Exemple de workflow : demande de congés

Description du problème

Lara

• Chef d’équipe Restauration dans un grand hôtel
• Doit prévoir une dotation en personnel suffisante pour les semaines chargées
• Le processus de demande de congés est traité manuellement

Lara se sent contrariée parce que...

• Elle passe deux heures par semaine à traiter au format papier les demandes de congés que lui font parvenir les membres de son équipe.
• Même lorsqu’ils soumettent leurs demandes à l’avance, approuver la demande et planifier l’absence lui demande trop de temps.
• Les congés non prévus au planning se traduisent par des problèmes d’effectifs.

Processus :

Workflow :

Étapes de création du workflow

1. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
   
   
   
2. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
   
   
   
   
3. Dans le menu des paramètres du workflow, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description. 
   
   
   
   
4. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
   
   
   
   
5. Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
   
   
   
   
6. Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow.
   
   
   
   
   
7. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
   
   
   
   
8. Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
   
   
   
   
9. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
   
   1. Identifiant(s) utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de la personne à qui le message de chat doit être envoyé. Pour sélectionner l’identifiant de la personne soumettant le formulaire, utilisez la section Variables magiques à gauche.
   2. Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
   3. Pièce(s) jointe(s) au fichier – Utilisez les Variables magiques pour joindre au message le formulaire soumis au format PDF. Pour ce faire, vous devez ajouter une étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » avant cette action.
      
      
      
10. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
    
    
    
11. Sélectionnez une action, ici « Créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée », et cliquez sur « Ajouter ».
    
    
    
    
12. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :
    1. Identifiant utilisateur Beekeeper – Saisissez l’identifiant de l’utilisateur statique ou utilisez une variable. Dans ce cas-ci, nous utiliserons l’identifiant utilisateur de Lara pour lui attribuer la tâche nouvellement créée.
    2. Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).
       
       
       
13. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
    
    
14. Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
    1. Destinataire – vous pouvez sélectionner l'utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons envoyer un message de chat à l'utilisateur ayant envoyé le formulaire et nous le/la sélectionnerons à l'aide d'une variable magique.
    2. Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
    3. Pièce(s) jointe(s) au fichier – Utilisez les Variables magiques pour joindre au message le formulaire soumis au format PDF. Pour ce faire, vous devez ajouter une étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » avant cette action.
       
       
       
       
15. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante. 
    
    
16. Sélectionnez une action, ici « Créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée », et cliquez sur « Ajouter ». 
    
    
    
17. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite : 
    
    1. Attribuée(s) à – vous pouvez attribuer la tâche à un utilisateur particulier en le/la sélectionnant dans la liste déroulante ou en utilisant une variable magique pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons attribuer la tâche à Laura.
    2. Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).    
       
       
       
18. Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.
    
19. Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message de chat », et cliquez sur « Ajouter ».
    
    1. Destinataire – vous pouvez sélectionner l'utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable pour référencer un profil utilisateur utilisé aux étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous voulons envoyer un message de chat à l'utilisateur ayant envoyé le formulaire et nous le/la sélectionnerons à l'aide d'une variable magique.
    2. Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat.
    3. Pièce(s) jointe(s) – En utilisant les Variables magiques, sélectionnez « Clé du fichier PDF généré » de l’étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » précédente pour joindre au message de chat le formulaire soumis au format PDF. 
       
       
       
20. Validez et enregistrez le workflow.
    Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow.
    Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.
    
    
    
    À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur.
    
    
    
    
21. Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.
    
    
    
22. Le workflow peut maintenant être activé.