
5. Ajoutez un nouveau champ de profil en cliquant sur « + Ajouter un champ de profil » sur le côté droit. Sélectionnez le type de texte.
6. Nommez votre nouveau champ de profil, par exemple « Message d’absence ». Choisissez l’option « Public » pour la colonne Visibilité. L’Utilisateur doit pouvoir la modifier.
7. Sous Tableau de bord > Paramètres > Général, faites défiler jusqu’à « Nom affiché », puis sélectionnez le paramètre fictif « Ajouter Message d’absence » dans l’extension du nom affiché. De cette façon, le statut d’absence sera affiché dans le profil de l’employé sous la forme d’une extension jusqu’à ce qu’il reprenne le travail.
8. Ensuite, créez l’automatisation. Allez dans le « Tableau de bord » et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
9. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
10. Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
11. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
12. Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
13. Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow. Il s’agit du formulaire que vous avez créé un peu plus tôt. Commencez simplement à saisir le nom du formulaire et une liste de formulaires s’affichera. Sélectionnez le formulaire désiré.
14. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
15. Sélectionnez une action, ici « Utiliser une réponse du formulaire », et cliquez sur « Ajouter ». Nous allons récupérer la date à laquelle débute la période d’absence de l’employé.
16. Sélectionnez le formulaire duquel vous souhaitez extraire la réponse. Dans cet exemple, nous voulons récupérer la réponse à la question « Quelle est la date de départ en congé ? » dans le formulaire « Demande de congé ». Cette valeur est dynamique, ce qui signifie que si un autre utilisateur soumet un formulaire et sélectionne une date différente, cette date sera la valeur de sortie.
17. Procédez de même pour la date de fin de période de congé. Sélectionnez une action, ici « Utiliser une réponse du formulaire », et cliquez sur « Ajouter ». Nous allons récupérer la date à laquelle se termine la période d’absence de l’employé.
18. Procédez de même pour le type d’absence (vacances, mariage, formation, obsèques, etc.) Sélectionnez une action, ici « Utiliser une réponse du formulaire », et cliquez sur « Ajouter ». Nous allons récupérer le type d’absence.
19. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
20. Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil de l’utilisateur », et cliquez sur « Ajouter ».
    Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique.
21. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite : Identifiant(s) utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche, ou tapez son nom.
22. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
23. Sélectionnez une action, ici « Patienter jusqu’au », et cliquez sur « Ajouter ».
24. Saisissez les informations demandées dans le champ de droite et sélectionnez la première valeur de sortie « Réponse du formulaire » des étapes précédentes. La première « Réponse du formulaire » sera la date de début.
25. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
26. Sélectionnez une action, ici « Mettre à jour un champ du profil de l’utilisateur ».
27. Saisissez les informations demandées dans le champ du volet de droite :
1. Utilisateur – Saisissez l’identifiant de la personne dont le profil doit être mis à jour. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche, ou tapez son nom.
2. Nom du champ – Sélectionnez le nom du champ de profil qui doit être modifié. Dans notre exemple, il s’agit du champ « Ajouter Message d’absence ».
3. Valeur du champ – Choisissez le message qui devra s’afficher dans le champ de profil indiquant le statut de disponibilité de l’utilisateur. Par exemple : « À partir du {{Answer}} jusqu’au {{Answer}} », la première variable {{Answer}} correspondant à la date de début de la période de congé que nous avons récupéré un peu plus tôt et la deuxième variable {{Answer}} correspondant à la date de fin de période de congé.
28. [Facultatif] Si vous souhaitez envoyer un message de chat pour confirmer à l’utilisateur que son statut de disponibilité a été mis à jour, vous pouvez le faire en cliquant sur le « + » sous l’action pour ajouter l’étape suivante.
29. Renseignez les champs à droite :
1. Envoyer à – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche, ou tapez son nom.
2. Message – Rédigez le message. Par exemple : « Votre statut de disponibilité a été mis à jour dans votre profil. »
30. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
31. Sélectionnez une action, ici « Patienter jusqu’au », et cliquez sur « Ajouter ».
32. Saisissez les informations demandées dans le champ de droite et sélectionnez la deuxième valeur de sortie « Réponse du formulaire » des étapes précédentes. Cette fois-ci, la deuxième « Réponse du formulaire » sera la date de fin.
33. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
34. Sélectionnez une action, ici « Mettre à jour un champ du profil de l’utilisateur ».
35. Saisissez les informations demandées dans le champ du volet de droite :
1. Utilisateur – Saisissez l’identifiant de la personne dont le profil doit être mis à jour. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche, ou tapez son nom.
2. Nom du champ – Sélectionnez le nom du champ de profil qui doit être modifié. Dans notre exemple, il s’agit du champ « Ajouter Message d’absence ».
3. Valeur du champ – Laissez-la vide, afin que le champ du profil soit mis à jour dès que la personne rentrera de congé.
36. [Facultatif] Si vous souhaitez envoyer un message de chat pour confirmer à l’utilisateur que son statut de disponibilité a été mis à jour, vous pouvez le faire en cliquant sur le « + » sous l’action pour ajouter l’étape suivante.
37. Renseignez les champs à droite :
1. Envoyer à – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche, ou tapez son nom.
2. Message – Rédigez le message. Par exemple : « Votre statut de disponibilité a été mis à jour dans votre profil. »
38. Validez et enregistrez le workflow. Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow. Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour. À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur.
39. Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.
40. Le workflow peut maintenant être activé.