Die Verwendung von PDFs in Workflows

Bitte beachte, dass diese Funktion nur für die höheren Preispakete verfügbar ist.

Ein eingereichtes Formular in ein PDF umwandeln

Diese Aktion ist notwendig, wenn Du das Formular als PDF-Datei anhängen möchtest an:

• eine E-Mail
• eine Chat-Nachricht
• einen Beitrag in einem Stream
• eine Aufgabe

Das Formular kann aus zwei verschiedenen Quellen umgewandelt werden:

• Über den Auslöser Formular gesendet
• Über ein eingebettetes Formular in einer Aufgabe (vollständige Version der Aufgabenfunktion erforderlich)

Bevor es losgehen kann:

☝️Vor dieser Aktion empfehlen wir, die Aktion „Nutzerprofil abrufen“ hinzuzufügen, mit der Du bei der Benennung der Datei auf die Profilfelder wie Vor- und Nachname im „Dateinamen“ verweisen kannst.

Und so verwendest Du die Felder:

Eingereichtes Formular – verwende die magischen Variablen, um das eingereichte Formular entweder über den Auslöser (Formular gesendet) oder das eingebettete Formular in der Aufgabe einzugeben.

Profildaten des Senders – um dieses Feld aktualisieren zu können, musst Du vor dieser Aktion den Schritt „Nutzerprofildaten abrufen“ hinzufügen. Anschließend kannst Du dieses Feld im Bereichs magische Variablen auf der linken Seite aktualisieren. Dieses Feld fügt die Angaben der Person, die das Formular eingereicht hat, in die generierte PDF-Datei ein: den vollständigen Namen des Nutzers und sein Avatar-Bild. 

Seitenformat – wähle A4- oder Briefformat.

Dateiname — Du kannst einen statischen Namen eingeben oder die magischen Variablen verwenden. Wenn Du das Feld leer lässt, wird als Dateiname die ID der Formulareingabe angezeigt. Denk daran, dass der Name der Datei für ein Hochladen in die Dokumentbibliothek einmalig sein muss.

Zusammenführen von PDF-Dokumenten in Workflows

Dies ist eine sehr praktische Funktion, die der Effizienz und Übersichtlichkeit dient. Mit ihr kannst Du die Angaben aus einer Formulareingabe mit denen aus einem eingebetteten Formular aus einer Aufgabe verbinden, das diesbezügliche Informationen enthält. Diese beiden Quellen können nun zu einem Dokument kombiniert und in weiteren Blöcken verwendet werden (z. B. in der Dokumentbibliothek speichern oder als E-Mail-Anhang versenden).