Documents Lite

Documents Lite : présentation

Veuillez noter que cette fonctionnalité a été dépréciée et qu'elle peut être pertinente pour certains anciens forfaits Beekeeper uniquement.

Documents Lite permet aux administrateurs de partager jusqu’à cinq documents avec des équipes, services ou sites spécifiques de l’entreprise. Pour y accéder, les utilisateurs n’ont qu’à cliquer sur l’onglet « Plus » de l’application mobile ou sur « Boîte à outils » dans l’application web. Les documents peuvent être chargés manuellement ou synchronisés depuis SharePoint à l’aide de l’intégration SharePoint.

Tous les clients de Beekeeper ont accès à Documents Lite, qui leur permet de charger jusqu’à 5 fichiers. Si vous souhaitez avoir accès à la version complète de la Bibliothèque de documents pour y charger plus de cinq fichiers et augmenter considérablement votre capacité de stockage, contactez votre Customer Success Manager ou écrivez à success@beekeeper.io.

Si vous souhaitez désactiver Documents Lite, consultez cet article.

Comment commencer à utiliser Documents Lite ?

• Si vous ne voyez pas la Boîte à outils dans votre tableau de bord, demandez à votre Customer Success Manager de l’activer ou envoyez une demande ci-dessous.
• Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils » puis sur « Documents ».
  
  
• Si vous n’avez pas encore ajouté de dossiers ou de documents, vous verrez cet écran et devrez sélectionner « + Ajouter », puis « Charger des fichiers » ou « Créer un dossier ».
  
• Cliquez sur « Créer un dossier ».
  
  
• Nommez le dossier et sélectionnez les Emplacements et les Groupes qui doivent y avoir accès.
  

• Si vous souhaitez accorder un droit de modification aux administrateurs d’un ou plusieurs de ces groupes ou emplacements, activez le bouton « Administrateurs peuvent modifier ».

• Sauvegardez votre saisie en cliquant sur « Créer un dossier ».

• Vous pouvez ajouter des sous-dossiers sous chaque dossier parent. Toutefois, le droit d’accès et les paramètres de modification des sous-dossiers sont actuellement les mêmes que pour le dossier parent.

• Pour créer de nouveaux dossiers ou ajouter des documents, cliquez sur le bouton « + Ajouter ».
  
  
  
• Pour partager un lien vers un fichier ou un document, cliquez sur l’icône de l’engrenage à côté du fichier ou dossier et sélectionnez « Copier le lien ».
  

Comment charger des documents ?

• Cliquez sur « + Ajouter » et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez charger depuis votre ordinateur, ou effectuez un glisser-déposer de ces documents vers la fenêtre de chargement.
  
  
• Gardez un œil sur les indicateurs pour voir les progrès du chargement. Vous pouvez supprimer des fichiers depuis la fenêtre de chargement en cliquant sur « x » à droite de l’élément que vous souhaitez supprimer.
  
  
• Renommez les fichiers directement dans la fenêtre de chargement.
  
  
• Cliquez sur « Ajouter d’autres fichiers » pour charger de nouveaux fichiers.
  
  
• Confirmez le chargement en cliquant sur « Charger ».
  
  
  
• Vous pouvez charger les types de fichier suivants : pdf, jpg, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, mp4. 
  
• La taille de chaque fichier ne peut pas dépasser 10 Mo et vous ne pouvez pas charger plus de cinq documents.
  
• Les droits d’accès et de modification peuvent uniquement être configurés à l’échelon supérieur. Tous les sous-dossiers et fichiers sous ce niveau héritent des droits d’accès et de modification du dossier parent.

Intégration

Plusieurs options permettent d’intégrer SharePoint à Beekeeper, notamment via la Marketplace et notre Bibliothèque de documents. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans cet article (en anglais.