Workflow-Beispiel: Abwesenheitsanträge

Hinweis: Für eine optimale Nutzung dieses Workflows sind bestimmte Funktionen erforderlich, die nur in bestimmten Preis-Paketen verfügbar sind. Weitere Informationen findest Du auf unserer Unternehmenswebsite.

Möchtest Du euren Abwesenheitsantragsprozess vereinfachen? In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du einen Workflow für Abwesenheitsanträge aufsetzen kannst, um die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheitsanträgen zu automatisieren.

Der Workflow für Abwesenheitsanträge eignet sich für verschiedene Arten von Abwesenheiten, darunter Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Anträge auf unbezahlten Urlaub und viele weitere.

Mit dem Abwesenheitsantrags-Workflow von Beekeeper lassen sich die folgenden Schritte ganz einfach ausführen:

• Erfassen von eingereichten Mitarbeiteranträgen
• Bestätigen, dass der Abwesenheitsantrag eingegangen ist
• Festlegen, wer Anträge genehmigen oder ablehnen kann
• Zuweisen einer Aufgabe an die richtige Person zur Genehmigung oder Ablehnung des Antrags
• Benachrichtigen der Mitarbeitenden zum Status ihrer Anträge

In diesem Video findest Du eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. In einem ersten Schritt müssen wir das Formular erstellen, mit dem die Mitarbeitenden ihren Antrag stellen können. Gehe dazu zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Formulare“.
   
   
2. Erstelle hier Dein Abwesenheitsantragsformular. In diesem Artikel kannst Du nachlesen, wie Du ein Formular erstellst.
   
   Wir empfehlen, für die Eingabe des Anfangs- und Enddatums der Abwesenheit das Datumsfeld zu verwenden, einen Kurztext, um die genaue Anzahl der Tage anzugeben, und eine Einzelauswahl, um die Art der Abwesenheit anzugeben. In den meisten Fällen sollten Deine Mitarbeitenden außerdem die Möglichkeit haben, ihren Vorgesetzten auszuwählen, wenn sie einen Abwesenheitsantrag stellen. In diesem Fall muss dem Formular am Ende ein Feld „Nutzerauswahl“ hinzugefügt werden, über das die Mitarbeitenden ihren Vorgesetzten auswählen können. Diese Eingabe kann dann zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden, um festzulegen, wer den Antrag genehmigen soll.
   
   
3. Als nächstes müssen wir unsere Automatisierung aufsetzen. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
4. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
   
   
5. Gib bei den Workflow-Einstellungen rechts den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
   
   
6. Klicke dann in der Mitte Deines Bildschirms auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
7. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll. Das ist das Formular, das Du in den ersten Schritten dieser Anleitung erstellt hast. Sobald Du beginnst, die Anfangsbuchstaben des Formularnamens einzutippen, werden Dir Formularvorschläge angezeigt. Wähle das richtige Formular aus.
   
   
8. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
   
   
9. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B., um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
   
   
10. Ergänze die Felder „Nutzer“ auf der rechten Seite. Du kannst damit beginnen, den Namen einzutippen, oder Du verwendest die magischen Variablen auf der linken Seite. In unserem Fall ist es sinnvoll, die magische Variable „Formularsender“ abzurufen, damit wir die Informationen in dessen Profil (z. B. Vorname, Nachname, usw.) in einem späteren Schritt verwenden können.
    
    
11. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
12. Wähle die Aktion „Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
13. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    a. Senden an – Du kannst die Formularantwort aus dem vorhergehenden Schritt als magische Variable verwenden, um eine Chat-Nachricht an den Formularsender zu senden.
    b. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein, z. B., um dem Sender für seine Formulareingabe zu danken und sie oder ihn über die nächsten Schritte zu informieren. Wir empfehlen außerdem, den Link zum eingesendeten Formular einzutragen, damit jederzeit auf die Eingabe zugegriffen werden kann.
    
    
14. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
    
    
15. Wähle die Aktion „Antwort eines Formulars abrufen“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    Wir werden die Person abrufen, die der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin im Formular als Vorgesetzte/n ausgewählt hat.
    
