Mitarbeiterempfehlungen via Formular

Bitte überprüfe auf unserer Firmen-Website, ob diese Funktionalität in Deinem Preispaket verfügbar ist.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du mithilfe von Beekeeper ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einrichten kannst. Die Informationen werden Dir dabei helfen, das Programm in Deinem Unternehmen zu kommunizieren sowie Mitarbeiterempfehlungen einzuholen und zu verwalten, damit Du offene Positionen schneller besetzen und Deine Teams damit entlasten kannst.

In diesem Artikel erfährst Du, ...

• wie man Mitarbeiterempfehlungen mithilfe von Formularen einholt und verwaltet. Dazu gehört:
  • Mitarbeiterempfehlungsformulare aufsetzen und die Eingaben verarbeiten
  • Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm im Unternehmen einführen und die Belegschaft darüber informieren
  • Verknüpfungen hinzufügen
  • Formulareingaben als Excel exportieren
  • Dokumente zur Dokumentbibliothek hinzufügen
  • Übersicht über Empfehlungen und über effektiv eingestellte Mitarbeitende behalten
    

Die ersten Schritte mit Beekeeper

Wenn Du neu bist bei Beekeeper, nimm Dir doch einen Moment Zeit, um Dich hier mit den Hauptfunktionen vertraut zu machen. Auch wenn Dein Unternehmen Beekeeper in erster Linie für Mitarbeiterempfehlungen nutzen möchte, ist es hilfreich, über die wichtigsten Punkte Bescheid zu wissen.

Um loszulegen, benötigen Deine Mitarbeitenden sicheren Zugang zur App. Dafür musst Du sie als Nutzer hinzufügen. Eine schnelle Anleitung dazu findest Du im Artikel Nutzer hinzufügen.

Wenn Du bereits ein Beekeeper-Admin-Profi bist, kannst Du gleich zum nächsten Abschnitt springen.

Mithilfe der Formularfunktion Mitarbeiterempfehlungen einholen

Mit Formularen kannst Du Fragen und Antworten Deiner Mitarbeitenden digital erfassen. Du kannst verschiedene Formulare für unterschiedliche Verwendungszwecke erstellen, z. B. um Mitarbeiterempfehlungen für offene Stellen einzuholen oder Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Fragen im Zusammenhang mit dem Empfehlungsprogramm zu stellen.

Wie Du neue Formulare aufsetzen kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

Gleich im Anschluss findest Du eine Vorlage, die Dir das Erstellen eines Mitarbeiterempfehlungsformulars erleichtern wird. Du kannst selbstverständlich auch Dein eigenes Formular anhand unserer Vorlage erstellen oder die Fragen so anpassen, dass sie die für Dein Unternehmen relevanten Informationen erfassen.

Wenn Du das Mitarbeiterempfehlungsformular direkt in Dein Konto hochladen möchtest, kannst Du die Formulare für HR-Marketplace-Integrationen direkt bei Deinem Customer Success Manager oder über unseren Support beantragen.

Sobald die gewünschten Formulare erstellt sind, können Deine Mitarbeitenden übers Handy oder über die Web-App darauf zugreifen. Du kannst ihnen in einer Chat-Nachricht oder Kampagne auch den Link zu einem bestimmten Formular schicken.

Eingereichte Formulare weiterverarbeiten

Sobald Deine Formulare aufgesetzt sind, kannst Du eine Reihe von Automatisierungen einrichten, mit denen Du festlegen kannst, was nach dem Einsenden eines Formulars passiert.

Indem Du im Admin-Bereich im Bereich Formulare auf „Eingabe verbinden“ klickst, können Formulareingaben automatisch an die richtigen Personen gesendet werden – als Beitrag in einem Stream, als Chat-Nachricht, als PDF an eine E-Mail-Adresse oder via WebHook an ein externes System. Auf diese Weise werden die zuständigen HR-Mitarbeitenden oder Vorgesetzten sofort über neue Empfehlungen benachrichtigt und können diese schnell bearbeiten.

Du kannst Deinen Mitarbeitenden auch eine automatische Antwort zukommen lassen, in der der Empfang des Formulars und die Prüfung der Empfehlung bestätigt wird. Richte dazu einfach einen Workflow ein, um eine persönliche Chat-Nachricht auszulösen, sobald ein Empfehlungsformular eines Mitarbeitenden eingeht.

Workflows ermöglichen es, gängige Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Hier erfährst Du mehr darüber, wie man Workflows aufsetzt.

Formulare für Mitarbeitende zugänglich machen

Sobald Deine Mitarbeiterempfehlungsformulare aufgesetzt sind und die Weiterleitung automatisiert wurde, ist es Zeit, die Formulare für Deine Mitarbeitenden zugänglich zu machen.

