Exemple de workflow : suivi des jours de congés et gestion du budget

Cette fonctionnalité vous permet de suivre les jours de congés et de gérer le budget.

• Calculer permet de suivre les demandes de congés, les demandes relatives au budget et les marques de reconnaissance faites aux employés.
• Avec Réponse formulaire, les informations recueillies grâce aux formulaires soumis sont automatiquement enregistrées. Vous trouverez les Réponses formulaire sous les variables magiques. Utilisez-les pour réaliser des actions spécifiques dans les workflows.
• Fusionner des documents PDF permet de combiner les résultats de plusieurs formulaires dans un seul document. Vous pouvez ensuite enregistrer le document fusionné, l'envoyer à un autre utilisateur via le chat ou le joindre à un e-mail.

Regardez la vidéo ci-dessous (en anglais) pour mieux comprendre le fonctionnement de ces workflows :

Workflow de demande de congés

Aperçu

Supposons que vous souhaitiez connaître le nombre de jours de congés qu'il reste à un employé après qu’il a pris des vacances.  Une fois qu’il a rempli un formulaire de demande et obtenu l'approbation d'un responsable, le workflow ci-dessous utilisera la nouvelle action Calculer pour soustraire le nombre de jours de congés demandés via le formulaire au nombre de jours de congés qu’il lui reste encore à prendre.

Ce type de workflow peut également être utilisé pour par exemple gérer les points des programmes de récompenses des employés, l'inventaire des commandes d’uniformes de travail.   

Instructions détaillées

1. Tout d’abord, vous devez créer le formulaire via lequel les employés devront soumettre leur demande. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».
2. Configurez votre formulaire de demande de congés.
   1. Consultez votre boîte à outils sous « Trouvez l’inspiration » pour obtenir un modèle de demande de congés prêt à l’emploi. Vous gagnerez ainsi un temps précieux.
   2. Ou reportez-vous à cet article du Centre d’aide (à partir de l’étape 2).
   3. Incluez un champ permettant à l'utilisateur de saisir le nombre de jours d'absence. Il est impératif que l’utilisateur procède à une saisie manuelle de cette donnée et que celle-ci soit exprimée sous forme de chiffre ; veillez donc à préciser dans le champ même du formulaire que la saisie doit se faire sous forme numérique.
3. À présent, nous devons créer un champ de profil personnalisé avec le nombre de jours de congés disponibles. Accédez à votre Tableau de bord et cliquez sur « Paramètres », puis sur « Champs de profil ».
4. Ajoutez un nouveau champ de profil en haut à droite de l’écran.
   1. Choisissez le champ « Numéro » et nommez ce champ.
   2. Décochez la case permettant à l'utilisateur de modifier le champ.
5. Pour chaque employé, ajoutez le nombre de jours de congés restant à prendre. Nous utiliserons 25 jours dans notre exemple.
6. Maintenant, nous devons créer l’automatisation. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
7. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà. Saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
8. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
9. Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
10. Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow. Il s’agit du formulaire que vous avez créé un peu plus tôt. Commencez simplement à saisir le nom du formulaire et une liste de formulaires s’affichera. Sélectionnez le formulaire désiré.
11. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
12. Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil de l’utilisateur » et cliquez sur « Ajouter ».
    Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique.
13. Ajoutez une nouvelle action.
14. Sélectionnez « Convertir le formulaire soumis au format PDF ». Sélectionnez la variable magique « Formulaire soumis ». Cela aura pour effet de convertir la demande de congés soumise par chaque utilisateur en un fichier PDF que vous pourrez utiliser ultérieurement dans le cours du workflow.
15. Ajoutez une nouvelle action.
16. Sélectionnez une action, ici « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande ».
    1. Nommez-la et ajoutez-en une description, une date d'échéance et les pièces jointes éventuellement utiles à la demande.
    2. Demandé par : Nous vous recommandons de saisir la variable magique correspondant à la « personne ayant soumis le formulaire », afin que l'auteur du formulaire puisse suivre la progression de sa demande. Sinon, laissez le champ vide et le bot d'automatisation de workflow sera considéré comme étant à l’origine de la demande.
    3. Approbateurs : Vous pouvez sélectionner jusqu'à cinq approbateurs. Vous pouvez choisir la variable magique « Réponse pour » correspondant au formulaire configuré dans les premières étapes ; le responsable de l'employé sera alors dynamiquement affecté à la demande
    4. Vous pouvez ajouter d’autres approbateurs, comme les RH.
17. Dans la ramification « Approuvé », ajoutez une nouvelle action.
18. Sélectionnez « Envoyer un message dans le chat ».
    1. Envoyer à : sélectionnez « Utilisateur ayant soumis la demande ».
    2. Message : Informez le destinataire que sa demande a été approuvée. Vous pouvez utiliser la variable magique « Prénom » (récupérée à l’étape 12) pour personnaliser le message en vous adressant directement au destinataire.
19. Ajoutez une nouvelle action.
20. Sélectionnez l’action « Calculer ». Nous l'utiliserons pour soustraire le nombre de jours de congés de l'utilisateur du nombre total de jours de congé disponibles. Vous aurez configuré ce champ à l'étape 2.
    1. Choisissez le champ de profil pour le nombre de jours de congés que vous avez créé à l'étape 3.
    2. Opération : utilisez « Soustraire ».
    3. Quantité : sélectionnez « Répons » pour récupérer le nombre de jours de congés demandés par l’utilisateur. C'est d’ailleurs pourquoi il est nécessaire que cette valeur soit saisie au format numérique.
21. Ajoutez une nouvelle action.
22. Sélectionnez « Mettre à jour un champ du profil de l’utilisateur ».
    1. Utilisateur : Choisissez la variable magique « Utilisateur ayant soumis la demande ».
    2. Nom du champ : choisissez le champ de profil que vous avez créé à l'étape 3. 
    3. Valeur du champ : Sélectionnez la variable magique « Résultat du calcul ». Le champ du profil de l'utilisateur sera mis à jour avec la nouvelle valeur du nombre de jours de congés restant à prendre moins le nombre de jours de congés qui vont être pris.
23. Dans la ramification « Refusé », ajoutez une nouvelle action.
24. Sélectionnez « Envoyer un message dans le chat ».
    1. Envoyer à : Sélectionnez « Utilisateur ayant soumis la demande ».
    2. Message : informez le destinataire que sa demande a été refusée.
25. Validez et enregistrez le workflow. Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow. Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.
26. Le workflow peut maintenant être activé.
    
