Formulaires

Formulaires : présentation

La fonctionnalité de Formulaires permet de simplifier et numériser les processus de travail redondants.

Les employés de terrain peuvent soumettre des formulaires au format numérique via Beekeeper directement au responsable concerné, rendant obsolètes l’emploi de solutions traditionnelles comme le papier. Les informations numériques seront traitées d’autant plus facilement par les responsables.

Afin de vous aider à prendre rapidement en main la fonctionnalité des Formulaires, nous avons recréé certains des formulaires de travail les plus courants dans des modèles prêts à l'emploi. Trouvez l'inspiration dans notre Modèles de formulaire, accessible sous « Boîte à outils » à partir de l'interface web de votre compte Beekeeper.

Une fois un formulaire créé, il peut être ajouté aux raccourcis ou être partagé sous forme de lien dans les streams, le chat, les campagnes ou être imprimé en tant que QR code et affiché sur une porte ou à côté d'une machine.

Chaque formulaire peut être envoyé vers un stream, un chat, une adresse e-mail en tant que fichier PDF ou un webhook. Pour l'envoyer vers une destination externe, comme Google Sheets, vous pouvez utiliser Zapier.

Vous pouvez aussi créer un formulaire pré-renseigné.

• Vous ferez gagner un temps précieux à vos employés de terrain en automatisant le remplissage des champs déjà connus. Ce peut être particulièrement utile pour les formulaires contenant des informations répétées, comme les coordonnées.
• Vous pouvez également améliorer l'exactitude des informations soumises. En activant le remplissage automatique des champs, vous courrez moins de risques que des erreurs se produisent, telles que des fautes de frappe ou des erreurs de transposition de chiffres.
• Les travailleurs de terrain n'ont pas à saisir et resaisir sans cesse manuellement les mêmes informations et peuvent simplement vérifier que les informations sont correctes avant de soumettre le formulaire.

Pour créer un formulaire pré-renseigné, accédez à votre Tableau de bord, puis à Boîte à outils > Formulaires > Partager le formulaire et cliquez sur « Partager le formulaire ».

Vous pouvez également créer un formulaire pré-renseigné à partir de la vue de soumission d'un formulaire dans l'application. Cliquez simplement sur le formulaire que vous souhaitez pré-renseigner, puis sur les trois points en haut à droite et procédez au pré-remplissage du formulaire.

Une fois le formulaire pré-renseigné, vous pouvez également imprimer un QR code pour l'afficher où vous le souhaitez. Il suffira alors à vos employés de lire le QR code pour ouvrir un formulaire pré-renseigné contenant les informations ajoutées au préalable par vos soins.

Lors du remplissage d'un formulaire, le processus peut être arrêté et repris plus tard, car la progression est automatiquement stockée sur l'appareil de l'utilisateur.

Comme il est fréquent que nos clients souhaitent numériser des checklists contenant des images ou des instructions écrites, nous leur permettons de les joindre au formulaire numérisé. Les administrateurs peuvent joindre à leurs formulaires des instructions sous forme de PDF ou d'images (.jpeg ou .png).

Pour obtenir le meilleur résultat possible, suivez les consignes ci-après :

• Une image seule : 380 px de hauteur
• Deux ou trois images sur une même rangée : 240 px de hauteur maximum (largeur adaptative sur PC)
• Plus de trois images : 240 px de hauteur maximum (largeur adaptative sur PC, format carré sur mobile)

Comment créer un formulaire ?

1. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».
   
   
   
2. Cliquez sur « + Ajouter ».
   
   
   
3. Choisissez un titre pour votre formulaire.
4. Saisissez votre première question, décrivez-la et choisissez le format à utiliser.
5. Pour ajouter d’autres questions, champs d’informations, images ou un champ de date, cliquez sur le bouton « + ». Les images ne peuvent pas dépasser 10 Mo.
                   Veuillez noter que certaines options ne sont disponibles que dans les forfaits d'abonnement supérieures.
   
   
6. Vous pouvez aussi joindre des instructions sous forme de PDF ou d'images (.jpeg ou .png) au champ d'un formulaire.
   
   
7. Cliquez sur « Enregistrer » puis sur « Partager le formulaire ».
   
   
   
8. Pour partager un lien contenant un code QR vers votre formulaire, réaccédez à la liste des formulaires, cliquez sur l'icône de l'engrenage et sélectionnez « Obtenir le code QR ».
   
   
   
9. Créez un nouveau raccourci en collant le lien que vous venez de copier.
10. Selon l'emplacement où le formulaire soumis doit être envoyé, cliquez sur « Connecter les soumissions » et envoyez-le vers une adresse e-mail en tant que PDF, ou vers le chat ou un stream, ou connectez-le à un webhook.
    

Veuillez noter que certaines options ne sont disponibles que dans les forfaits d'abonnement supérieures.

Création de formulaire et modification des permissions

Nous avons introduit de nouvelles possibilités de collaboration aux formulaires :

• Les administrateurs de groupes, d’emplacements et généraux peuvent tous créer des formulaires ;
• Après avoir créé un formulaire, vous pourrez ajouter d'autres administrateurs (administrateurs de groupes, d’emplacements et généraux) afin qu'ils gèrent le formulaire avec vous ;
• Toute autre personne autorisée à gérer le formulaire peut consulter celui-ci dans le tableau de bord, le modifier, accéder aux rapports Excel téléchargés, etc.

Voici comment ajouter des collaborateurs au formulaire créé :

1. Sélectionnez un formulaire dans le tableau de bord et cliquez sur l'icône de l'engrenage.
2. Cliquez sur l'option « Configurer l'accès ».
3. Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez ajouter comme collaborateurs ou sélectionnez leur nom dans le menu déroulant, puis cliquez sur « Terminé ».

