Workflowsbeispiel: Arbeitszeiterfassung

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du einen Workflow für die Arbeitszeiterfassung Deiner Mitarbeitenden aufsetzen kannst, um die Erfassung und Bearbeitung der Zeiterfassungsformulare zu automatisieren.

Mit diesem Workflow kannst Du automatisch ...

• ... die Zeiterfassungsformulare Deiner Mitarbeitenden einsammeln.
• ... eine Bestätigung an Deine Mitarbeitenden senden, dass ihre Zeiterfassungsformulare eingegangen sind.
• ... die verantwortliche(n) Person(en) über die Einsendung eines Zeiterfassungsformulars informieren und/oder sie mit der Genehmigung des Zeiterfassungsformulars beauftragen.
• ... die Angaben aus dem Zeiterfassungsformular zur weiteren Bearbeitung an ein Drittsystem (z. B. Excel, Google Sheets) weiterleiten.

Schritte zum Aufsetzen eines Workflows für die Arbeitszeiterfassung

Formular für die Arbeitszeiterfassung erstellen

1. Als erstes muss ein Formular für die Zeiterfassung erstellt werden, damit die Mitarbeitenden ihre geleistete Arbeitszeit erfassen können. Gehe dazu zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Formulare“.
2. Erstelle Dein eigenes Formular oder nutze unsere Formularvorlage (in der Vorlagenbibliothek), die Du individuell an Deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Wir empfehlen, zur Erfassung von Arbeitsbeginn- und -ende sowie von Pausenzeiten das Zeitfeld zu verwenden, ein Textfeld für die Anzahl der geleisteten (Über-)Stunden und die Nutzerauswahl, damit die Mitarbeitenden ihren Vorgesetzten für die Einsendung des Formulars auswählen können.

Einen automatisierten Workflow für die Arbeitszeiterfassung aufsetzen

3. Als nächstes muss der Workflow für die automatische Zeiterfassung aufgesetzt werden. Klicke dafür auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
4. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
5. Gib bei den Workflow-Einstellungen rechts den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
6. Klicke dann in der Mitte Deines Bildschirms auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
7. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.

Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll. Das ist das Formular, das Du im zweiten Schritt dieser Anleitung erstellt hast. Tippe die ersten Buchstaben ein und wähle das entsprechende Formular aus der angezeigten Liste.

Eingangsbestätigung der Zeiterfassungsformulare an die Mitarbeitenden senden

8. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
9. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.

In diesem Schritt können weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abgerufen werden, z. B. Vor- und Nachname, Funktion, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B., um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail mit Namen anzusprechen.

10. Ergänze das Felde „Nutzer“ auf der rechten Seite. Du kannst damit beginnen, den Namen einzutippen, oder Du verwendest die magischen Variablen auf der linken Seite. In unserem Fall ist es sinnvoll, die magische Variable „Formularsender“ abzurufen, damit wir die Informationen in dessen Profil (z. B. Vorname, Nachname, usw.) in einem späteren Schritt verwenden können.
11. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
12. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
13. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

Senden an – wähle „Formularsender“ als magische Variabel, um eine Chat-Nachricht an den Formularsender zu senden.

Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein, z. B., um dem Sender für seine Formulareingabe zu danken und sie oder ihn über die nächsten Schritte zu informieren. Wir empfehlen außerdem, den Link zum eingesendeten Formular hinzuzufügen, damit jederzeit darauf zugegriffen werden kann.

Der verantwortlichen Person die Aufgabe zuweisen, das eingereichte Zeiterfassungsformular zu prüfen

14. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
15. Wähle die Aktion „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
16. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

Titel/Beschreibung der Aufgabe – gib den Titel und die Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder die magischen Variablen verwenden, um auf Felder aus vorangegangenen Schritten zu verweisen, z. B. den Formularnamen, den Zeitpunkt der Übermittlung, usw.

Beantragt von – damit kannst Du die Anfrage im Namen des ausgewählten Nutzers senden. Wenn Du dieses Feld leer lässt, ist der Ersteller der Aufgabe der „Workflows-Automatisierungs-Bot“. In unserem Beispiel möchten wir, dass der Formularabsender den Status seiner Anfrage in der Aufgabenübersicht nachverfolgt, also wählen wir „Formularsender“ als magische Variable.

Genehmigende – Du kannst den Antrag einem bestimmten Nutzer zuweisen, indem Du ihn aus der Drop-down-Liste auswählst, oder Du verwendest die magische Variable „Formularantwort“, um den Nutzer aus dem vorhergehenden Schritt auszuwählen. In diesem Fall fügen wir den Vorgesetzten/die Vorgesetzte des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin als genehmigende Person hinzu und wählen darum „Formularantwort“. Es können bis zu 5 Genehmigende ausgewählt werden, entweder über die magischen Variablen oder indem Du die Namen der Genehmigenden direkt eintippst.

17. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
18. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ und klicke dann auf„Hinzufügen“.

Eingereichtes Formular – Verwendemagische Variablen, um das eingereichte Formular einzugeben.

Profildaten des Senders – in diesem Feld kannst Du dem generierten PDF Senderinformationen hinzufügen: der vollständige Name und das Avatar-Bild des Nutzers erscheinen dann im PDF.

Profildaten des Genehmigenden – in diesem Feld kannst Du dem generierten PDF Informationen des Genehmigenden hinzufügen: der vollständige Name, das Avatar-Bild und der Genehmigungsstatus (genehmigt oder abgelehnt) erscheinen dann im PDF.

Seitenformat – wähle A4- oder Briefformat.

Dateiname – Du kannst einen statischen Namen eingeben oder die magischen Variablen verwenden. Wenn Du das Feld leer lässt, wird als Dateiname die ID der Formulareingabe angezeigt. Wenn Du diese Datei in die Dokumentbibliothek hochladen willst, muss der Name der Datei einmalig sein.

19. Führe diese Aktion für beide Verzweigungen durch, für „genehmigt“ und „abgelehnt“.

Mitteilung an die Mitarbeitenden senden, dass ihre Zeiterfassungsformulare genehmigt/abgelehnt wurden

20. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.

21. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.

22. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.

Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein. Je nachdem, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, sollte die Nachricht anders lauten.

Dateianhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen. Dieses PDF zeigt den Benutzernamen und den Avatar des Formularsenders, die Benutzernamen und Avatare der Genehmigenden sowie den Genehmigungsstatus an.

Die Angaben aus genehmigten Zeiterfassungsformularen an ein ausgewähltes Drittsystem weiterleiten

In diesem Artikel findest Du die Anleitung, wie Du die Arbeitszeit an ein Drittsystem wie z. B. Google Sheets weiterleitest.

Workflow überprüfen

23.  Speichere Deinen Workflow.

Nun, da der gesamte Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.

Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.

Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben.

24.  Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.