    

Workflow de demande relative au budget

Aperçu

Dans notre exemple, un employé souhaite demander l’achat d’un nouvel équipement. Il doit d'abord remplir un formulaire et l'envoyer à son responsable. Le responsable en question ajoute quelques informations à la demande, notamment l'inventaire actuel et le niveau de priorité. Nous souhaitons envoyer la soumission finale à l'équipe financière, mais sous la forme d'un seul PDF plutôt que dans deux documents distincts.

Notre nouvelle fonction de fusion PDF vous permet de combiner les résultats issus de deux formulaires et de les fusionner en un seul document. Ainsi, vous pouvez l’envoyer directement à l'équipe des finances, ce qui évitera aux membres de l’équipe de devoir jongler entre deux documents.

Instructions détaillées

1. Tout d’abord, vous devez créer le formulaire via lequel les employés devront soumettre leur demande. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».
2. Configurez votre formulaire de demande de fonds.
   1. Incluez un champ permettant à l'utilisateur d’exiger que la saisie se fasse sous forme de chiffre. Sans quoi, le workflow ne fonctionnera pas. Pensez à le préciser dans le champ du formulaire.
   2. Il peut aussi être souhaitable que l'utilisateur puisse sélectionner le nom du responsable chargé de superviser la demande. Pour cela, utilisez le champ de sélection par l’utilisateur. Nous en aurons également besoin ultérieurement en cours de workflow.
3. Nous devons aussi créer un deuxième formulaire que le responsable devra compléter après avoir reçu le premier formulaire. Configurez ce deuxième formulaire et ajoutez les informations nécessaires, notamment :
   1. Le nom de la personne chargée d’approuver la demande en sélectionnant le champ de sélection par l’utilisateur.
   2. Objet de la demande.
   3. Centre de coût.
   4. Etc.
4. Maintenant, nous devons créer l’automatisation. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».
5. Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà. Saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.
6. Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » pour ajouter un déclencheur.
7. Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».
8. Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow. Il s’agit du formulaire que vous avez créé un peu plus tôt. Commencez simplement à saisir le nom du formulaire et une liste de formulaires s’affichera. Sélectionnez le formulaire désiré.
9. Puis cliquez sur « Ajouter une action ».
10. Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil de l’utilisateur » et cliquez sur « Ajouter ».
    Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique.
    1. Sélectionnez « Utilisateur ayant soumis la demande ».
11. Ajoutez une nouvelle action.
12. Sélectionnez « Envoyer un message dans le chat ».
    1. Envoyez la réponse au responsable sélectionné à l’étape 2.
13. Ajoutez une nouvelle action.
14. Sélectionnez « Convertir le formulaire soumis au format PDF ». Sélectionnez la variable magique « Formulaire soumis » pour qu’il soit converti au format PDF.
15. Sélectionnez « Créer une tâche et attendre qu’elle soit terminée ». Nous enverrons une tâche avec un formulaire intégré au responsable de la demande, qui devra renseigner le deuxième formulaire créé à l'étape 3.
    1. Renseignez un intitulé, une description (facultatif) et la date butoir.
    2. Demandé par : Nous vous recommandons de saisir la variable magique correspondant à la « personne ayant soumis le formulaire », afin que l'auteur du formulaire puisse suivre la progression de sa demande. Sinon, laissez le champ vide et le bot d'automatisation de workflow sera considéré comme étant à l’origine de la demande.
    3. Attribué à : Vous pouvez choisir la variable magique « Réponse » correspondant au formulaire configuré dans les premières étapes ; le responsable de l'employé sera alors dynamiquement affecté à la demande
    4. Nom du formulaire intégré : Choisissez le deuxième formulaire de demande de fonds que vous avez créé à l'étape 3.
    5. Pièces jointes : Sélectionnez la pièce jointe et saisissez la variable magique « Clé du fichier PDF généré », afin que le responsable sache exactement ce qu’il doit passer en revue. Le fichier converti à l’étape précédente est alors saisi. 
16. Ajoutez une nouvelle action.
17. Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil de l’utilisateur » et cliquez sur « Ajouter ».
    Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique.
    1. Sélectionnez l'expéditeur du formulaire intégré.
18. Ajoutez une nouvelle action.
19. Sélectionnez « Convertir le formulaire soumis au format PDF ». Sélectionnez la variable magique correspondant au formulaire intégré soumis pour qu’il soit converti au format PDF.
20. Sélectionnez une action, ici « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande ».
    1. Nommez-la et ajoutez-en une description, une date d'échéance et les pièces jointes éventuellement utiles à la demande.
    2. Demandé par : Nous vous recommandons de saisir la variable magique correspondant à la « personne ayant soumis le formulaire », afin que l'auteur du formulaire puisse suivre la progression de sa demande. Sinon, laissez le champ vide et le bot d'automatisation de workflow sera considéré comme étant à l’origine de la demande.
    3. Approbateurs : Vous pouvez sélectionner jusqu'à cinq approbateurs. À cette étape, vous pouvez choisir tous les approbateurs (RH, conseil d’administration, etc.).
21. Dans la ramification « Approuvé », ajoutez une nouvelle action.
22. Sélectionnez « Convertir le formulaire soumis au format PDF ».
    1. Formulaire soumis : choisissez le « formulaire soumis » (PAS le formulaire intégré).
    2. Données de profil de l'approbateur : choisissez la variable magique « Approbateurs » pour sélectionner tous les approbateurs configurés à l’étape 20.
    3. Valeur du champ : sélectionnez la variable magique « Résultat du calcul ». Le champ du profil de l'utilisateur sera mis à jour avec la nouvelle valeur du nombre de jours de congés restant à prendre moins le nombre de jours de congés qui vont être pris.
23. Ajoutez une nouvelle action.
24. Sélectionnez « Fusionner des documents PDF » et choisissez les deux fichiers PDF.
25. Ajoutez une nouvelle action.
26. Sélectionnez « Envoyer un message dans le chat », puis la personne ayant soumis le formulaire. Joignez au tout la clé du fichier PDF fusionné pour que le destinataire le reçoive dans le chat. Vous pouvez aussi choisir l’action « Envoyer un e-mail » pour envoyer le fichier PDF fusionné.
27. Validez et enregistrez le workflow. Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow. Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.
28. Le workflow peut maintenant être activé.