    
16. Wählen das Formular, aus dem Du eine Antwort abrufen möchtest. In diesem Beispiel möchten wir das Formular „Urlaubsantrag“ und die Antwort „Wer ist Dein Vorgesetzter“ abrufen, die Du in Schritt 1 definiert hast. Das Formular sollte am Ende ungefähr so aussehen:
    
    
    
    
17. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
18. Wähle die Aktion „Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
19. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    a. Senden an – Du kannst die „Formularantwort“ aus dem vorhergehenden Schritt als magische Variable verwenden, um eine Chat-Nachricht an den Vorgesetzten des Formularsenders zu senden.
    b. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein, z. B., um dem Vorgesetzten mitzuteilen, wo er die neue Anfrage finden kann (https://{subdomain}.beekeeper.io/tasks) und was erledigt werden muss.
    
    
20. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
21. Wähle die Aktion „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
22. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    a. Titel/Beschreibung der Aufgabe – gib den Titel und die Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder die magischen Variablen verwenden, um auf Felder aus vorangegangenen Schritten zu verweisen, z. B. den Formularnamen, den Zeitpunkt der Übermittlung, usw.
    b. Beantragt von – damit kannst Du die Anfrage im Namen des ausgewählten Nutzers senden. Wenn Du dieses Feld leer lässt, ist der Ersteller der Aufgabe der „Workflows-Automatisierungs-Bot“. In unserem Beispiel möchten wir, dass der Formularabsender den Status seiner Anfrage in der Aufgabenübersicht nachverfolgt, also wählen wir „Formularabsender“ als magische Variable.
    c. Genehmigende – Du kannst den Antrag einem bestimmten Nutzer zuweisen, indem Du ihn aus der Drop-down-Liste auswählst, oder Du verwendest die magischen Variablen „Formularantwort“, um den Nutzer aus dem vorhergehenden Schritt auszuwählen. In diesem Fall fügen wir den Vorgesetzten/die Vorgesetzte des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin als genehmigende Person hinzu und wählen darum „Formularantwort“. Es können bis zu 5 Genehmigende ausgewählt werden, entweder über die magischen Variablen oder indem Du die Namen der Genehmigenden direkt eintippst.
    
    
    
    
23. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
24. Wähle die Aktion „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    a. Eingereichtes Formular ­– Verwende magische Variablen, um das eingereichte Formular einzugeben.
    b. Profildaten des Senders – in diesem Feld kannst Du dem generierten PDF Senderinformationen hinzufügen: der vollständige Name und das Avatar-Bild des Nutzers erscheinen dann im PDF.
    c. Profildaten des Genehmigenden – in diesem Feld kannst Du dem generierten PDF Informationen des Genehmigenden hinzufügen: der vollständige Name, das Avatar-Bild und der Genehmigungsstatus (genehmigt oder abgelehnt) erscheinen dann im PDF.
    d. Seitenformat – wähle A4- oder Briefformat.
    e. Dateiname – Du kannst einen statischen Namen eingeben oder die magischen Variablen verwenden. Wenn Du das Feld leer lässt, wird als Dateiname die ID der Formulareingabe angezeigt. Wenn Du diese Datei in die Dokumentbibliothek hochladen willst, muss der Name der Datei einmalig sein.
    
    
    
    
25. Führe diese Aktion für beide Verzweigungen durch, für „genehmigt“ und „abgelehnt“.
    
    
26. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
27. Wähle die Aktion „Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
28. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    a. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
    b. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein. Je nachdem, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, sollte die Nachricht anders lauten.
    c. Anhänge – wähle aus den magischen Variablen „Generierter PDF-Dateischlüssel“ aus dem Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“, um der Chat-Nachricht das eingereichte Formular im PDF-Format anzuhängen. Dieses PDF zeigt den Benutzernamen und den Avatar des Formularsenders, die Benutzernamen und Avatare der Genehmigenden sowie den Genehmigungsstatus an.
    
    
29. Prüfe und speichere Deinen Workflow.
    
    Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.
    
    Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet
    
    Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben.
    
    
30. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
31. Aktiviere den Workflow. Das Formular sollte am Ende so aussehen: