Description du problème
Lara
- Chef d’équipe Restauration dans un grand hôtel
- Doit prévoir une dotation en personnel suffisante pour les semaines chargées
- Le processus de demande de congés est traité manuellement
Lara se sent contrariée parce que...
- Elle passe deux heures par semaine à traiter au format papier les demandes de congés que lui font parvenir les membres de son équipe.
- Même lorsqu’ils soumettent leurs demandes à l’avance, approuver la demande et planifier l’absence lui demande trop de temps.
- Les congés non prévus au planning se traduisent par des problèmes d’effectifs.
Processus :
Workflow :
Étapes de création du workflow
- Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
- Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
- Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
- Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
- Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
- Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow.
- Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
- Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
- Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Identifiant(s) utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche.
- Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
- Pièce(s) jointe(s) au fichier – Utilisez les Variables magiques pour joindre au message le formulaire soumis au format PDF. Pour ce faire, vous devez ajouter une étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » avant cette action.
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée », et cliquez sur « Ajouter ».
- Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Identifiant utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de l’utilisateur statique ou utilisez une variable. Dans ce cas-ci, nous utiliserons l’identifiant utilisateur de Lara pour lui attribuer la tâche nouvellement créée.
- Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
- Destinataire – vous pouvez sélectionner l'utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons envoyer un message de chat à l'utilisateur ayant envoyé le formulaire et nous le/la sélectionnerons à l'aide d'une variable magique.
- Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
- Pièce(s) jointe(s) au fichier – Utilisez les Variables magiques pour joindre au message le formulaire soumis au format PDF. Pour ce faire, vous devez ajouter une étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » avant cette action.
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée », et cliquez sur « Ajouter ».
- Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
- Attribuée(s) à – vous pouvez attribuer la tâche à un utilisateur particulier en le/la sélectionnant dans la liste déroulante ou en utilisant une variable magique pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons attribuer la tâche à Laura.
- Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).
- Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
- Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
- Destinataire – vous pouvez sélectionner l'utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons envoyer un message de chat à l'utilisateur ayant envoyé le formulaire et nous le/la sélectionnerons à l'aide d'une variable magique.
- Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
- Pièce(s) jointe(s) – En utilisant les Variables magiques, sélectionnez « Clé du fichier PDF généré » de l’étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » précédente pour joindre au message de chat le formulaire soumis au format PDF.
- Validez et enregistrez le workflow.
Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow.
Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.
À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur. - Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.
- Le workflow peut maintenant être activé.
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