Tâches

Veuillez noter que la fonctionnalité des tâches diffère selon le type de forfait d'abonnement Beekeeper.

Tâches : présentation

La fonctionnalité Tâches vous aide à suivre vos progrès ou à déléguer des tâches. Le widget Tâches pour écran Accueil permet de suivre et gérer les tâches directement depuis l’onglet Accueil.

Où trouver les Tâches ?

Vous retrouverez les Tâches sur l’écran Accueil (Accès rapide), sous « Raccourcis ».

Vous pouvez également y accéder à partir de l’onglet « Plus », sous « Boîte à outils ».

Comment créer une tâche ?

Le plus simple est d’accéder à la fonctionnalité Tâches et de sélectionner l’icône « + » dans la partie inférieure droite de l’écran.

Vous pouvez aussi créer une tâche à partir d’un message du chat en appuyant longuement sur le message correspondant, puis en cliquant sur « Ajouter aux Tâches ».

Vous pouvez ensuite donner un titre à la tâche, la décrire, configurer une date butoir et, si vous le souhaitez, y joindre des images. Le titre d’une tâche ne peut dépasser 200 caractères.

Vous pouvez également ajouter des liens vers les posts et les documents et formulaires stockés dans Beekeeper en copiant le lien dans la section « Liens et pièces jointes ». Vous pouvez également joindre un formulaire pour lequel vous disposez des droits de configuration. Si vous souhaitez intégrer un formulaire à votre tâche et vous assurer que les données sont capturées lorsque vous attribuez la tâche, vous pouvez le faire en ajoutant le formulaire depuis la section « Joindre un formulaire ».

Vous pouvez ainsi savoir exactement où vous en êtes dans votre travail. Dès que l'utilisateur commence à renseigner un formulaire intégré, le statut de la tâche passe automatiquement de « À faire » à « En  cours », puis à « Terminée » lorsque le formulaire a été envoyé.

En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des tâches à vos collaborateurs. N’importe quel administrateur (sauf administrateur de flux) peut attribuer une tâche à un utilisateur. Nous avons choisi de ne pas limiter cette fonctionnalité, car nous souhaitons apprendre de nos clients quelles restrictions ils souhaitent voir (p. ex., ne pouvoir créer une tâche que pour un membre de la même équipe).

Les administrateurs de groupe peuvent réattribuer des tâches dont l’administrateur de groupe est un administrateur. Ils ne peuvent pas réattribuer des tâches si c’est une tâche personnelle qui leur est assignée par un autre administrateur ou si c’est une tâche ouverte dont l’administrateur du groupe n’est qu’un membre.

Tâches groupées

En tant qu'administrateur (sauf administrateur de flux), vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes.

Vous pouvez soit attribuer une tâche unique à un utilisateur ou à un groupe (cf. Tâches ouvertes pour comprendre le principe d'une tâche attribuée à un groupe), soit attribuer des tâches groupées à un groupe, auquel cas chaque membre de ce groupe recevra la tâche.

Terminer les tâches

L’employé auquel la tâche a été attribuée et le créateur de la tâche peuvent tous deux marquer la tâche comme terminée ou rouvrir une tâche précédemment marquée comme terminée.

Les tâches marquées comme terminées sont automatiquement déplacées de l’affichage principal des tâches vers la section « Terminées ».

Les tâches restent dans la section « Terminées » pendant sept jours à compter de la date à laquelle elles sont marquées comme terminées.

Afficher une vue d'ensemble de vos tâches

En tant qu’administrateur, vous disposez d’une visibilité sur quatre onglets : « Toutes les tâches », « Mes tâches », « Mes équipes » et « Tâches déléguées ».

Si vous déléguez des tâches à d’autres membres de l’équipe, vous conserverez une vue d’ensemble sur ces tâches et saurez quand elles sont ouvertes ou terminées.

Les membres de l’équipe peuvent uniquement voir les tâches qui leur sont attribuées (c’est-à-dire qu’ils ont eux-mêmes créées ou que d’autres leur ont attribuées).

Fonctionnalité de traduction intégrée aux Tâches

La fonctionnalité de traduction intégrée aux Tâches réduit les risques de confusion et d'erreurs coûteuses dus à une mauvaise communication. Les équipes de terrain composées d'employés venus d'horizons divers peuvent désormais comprendre en un clin d'œil les tâches qui leur sont attribuées en les traduisant dans la langue de l'interface de leur appareil mobile, ou dans la langue sélectionnée par l'utilisateur dans les paramètres de l'application web pour les utilisateurs qui utilisent Beekeeper sur un poste fixe.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de traduction intégrée, consultez cet article.

Notifications des tâches

Lorsqu'une nouvelle tâche est attribuée à un utilisateur ou à l'un des groupes ou emplacements auxquels appartient un utilisateur, celui-ci en est informé dans une notification push.