Formulaires

Formulaires : présentation

La fonctionnalité de Formulaires permet de simplifier et numériser les processus de travail redondants.

Les employés de terrain peuvent soumettre des formulaires au format numérique via Beekeeper directement au responsable concerné, rendant obsolètes l’emploi de solutions traditionnelles comme le papier. Les informations numériques seront traitées d’autant plus facilement par les responsables.

Afin de vous aider à prendre rapidement en main la fonctionnalité des Formulaires, nous avons recréé certains des formulaires de travail les plus courants dans des modèles prêts à l'emploi. Trouvez l'inspiration dans notre Bibliothèque de modèles, accessible sous « Boîte à outils » à partir de l'interface web de votre compte Beekeeper. Ensuite, filtrez simplement les modèles de formulaire ou parcourez les cas d’utilisation ou/et les fonctions.

Une fois un formulaire créé, il peut être ajouté aux raccourcis ou être partagé sous forme de lien dans les flux, le chat, les campagnes ou être imprimé en tant que QR code et affiché sur une porte ou à côté d'une machine.

Chaque formulaire peut être envoyé vers un flux, un chat, une adresse e-mail en tant que fichier PDF ou un webhook. Pour l'envoyer vers une destination externe, comme Google Sheets, vous pouvez utiliser Zapier.

Vous pouvez aussi créer un formulaire pré-renseigné.

• Vous ferez gagner un temps précieux à vos employés de terrain en automatisant le remplissage des champs déjà connus. Ce peut être particulièrement utile pour les formulaires contenant des informations répétées, comme les coordonnées.
• Vous pouvez également améliorer l'exactitude des informations soumises. En activant le remplissage automatique des champs, vous courrez moins de risques que des erreurs se produisent, telles que des fautes de frappe ou des erreurs de transposition de chiffres.
• Les employés de terrain n'ont pas à saisir et resaisir sans cesse manuellement les mêmes informations et peuvent simplement vérifier que les informations sont correctes avant de soumettre le formulaire.

Pour créer un formulaire pré-renseigné, allez dans le Tableau de bord > Boîte à outils > Formulaires, cliquez sur l'icône de l'engrenage et choisissez « Partager le formulaire », puis cliquez sur « Imprimer le code QR » puis sur « Pré-remplir les champs et obtenir un code QR».

Vous pouvez également créer un formulaire pré-renseigné à partir de la vue de soumission d'un formulaire dans l'application. Cliquez simplement sur le formulaire que vous souhaitez pré-renseigner, puis sur les trois points en haut à droite et procédez au pré-remplissage du formulaire.

Lors du remplissage d'un formulaire, le processus peut être arrêté et repris plus tard, car la progression est automatiquement stockée sur l'appareil de l'utilisateur.

Comme il est fréquent que nos clients souhaitent numériser des checklists contenant des images ou des instructions écrites, nous leur permettons de les joindre au formulaire numérisé. Les administrateurs peuvent joindre à leurs formulaires des instructions sous forme de PDF ou d'images (.jpeg ou .png).

Pour obtenir le meilleur résultat possible, suivez les consignes ci-après :

• Une image seule : 380 px de hauteur
• Deux ou trois images sur une même rangée : 240 px de hauteur maximum (largeur adaptative sur PC)
• Plus de trois images : 240 px de hauteur maximum (largeur adaptative sur PC, format carré sur mobile)

Comment créer un formulaire ?

1. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».
   
   
   
2. Cliquez sur « + Ajouter ».
   
   
   
3. Sélectionnez « Créer un formulaire» ou choisissez l'un de nos modèles.
   
   
4. Choisissez un titre pour votre formulaire.
5. Saisissez votre première question, décrivez-la et choisissez le format à utiliser.
6. Pour ajouter d’autres questions, champs d’informations, images ou un champ de date, cliquez sur le bouton « + ». Les images ne peuvent pas dépasser 10 Mo.
   
   Veuillez noter que certaines options ne sont disponibles que dans les forfaits d'abonnement supérieures.
   
   
7. Vous pouvez aussi joindre des instructions sous forme de PDF ou d'images (.jpeg ou .png) au champ d'un formulaire.
   
   
   
8. Cliquez sur « Enregistrer le formulaire » ci-dessous, puis cliquez sur « Partager » ci-dessus sous le titre du formulaire.
   
