Créer et modifier un workflow

Comment créer un workflow ?

1. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
   
   
   
2. Cliquez sur « Créer un workflow » s'il s'agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.
   
   
3. Dans le panneau « Paramètres des workflows », saisissez le nom du workflow et, si vous le désirez, ajoutez une description.
   
   
   
4. Vous pouvez également choisir un bot personnalisé dans le sélecteur « Bot d'exécution » du panneau principal des propriétés. Assurez-vous que le bot a déjà été créé dans Tableau de bord > Extensions > Comptes bot et que les autorisations d'administrateur sont activées pour le bot. Votre nouveau bot délivrera désormais tous les messages, posts et tâches sous le nom de ce nouveau bot.
   
   Puis cliquez sur « Ajouter un déclencheur ».
   
   
5. Sélectionnez le déclencheur désiré dans la liste qui s’affiche.
   
   
   
6. Saisissez les informations demandées dans le volet de droite, puis cliquez sur « Ajouter une action ».
   
   
   
7. Sélectionnez une action dans la liste et cliquez sur « Ajouter ».
   
   
   
8. Cliquez sur l'encadré de l'action et saisissez les informations demandées dans le volet de droite. Une coche de validation verte s'affichera lorsque l'action aura été correctement mise à jour.
   
   
   Si des informations manquent, vous verrez une croix rouge et le champ manquant sera surligné en rouge.
   
   
   Astuce 1 : Pour utiliser les informations des étapes précédentes, utilisez les variables magiques du panneau de gauche.
   
   Astuce 2 : Vous remarquerez que certaines variables magiques contiennent un point d’interrogation ou s’affichent uniquement en mode lecture. Cela signifie qu’elles ne sont pas appropriées pour le champ que vous essayez de définir.
   
   
9. Continuez à ajouter les étapes du workflow pour capturer l’ensemble du processus.
   
   
10. Si vous oubliez une étape, vous pouvez l’ajouter à n’importe quel moment entre les étapes déjà sélectionnées. Sachez toutefois qu’il n’est pas possible de réorganiser les étapes. Pour en modifier l’ordre, vous devrez supprimer l’étape inutile et l’ajouter ailleurs dans le processus.
    
    
11. Lors de l’ajout d’étapes additionnelles à votre workflow, vous remarquerez que la liste des variables magiques s’allonge, vous permettant de sélectionner plus de saisies provenant des étapes précédentes.
    
    
    
12. Lorsque vous avez terminé d’ajouter toutes les étapes à votre workflow, enregistrez-le pour valider la configuration.
    
    
13. Une fois le workflow validé et lorsque vous êtes prêt à commencer à l’utiliser, activez-le en sélectionnant le statut « Actif ».

Comment modifier le workflow ?

1. Pour modifier le workflow, accédez au tableau de bord, cliquez sur « Boîte à outils » et sélectionnez « Workflows ».
   
   
   
2. Cliquez ensuite sur le workflow que vous souhaitez modifier.
   
   
3. Enfin, suivez les mêmes étapes que pour la création d’un workflow.

Questions fréquentes :

Q. : Lorsque j'ai des instances en cours pour un workflow spécifique, que deviennent-elles si j'apporte une modification au workflow ? Continue-t-il tel que spécifié au moment de la soumission ?
R. : Les modifications apportées à la structure d'un workflow n'impactent pas les exécutions existantes/en cours, de sorte que le workflow se poursuit tel qu'il a été configuré précédemment.

Q. : Lorsque j'ai des instances en cours pour un workflow spécifique, que deviennent-elles si je désactive le workflow ? Sera-t-il mené à terme ?
R. : Oui, il se poursuivra comme prévu.