Dafür musst Du Dich mit dem Generieren von Links für Deine Formulare vertraut machen. Um einen Link zu generieren, klicke auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite des Formulars und wähle „Formular teilen“ aus.

Ankündigung des Mitarbeiterempfehlungsprogramms im Unternehmen 

Die Belegschaft informieren

Teile den Formularlink und stelle das Mitarbeiterempfehlungsprogramm in einem Stream-Beitrag, einer Bestätigungskampagne oder einer Chat-Nachricht vor.

Du könntest beispielsweise einen eigenen Stream rund um Mitarbeiterempfehlungen in Beekeeper aufsetzen, um offene Stellen unternehmensweit zu teilen. Stelle hier Dein Mitarbeiterempfehlungsprogramm vor, kündige offene Stellen an, verlinke relevante Formulare und vieles mehr, und ermögliche Deiner Belegschaft so einen zentralen Zugang zu Informationen rund um die Mitarbeiterrekrutierung.

Link als Verknüpfung hinzufügen

Um Dein Mitarbeiterempfehlungsformular für Deine Mitarbeitenden in der App zugänglich zu machen, füge es als Verknüpfungen hinzu. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, kopiere den Formularlink, gehe zu Toolbox → Verknüpfungen und erstelle eine neue Verknüpfung mit dem kopierten Link. Die ersten 8 Verknüpfungen, die Du hinzufügst, werden auf der Startseite im Widget für Verknüpfungen angezeigt.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von Verknüpfungen findest Du in diesem Artikel.

Das Formular per QR-Code teilen

Um das Formular per QR-Code zu teilen:

1. Gehe zur Formularliste im Admin-Bereich.
2. Klicke auf das Zahnradsymbol, fahre mit dem Mauszeiger über „Formular teilen“ und klicke dann auf „QR-Code erhalten“.
3. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn überall im Unternehmen.

Eine Kampagne aufsetzen

Wenn Du eine Bestätigung erhalten möchtest, dass Deine Mitarbeitenden Deine Nachricht gelesen haben, sende eine Kampagne. Kampagnen sind eine gute Möglichkeit, Dein Team über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu informieren, Teamleiter über offene Stellen zu benachrichtigen und Mitarbeitende daran zu erinnern, Kandidatinnen und Kandidaten aus ihrem Netzwerk zu empfehlen.

Sobald Du eine Kampagne eingerichtet hast, wird sie mit einer Push-Benachrichtigung versendet und erscheint im persönlichen Chat-Postfach des jeweiligen Empfängers. Die Empfänger müssen mit einem Klick bestätigen, dass sie die Nachricht erhalten haben, und Du kannst später bei allen nochmals nachfassen, die den Erhalt noch nicht bestätigt haben. Du kannst eine Kampagne an Deine gesamte Belegschaft oder an eine beliebige Kombination einzelner Gruppen senden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aufsetzen von Kampagnen findest Du in diesem Artikel.

Formulare per Chat teilen

Um einen Formularlink per Chat-Nachricht zu versenden:

1. Gehe zur Chat-Funktion und öffne einen Chat mit dem Mitarbeitenden, dem Du den Link senden möchtest.
2. Füge den Link ins Textfeld ein und sende die Nachricht.

Mehr zu Chats erfährst Du in diesem Artikel.

Formular auf der Startseite anzeigen

Um ein wichtiges Formular prominent auf der Startseite zu platzieren, kannst Du unser Widget für festgepinnte Beiträge verwenden. Wende Dich dafür an Deinen Customer Success Manager oder an unseren Support.

Formulareingaben exportieren

Du kannst die Formulareingaben in einer Excel-Datei herunterladen, um sie lokal auf Deinem Desktop zu speichern oder die Daten weiter zu verarbeiten. Um die Formulareingaben herunterzuladen:

• Gehe zum Admin-Bereich.
• Klicke in der linken Navigationsleiste auf Toolbox und dann auf Formulare.
• Klicke rechts in der Formularliste auf das Zahnradsymbol neben dem Formular, das Du exportieren möchtest, und dann auf „Ergebnisse exportieren“.

Dokumente zur Dokumentbibliothek hinzufügen

Du kannst Stellenbeschreibungen für offene Stellen und die internen Richtlinien für Mitarbeiterempfehlungen direkt in die Dokumentbibliothek hochladen, um Deinen Mitarbeitenden den Zugang zu diesen Ressourcen zu erleichtern.

Mehr zur Dokumentbibliothek erfährst Du in diesem Artikel.