   
   
9. Vous pouvez partager un formulaire de différentes manières, par exemple en générant un QR code, en copiant un lien, en le partageant dans un flux ou via le Chat ou en créant un Raccourci. Vous trouverez de plus amples détails ci-dessous.
   
   
   1. Imprimer un QR Code. Pour imprimer un QR code, sélectionnez l'option « Imprimer le code QR ». Cliquez ensuite sur « Télécharger le code QR » pour enregistrer le code QR généré. Il existe aussi une option permettant de pré-remplir le formulaire et de générer le QR code correspondant.
      
      
      
      
   2. Partager un lien. Pour copier un lien renvoyant à un formulaire, cliquez sur l'option « Partager un lien ». Une confirmation apparaîtra dans le coin supérieur droit, indiquant que le lien a bien été copié dans le presse-papiers.
      
      
      
   3. Partager dans un Flux ou via le Chat. Choisissez « Partager dans le flux » ou « Partager dans le chat » puis saisissez les informations requises. Veillez à indiquer toutes les informations  nécessaires, tels que le nom du flux ou du chat, avant de confirmer l'action.
      
      
   4. Créer un Raccourci. Générez un raccourci en cliquant sur l'onglet « Créer un raccourci ». Suivez les invites pour soumettre les informations requises. Cette fonctionnalité permet un accès rapide au formulaire via le raccourci créé.
      
      - Le champ «Section» est obligatoire. Créez-en une s'il n'en existe encore aucune.
      - Si aucune icône personnalisée n'est fournie, la valeur par défaut sera utilisée.
      - Seuls les administrateurs généraux sont autorisés à créer des raccourcis.
      
      
10. Selon l'endroit où le formulaire soumis doit être envoyé, vous pouvez le configurer sous Notifications dans l'onglet Paramètres. Le formulaire rempli peut être envoyé au format PDF, vers un chat, un flux ou une adresse e-mail, ou être partagé avec un tiers via un webhook.
    Veuillez noter que certaines options ne sont disponibles que dans les forfaits d'abonnement supérieures.
    

Création de formulaire et modification des permissions

Nous avons introduit de nouvelles possibilités de collaboration aux formulaires :

• Les administrateurs de groupes, d’emplacements et généraux peuvent tous créer des formulaires ;
• Après avoir créé un formulaire, vous pourrez ajouter d'autres administrateurs (administrateurs de groupes, d’emplacements et généraux) afin qu'ils gèrent le formulaire avec vous ; ce sont les Éditeurs ;
• Toute autre personne autorisée à gérer le formulaire peut consulter celui-ci dans le tableau de bord, le modifier, accéder aux rapports Excel téléchargés, etc.

Voici comment ajouter des collaborateurs au formulaire créé :

1. Sélectionnez un formulaire dans le tableau de bord et accédez à l'onglet des « Paramètres ».
2. Cliquez sur « Éditeurs ».
3. Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez ajouter comme collaborateurs ou sélectionnez leur nom dans le menu déroulant, puis cliquez sur « Enregistrer ». Il est aussi possible de sélectionner un groupe lorsque plusieurs personnes sont autorisées à modifier le formulaire. 
   
   
   
   
   

Permissions d'affichage des formulaires

Vous pouvez choisir d'autoriser tous les utilisateurs, ou seuls des groupes, des utilisateurs spécifiques ou des utilisateurs appartenant à un emplacement spécifique, à renseigner le formulaire. De cette façon, seuls les utilisateurs pertinents peuvent voir le formulaire qui les concerne. Les personnes autorisées à répondre au formulaire peuvent être définies dans les Paramètres, sous le champ Répondants.

Autorisations d'accès au lien de soumission d'un formulaire

Vous pouvez choisir d'autoriser tous les utilisateurs, ou seuls des groupes, des utilisateurs spécifiques ou des utilisateurs appartenant à un emplacement spécifique, à accéder aux formulaires soumis.

Ceci est important pour de nombreux cas d'utilisation clients. Par exemple, lorsqu'un formulaire concernant des problèmes de maintenance est acheminé vers un flux "Équipe de maintenance" avec principalement des non-administrateurs, ces rapports ne serviraient pas à grand-chose si ces membres de l'équipe ne pouvaient pas afficher le rapport de maintenance.

