Workflow-Beispiel: Abwesenheitsanträge

Beispiele für Abwesenheitsanträge:

• Krankheitsfall
• Urlaubsanträge
• Beerdigung
• Hochzeit
• usw.

Problembeschreibung:

Anna ist Personalleiterin einer großen Hotelkette. Sie ist verantwortlich für die angemessene Planung von genügend Personal für Wochen mit hoher Auslastung. Der derzeitiger Prozess für Abwesenheitsanträge läuft über Papierformulare oder Telefon.

Anna ist manchmal frustriert, weil ...

• ... sie jede Woche 2 Stunden damit verbringt, die Abwesenheitsanträge ihres Teams zu bearbeiten.
• ... die Bewilligung der Anträge und die Abwesenheitsplanung selbst bei rechtzeitig eingegangenen Anträge zu lange dauert.
• ... ungeplante Abwesenheiten Probleme bei der Einsatzplanung verursachen.

Workflow:

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
   
   
2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
   
   
   
   
3. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein. 
   
   
   
4. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
   
5. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   
   
6. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll.
   
   
   
7. Klicke dann auf die „Aktion hinzufügen“.
   
   
   

8. Wähle die Aktion „Antwort eines Formulars abrufen“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.

   Wir werden die Person abrufen, die die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter als Vorgesetzte/n ausgewählt hat.

   
   
   

9. Wähle die Formularfrage und die Antwort aus dem eingereichten Formular „Abwesenheitsantrag“.
   

10. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
    

11. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
    
    Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B. um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
    
    
    

12. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    Beekeeper-Nutzer-ID – Gib die ID der Person ein, die die Chat-Nachricht erhalten soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite oder tippe den Namen direkt ein.
    
    
    

13. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
14. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    

15. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    

    1. Eingereichtes Formular — Verwende magische Variablen, um das eingereichte Formular einzugeben.
    2. Profildaten des Senders – in diesem Feld kannst Du dem generierten PDF Senderinformationen wie vollständiger Name des Nutzers und Avatar-Bild hinzufügen.
    3. Seitenformat – wähle A4- oder Briefformat.
    4. Dateiname — Du kannst einen statischen Namen eingeben oder die magischen Variablen verwenden. Wenn Du das Feld leer lässt, wird als Dateiname die ID der Formulareingabe angezeigt. Denk daran, dass der Name der Datei für ein Hochladen in die Dokumentbibliothek einmalig sein muss.

    
    
    

16. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
17. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    

18. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

     

    1. Senden an – Du kannst die Formularantwort aus dem vorhergehenden Schritt als magische Variable verwenden, um eine Chat-Nachricht an den Vorgesetzten des Formularsenders zu senden.
    2. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein.
    3.  Dateianhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem vorhergehenden Schritt, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen.

    
    
    

19. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
20. Wähle die Aktion „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    

21. Ergänze die Felder auf der rechten Seite: 
    
    

    1. Angefordert von – wenn Du die Anfragen einsehen und sie vom Workflows-Automatisierungs-Bot in Deinem Namen senden lassen möchtest, wähle Deinen Namen aus oder „Formularsender“ in den magischen Variablen, damit auch der/die entsprechende Mitarbeiter/-in den Fortschritt seines/ihres Antrags nachverfolgen kann.
    2. Genehmigende – Du kannst den Antrag einem bestimmten Nutzer zuweisen, indem Du ihn aus der Drop-down-Liste auswählst, oder Du verwendest die magischen Variablen, um den Nutzer aus dem vorhergehenden Schritt auszuwählen. In diesem Fall fügen wir den Vorgesetzten/die Vorgesetzte des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin als genehmigende Person hinzu und wählen „Formularantwort“. Du kannst bis zu 5 Genehmigende auswählen.
    3. Titel/Beschreibung — gib den Titel und die Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder die magischen Variablen verwenden, um auf Felder aus vorangegangenen Schritten zu verweisen, z. B. den Formularnamen, den Zeitpunkt der Übermittlung, usw.

    
    
    
    

22. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    

23. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“.
    Wiederhole dieselben Schritte wie oben und wähle die magische Variable „Genehmigende“, damit die Namen der Genehmigenden und der Genehmigungsstatus im PDF angezeigt werden.
    
    

    Führe diese Aktion für beide Verzweigungen durch, für „genehmigt“ und „abgelehnt“.
    
    

24. Wähle die Aktion „Eine Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    

25. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:

    1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
    2. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein. Je nachdem, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, sollte die Nachricht anders aussehen.
    3. Dateianhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen.
       
       
26. Überprüfe und speichere Deinen Workflow.
    
    Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.
    
    Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet:
    
    
    Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben:
    
    
    
27. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
    
    
    
28. Danach kannst Du den Workflow aktivieren.