Plannings de service

Les plannings de service permettent aux utilisateurs de consulter leur planning dans une liste ou un calendrier simplement en se connectant à leur application mobile Beekeeper. Les plannings de service peuvent être partagés dans Beekeeper lors du chargement d’un fichier Excel préformaté ou avec une intégration personnalisée en utilisant l’API des plannings. Le widget Plannings pour l’écran Accueil permet aux utilisateurs de consulter leur planning directement depuis l’onglet Accueil.

Si vous aimeriez construire une intégration, consultez les documents relatifs à l’API des plannings. Vous pouvez aussi choisir de charger vos plannings de service sur Beekeeper via un modèle Excel préformaté. Ce modèle est à télécharger dans votre tableau de bord (voir ci-dessous).

Les plannings de service sont proposés avec notre suite opérationnelle. Pour en savoir davantage sur notre suite opérationnelle, contactez votre Customer Success Manager ou écrivez à support@beekeeper.io.

Gérer les plannings de service

Les administrateurs généraux et de groupe peuvent configurer et gérer les plannings de service en procédant comme suit :

1. Accédez au tableau de bord.
2. Cliquez sur « Boîte à outils » puis sur « Plannings ».
   
3. Créez un planning en cliquant sur « Ajouter un planning ». 
   
   
   
   
4. Donnez un nom au planning et ajoutez les groupes et/ou utilisateurs concernés par le planning.
   
   
   
5. Cliquez sur le planning que vous venez de créer.
   
   
   
6. Cliquez sur « Télécharger le modèle Excel ». 
   
   Vous pouvez aussi télécharger un fichier que vous avez créé en accédant au dossier d’une équipe. Cliquez alors sur sur l’icône de l’engrenage à côté d’un planning existant, puis sur « Télécharger le fichier des postes ».
   
   
   
7. Configurez la date de début du modèle et le fuseau horaire des plannings, puis cliquez sur « Créer et télécharger ».
   
   
   
8. Ouvrez le modèle Excel téléchargé et cliquez sur l’onglet « Shift Index » pour définir les postes.
   
   
   
9. Renseignez toutes les rangées :
   1. Intitulé du poste (nous vous conseillons d’opter pour des intitulés brefs, comme Matin, Soir, Repos, Vac., etc.).
   2. Heures de pointage (si vous ne les saisissez pas, la durée par défaut est de 24 heures).
   3. Description (si vous le souhaitez, vous pouvez insérer les informations pertinentes à propos d’un poste).
      
      
      
10. Retournez à l’onglet « Plannings » et renseignez le planning pour les utilisateurs.
    
    
11. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un code de couleurs :
    • Mettez en surbrillance toutes les cellules du planning.
    • Cliquez sur « Mise en forme conditionnelle ».
    • Sélectionnez « Règles de mise en surbrillance des cellules » → « Texte qui contient » ou « Supérieur à ».
      
      
      
    • Ajoutez le nom du poste. 
      
      
      
    • Dans le menu déroulant « Format », cliquez sur « Format de cellule » puis sur « Personnalisé ».
      
      
    • Accédez à l’onglet « Remplissage » et choisissez la couleur dans laquelle tous les postes de ce nom doivent s’afficher.
      
      
      

      Ajouter plusieurs plages horaires de travail pour un même utilisateur sur une même journée

      Plusieurs méthodes permettent d’ajouter plusieurs plages horaires de travail pour un même utilisateur sur une même journée. Tout d’abord, sachez que dans un planning, il n’est possible d’ajouter le nom d’un utilisateur qu’une seule fois pour une période de temps prédéfinie sur un même jour. Par exemple, si le poste Responsable Matin va de 8 h 00 à 14 h 00 et Responsable Soir va de 13 h 00 à 18 h 00, ce choix serait interdit pour l’un des deux responsables car leurs horaires se chevauchent. Si vous définissez le poste Responsable Matin comme allant de 8 h 00 à 14 h 00 et le poste Responsable Soir comme allant de 15 h 00 à 19 h 00, ce choix est possible car les horaires ne se chevauchent pas.

      Toutefois, vous pouvez attribuer des postes se chevauchant à un même employé si ces postes appartiennent à deux plannings distincts. Par exemple, la création d’un Planning Responsable Maintenance et d’un Planning Maintenance vous permet d’attribuer un poste à des horaires se chevauchant à un même employé, et l’employé verra ces deux postes s’afficher dans son agenda.

      Autre exemple similaire : si vous créez un Planning Formations Obligatoires et un Planning Personnel d’entretien, vous pouvez ajouter au planning d’un employé un poste de travail allant de 10 h 00 à 18 h 00 et une séance de formation obligatoire de 13 h 00 à 14 h 00. L’employé d’entretien verra s’afficher ces deux postes dans son calendrier.

       
      Remarque :
      
      • Tous les postes étant liés à un ID d’utilisateur Beekeeper unique, vous devez vous assurer que les informations de la colonne B (masquée dans le modèle) sont copiées en plus du nom de l’utilisateur. Ce sera fait de manière automatique à chaque fois que vous dupliquez une rangée.
      • Pour que le chargement se déroule du mieux possible, le format du modèle ne doit pas être modifié. Avant de charger le planning, vérifiez que vous n’avez pas supprimé la rangée des instructions de chaque onglet ni ajouté des rangées additionnelles au-dessus de la rangée des dates dans l’onglet Planning. Toute option de formatage activée, comme les volets figés, doit être supprimée avant le chargement.
        
        

12. Retournez au tableau de bord de Beekeeper pour importer les plannings, ce qui déclenchera l’envoi d’une notification push aux membres de l’équipe dont le planning a été modifié.
    

Consulter un planning de service dans l'application

Assurez-vous que votre planning de service s’affiche dans la section « Plus » de l’application en ajoutant [votre-entreprise].beekeeper.io/shifts en tant qu'extension de navigation.

Une fois votre planning de service ajouté en tant qu’extension de navigation, vous pouvez le consulter dans l’application en procédant comme suit :

1. Ouvrez l’application Beekeeper sur votre téléphone.
   
   
2. Appuyez sur « Plus » (dans le coin inférieur droit).
   

3. Sélectionnez « Planning » ou « Vos postes » (l’intitulé diffère selon les entreprises).
   
   

4. Vous pouvez consulter votre planning dans un calendrier :
   

   Remarque : 
   - Points = plusieurs postes
   - Lune = poste de nuit
   - Cliquez sur une date pour voir l’intitulé, la date et les heures du poste
   
   Vous pouvez également consulter votre planning au format liste :
   
   

   
   

Bonne pratique

N’hésitez pas à partager un lien vers le planning de vos employés - [votre-entreprise].beekeeper.io/shifts

Voici quelques idées pour vous aider à vous lancer :

• Envoyez une campagne aux membres de l’équipe, en incluant un lien vers le planning, et demandez-leur de vous confirmer qu’ils ont pris note de leur planning.

• Envoyez une enquête accompagnée d’un lien vers les postes et posez aux membres de l’équipe des questions à propos de l’organisation des postes et du planning.

• Partagez le lien dans un chat de groupe ou un post.