Fonctionnalité de traduction intégrée aux Formulaires

Les équipes de terrain composées d'employés venus d'horizons divers peuvent désormais comprendre en un clin d'œil les formulaires qui leur parviennent en les traduisant dans la langue de l'interface de leur appareil mobile, ou de leur navigateur pour les utilisateurs qui utilisent Beekeeper sur un poste fixe. Cette fonctionnalité réduit les risques de confusion et d'erreurs coûteuses dus à une mauvaise communication.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de traduction intégrée, consultez cet article.

Comment attribuer un formulaire ?

Vous pouvez facilement intégrer un formulaire à une tâche que vous attribuez à un autre utilisateur. Pour ce faire, sélectionnez l'un des formulaires pour lesquels vous disposez de droits d'accès à partir du menu déroulant sous « Joindre un formulaire ».

Vous pouvez ainsi savoir exactement où vous en êtes dans votre travail. Dès que l'utilisateur commence à renseigner un formulaire intégré, le statut de la tâche passe automatiquement de « À faire » à « En  cours », puis à « Terminée » lorsque le formulaire a été envoyé.

L'utilisateur verra le formulaire dans la section « Détails de la tâche » sous l'onglet « Tâche ».

Comment connecter un formulaire avec Zapier ?

Les formulaires Beekeeper peuvent utiliser des webhooks pour déclencher les événements qui doivent faire suite à la soumission d’un formulaire (saisie des réponses dans une feuille de calcul, envoi d’un e-mail à un destinataire spécifique, etc.). Découvrez tout ce que peut faire Zapier en cliquant ici.

Pour connecter un webhook correspondant à cette fonctionnalité, rien de plus simple !

1. Dans Zapier, créez un événement déclencheur Catch Hook avec webhooks par Zapier. Suivez les instructions de l'assistant de configuration et copiez l’URL du webhook personnalisé dans votre presse-papiers.
   
   
   
   
2. Dans Beekeeper, sélectionnez le champ Webhook dans l'onglet Paramètres en bas de page.
   
   
   
   
3. Collez l’URL du webhook personnalisé dans la boîte de dialogue et cliquez sur Enregistrer.
   
   
   
   
4. Consultez cet article du centre d’aide pour terminer la configuration.
   
   

Comment exporter les formulaires soumis au format Excel ?

Pour exporter les formulaires soumis au format Excel :

1. Accédez à la liste de vos formulaires.
2. Cliquez sur l’icône de l’engrenage correspondant aux formulaires pour lesquels vous souhaitez exporter les soumissions.
3. Cliquez sur « Exporter les résultats ».
   
   

Le format RTF dans les formulaires partagés via le chat

Le format RTF (Rich Text Format) peut être utilisé dans le champ du message pour l'action Partager dans le chat pour le rendre plus lisible ou pour mettre en évidence certaines parties du message.

La liste des balises actuellement prises en charge pour la mise en forme de texte enrichi dans les chats se trouve dans cet article.

Le format RTF dans les formulaires partagés dans les flux

Le format RTF (Rich Text Format) peut être utilisé dans le champ du message pour l'action Partager dans le flux pour le rendre plus lisible ou pour mettre en évidence certaines parties du message.

La liste des balises actuellement prises en charge pour la mise en forme de texte enrichi dans les flux se trouve dans cet article.

Limites

Veuillez tenir compte des limites applicables suivantes :

1. Texte court : 32 000 caractères.
2. Texte long : 32 000 caractères.
3. Image seule : 10 Mo max.
4. Plusieurs images : 25 Mo et 10 fichiers max. Chaque fichier doit être inférieur à 10 Mo.
5. Téléversement de fichiers                                                                                                                        La taille maximale du fichier est de 10 Mo.Les fichiers suivants sont pris en charge : images (par exemple .jpg, .png, .gif), vidéos (.mp4 et .mov), PDF (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), Word (.doc, .docx) et documents PowerPoint (.ppt, .pptx).
6. Téléversement de fichiers multiples                                                                                                       La taille maximale du téléchargement est de 25 Mo et limitée à 10 fichiers. Chaque fichier doit être inférieur à 10 Mo.Les fichiers suivants sont pris en charge : images (par exemple .jpg, .png, .gif ), vidéos (.mp4 et .mov), PDF (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), Word (.doc, .docx) et documents PowerPoint (.ppt, .pptx).