Documents Lite

Documents Lite : présentation

Documents Lite permet aux administrateurs de partager jusqu’à cinq documents avec des équipes, services ou sites spécifiques de l’entreprise. Pour y accéder, les utilisateurs n’ont qu’à cliquer sur l’onglet « Plus » de l’application mobile ou sur « Boîte à outils » dans l’application web. Les documents peuvent être chargés manuellement ou synchronisés depuis SharePoint à l’aide de l’intégration SharePoint.

Tous les clients de Beekeeper ont accès à Documents Lite, qui leur permet de charger jusqu’à 5 fichiers. Si vous souhaitez avoir accès à la version complète de la Bibliothèque de documents pour y charger plus de cinq fichiers et augmenter considérablement votre capacité de stockage, contactez votre Customer Success Manager ou écrivez à success@beekeeper.io.

Si vous souhaitez désactiver Documents Lite, consultez cet article.

Comment commencer à utiliser Documents Lite ?

• Si vous ne voyez pas la Boîte à outils dans votre tableau de bord, demandez à votre Customer Success Manager de l’activer ou écrivez à support@beekeeper.io.
• Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils » puis sur « Documents ».
  
  
• Si vous n’avez pas encore ajouté de dossiers ou de documents, vous verrez cet écran et devrez sélectionner « + Ajouter », puis « Charger des fichiers » ou « Créer un dossier ».
  
• Cliquez sur « Créer un dossier ».
  
  
• Nommez le dossier et sélectionnez les Emplacements et les Groupes qui doivent y avoir accès.
  

• Si vous souhaitez accorder un droit de modification aux administrateurs d’un ou plusieurs de ces groupes ou emplacements, activez le bouton « Administrateurs peuvent modifier ».

• Sauvegardez votre saisie en cliquant sur « Créer un dossier ».

• Vous pouvez ajouter des sous-dossiers sous chaque dossier parent. Toutefois, le droit d’accès et les paramètres de modification des sous-dossiers sont actuellement les mêmes que pour le dossier parent.

• Pour créer de nouveaux dossiers ou ajouter des documents, cliquez sur le bouton « + Ajouter ».
  
  
  
• Pour partager un lien vers un fichier ou un document, cliquez sur l’icône de l’engrenage à côté du fichier ou dossier et sélectionnez « Copier le lien ».
  

Comment charger des documents ?

• Cliquez sur « + Ajouter » et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez charger depuis votre ordinateur, ou effectuez un glisser-déposer de ces documents vers la fenêtre de chargement.
  
  
• Gardez un œil sur les indicateurs pour voir les progrès du chargement. Vous pouvez supprimer des fichiers depuis la fenêtre de chargement en cliquant sur « x » à droite de l’élément que vous souhaitez supprimer.
  
  
• Renommez les fichiers directement dans la fenêtre de chargement.
  
  
• Cliquez sur « Ajouter d’autres fichiers » pour charger de nouveaux fichiers.
  
  
• Confirmez le chargement en cliquant sur « Charger ».
  
  
  
• Vous pouvez charger les types de fichier suivants : pdf, jpg, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, mp4. 
  
• La taille de chaque fichier ne peut pas dépasser 10 Mo et vous ne pouvez pas charger plus de cinq documents.
  
• Les droits d’accès et de modification peuvent uniquement être configurés à l’échelon supérieur. Tous les sous-dossiers et fichiers sous ce niveau héritent des droits d’accès et de modification du dossier parent.

Intégration

Plusieurs options permettent d’intégrer SharePoint à Beekeeper, notamment via la Marketplace et notre Bibliothèque de documents. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans cet article (en anglais.