Workflow-Beispiel: Krankmeldung

Problembeschreibung

Lara

• Teamleiterin F&B in einem großen Hotel
• Verantwortlich für die frühzeitige Planung von genügend Personal für Wochen mit hoher Auslastung
• Derzeitiger Prozess für Krankmeldungen läuft über Papierformulare

Lara ist manchmal frustriert, weil ...

• ... sie jede Woche viel Zeit damit verbringt, die Krankmeldungen ihres Teams zu bearbeiten.
• ... die Prüfung der Meldungen und die Abwesenheitsplanung selbst bei rechtzeitig eingegangenen Meldungen zu lange dauert.
• ... ungeplante Abwesenheiten Probleme bei der Einsatzplanung verursachen.

Prozess:

Workflow:

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
   
   
2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
   
   
   
   
3. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein. 
   
   
   
4. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
   
5. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   
   
6. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll.
   
   
   
7. Klicke dann auf die „Aktion hinzufügen“.
   
   
   
8. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
   
   Dieser Schritt ermöglicht das Abrufen weiterer Daten des ausgewählten Nutzerprofils wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Benutzername, Anzahl Kommentare, Anzahl Likes, Anzahl Beiträge, Zeitpunkt der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, etc. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B. um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
   
   
   
   
9. Ergänze die benötigten Angaben im Feld rechts:
   
   Beekeeper-Nutzer-ID – verwende die magischen Variablen, um die ID des Nutzers zu wählen, von dem Du weitere Daten benötigst. In diesem Beispiel ist das der Nutzer, der das Formular eingereicht hat, also die Sender-ID.
   
   
   
   
   
10. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
    
11. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    
12. Ergänze die benötigten Angaben auf der rechten Seite:
    1. Eingereichtes Formular – verwende die magischen Variablen, um das Formular einzugeben.
    2. Profildaten des Senders – in diesem Feld kannst Du weitere Angaben zur Person hinzufügen, die das Formular erstellt hat, z. B. vollständiger Benutzername und Avatar-Bild.
    3. Seitenformat – wähle zwischen A4- und Briefformat aus.
    4. Dateiname – Du kannst einen statischen Namen eingeben oder die magischen Variablen verwenden. Wenn Du dieses Feld frei lässt, wird die Eingabe-ID als Dateiname angezeigt. Denk daran, dass der Name der Datei für ein Hochladen in die Dokumentbibliothek einmalig sein muss.
       
       
       
       
13. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
14. Wähle die Aktion „Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    
15. Ergänze die benötigten Angaben auf der rechten Seite:
    
    1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
    2. Nachricht – gib Deine Nachricht ein.
    3. Dateianhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem vorhergehenden Schritt, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen.
       
       
       
16. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
17. Wähle die Aktion „Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    
18. Ergänze die benötigten Angaben auf der rechten Seite:
    
    1. Zuweisen – Du kannst die Aufgabe einem bestimmten Nutzer zuweisen, indem Du ihn aus der Drop-down-Liste auswählst, oder Du verwendest die magischen Variablen, um den Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt auszuwählen. In diesem Fall weisen wir die Aufgabe Lara zu.
    2. Titel/Aufgabenbeschreibung – gib einen Titel und eine Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder eine magische Variabel verwenden, um auf Felder aus vorhergehenden Schritten zu verweisen, z. B. Formularname, Zeitpunkt der Eingabe, etc. 
       
       
       
19. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
20. Wähle die Aktion „Chat-Nachricht senden“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
21. Ergänze die benötigten Angaben auf der rechten Seite:
    
    1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
    2. Nachricht – gib Deine Nachricht ein.
    3. Dateianhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem vorhergehenden Schritt „Formulareingabe in PDF umwandeln“, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen.
       
       
22.  Überprüfe und speichere Deinen Workflow.
    
    Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.
    
    Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet:
    
    
    Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben:
    
    
    
    
23. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
    
    
24. Danach kannst Du den Workflow aktivieren.