Permissions d'affichage des formulaires

Vous pouvez choisir d'autoriser tous les utilisateurs, ou seuls des groupes, des utilisateurs spécifiques ou des utilisateurs appartenant à un emplacement spécifique, à accéder au formulaire à renseigner. De cette façon, seuls les utilisateurs éligibles peuvent voir le formulaire qui les concerne.

Autorisations d'accès au lien de soumission d'un formulaire

Vous pouvez choisir d'autoriser tous les utilisateurs, ou seuls des groupes, des utilisateurs spécifiques ou des utilisateurs appartenant à un emplacement spécifique, à accéder aux formulaires soumis.

Ceci est important pour de nombreux cas d'utilisation clients. Par exemple, lorsqu'un formulaire concernant des problèmes de maintenance est acheminé vers un flux "Équipe de maintenance" avec principalement des non-administrateurs, ces rapports ne serviraient pas à grand-chose si ces membres de l'équipe ne pouvaient pas afficher le rapport de maintenance.

Fonctionnalité de traduction intégrée aux Formulaires

Les équipes de terrain composées d'employés venus d'horizons divers peuvent désormais comprendre en un clin d'œil les formulaires qui leur parviennent en les traduisant dans la langue de l'interface de leur appareil mobile, ou de leur navigateur pour les utilisateurs qui utilisent Beekeeper sur un poste fixe. Cette fonctionnalité réduit les risques de confusion et d'erreurs coûteuses dus à une mauvaise communication.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de traduction intégrée, consultez cet article.

Comment attribuer un formulaire ?

Vous pouvez facilement intégrer un formulaire à une tâche que vous attribuez à un autre utilisateur. Pour ce faire, sélectionnez l'un des formulaires pour lesquels vous disposez de droits d'accès à partir du menu déroulant sous « Joindre un formulaire ».

Vous pouvez ainsi savoir exactement où vous en êtes dans votre travail. Dès que l'utilisateur commence à renseigner un formulaire intégré, le statut de la tâche passe automatiquement de « À faire » à « En  cours », puis à « Terminée » lorsque le formulaire a été envoyé.

L'utilisateur verra le formulaire dans la section « Détails de la tâche » sous l'onglet « Tâche ».

Comment connecter un formulaire avec Zapier ?

Les formulaires Beekeeper peuvent utiliser des webhooks pour déclencher les événements qui doivent faire suite à la soumission d’un formulaire (saisie des réponses dans une feuille de calcul, envoi d’un e-mail à un destinataire spécifique, etc.). Découvrez tout ce que peut faire Zapier en cliquant ici.

Pour connecter un webhook correspondant à cette fonctionnalité, rien de plus simple !

1. Dans Zapier, créez un événement déclencheur Catch Hook avec webhooks par Zapier. Suivez les instructions de l'assistant de configuration et copiez l’URL du webhook personnalisé dans votre presse-papiers.
   
   
   
   
2. Dans Beekeeper, sélectionnez le bouton Modifier le webhook en bas de page.
   
   
   
   
3. Collez l’URL du webhook personnalisé dans la boîte de dialogue et cliquez sur Enregistrer.
   
   
   
   
4. Consultez cet article du centre d’aide pour terminer la configuration.

Comment consulter les données soumises dans une Worker Bee ?

Vous pouvez soit afficher les données soumises dans le lien de soumission configuré à l’étape 8 soit ajouter les données directement dans une Worker Bee pour qu’elles soient envoyées vers un stream ou le chat. Pour ce faire :

1. Créez un stream test.
2. Créez une Worker Bee et saisissez {{data}} dans le texte de la Worker Bee. Envoyez la saisie vers le stream test.
3. Renseignez le formulaire. Les ID des champs du nouveau formulaire seront randomisés. Voici ce que vous devriez voir à l’écran :
   
   

Pour configurer vos Worker Bees dans les règles de l’art, accédez au texte de la Worker Bee et :

1. Ajoutez le paramètre fictif {{mention_actor}} pour taguer l’auteur de la soumission.
2. Ajoutez le paramètre fictif {{submission_link}} pour obtenir le lien vers la soumission.
3. Ajoutez {{data_fieldID_value}} et remplacez l’ID du champ avec la longue suite de chiffres et de lettres. Procédez de même pour tous les champs que vous souhaitez afficher dans la Worker Bee.
   
   Dans l’exemple ci-dessus, vous devriez écrire {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_value}} dans le texte de la Worker Bee pour obtenir la réponse « Téléphone, E-mail » ou {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_value}} pour obtenir « Il s’agit d’un test ».
   
   
4. Ajoutez {{data_fieldID_label}} pour obtenir la question du formulaire. Procédez de même pour tous les champs que vous souhaitez afficher dans la Worker Bee.
   
   Dans l’exemple ci-dessus, vous devriez écrire {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_label}} dans le texte de la Worker Bee pour obtenir la question « Sélection multiple » ou {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_label}} pour obtenir la question « Texte long ».
   
   
5. Depuis le stream test, insérez l’emplacement où vous souhaitez que les formulaires soumis aillent en lieu et place du stream.
   
   
6. Enregistrez et activez la Worker Bee.
   
   
7. Renseignez le formulaire 🎉

Comment exporter les formulaires soumis au format Excel ?

Pour exporter les formulaires soumis au format Excel :

1. Accédez à la liste de vos formulaires.
2. Cliquez sur l’icône de l’engrenage correspondant aux formulaires pour lesquels vous souhaitez exporter les soumissions.
3. Cliquez sur « Exporter les soumissions ».