Workflow-Beispiel: Urlaubsanträge

Problembeschreibung

Lara

• Teamleiterin F&B in einem großen Hotel
• Verantwortlich für die frühzeitige Planung von genügend Personal für Wochen mit hoher Auslastung
• Derzeitiger Prozess für Urlaubsanträge ist auf Papier

Lara ist manchmal frustriert, weil ...

• ... sie jede Woche 2 Stunden damit verbringt, die Urlaubsantragsformulare ihres Teams zu bearbeiten.
• ... die Bewilligung der Anträge und die Abwesenheitsplanung selbst bei rechtzeitig eingegangenen Anträge zu lange dauert.
• ... ungeplante Abwesenheiten Probleme bei der Einsatzplanung verursachen.

Prozess:

Workflow:

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. Gehe zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
   
   
2. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
   
   
   
3. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein. 
   
   
   
   
4. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
   
   
   
5. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
   
   
   
   
6. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll.
   
   
   
   
   
7. Klicke dann auf die „Aktion hinzufügen“.
   
   
   
   
8. Wähle die Aktion: „Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
   
   
   
9. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
   1. Beekeeper-Nutzer-ID – Gib die ID der Person ein, die die Chat-Nachricht erhalten soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite.
   2. Nachricht – Gib die Chat-Nachricht ein.
   3. Dateianhänge – Über die magischen Variablen kannst Du das eingereichte Formular im PDF-Format anhängen. Um das zu tun, muss zuerst der Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ hinzugefügt werden.
   
   
   
   
10. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
    
    
11. Wähle die Aktion: „Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
    
    
12. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    1. Beekeeper-Nutzer-ID — Du kannst eine statische Nutzer-ID eingeben oder eine Variable verwenden. In diesem Fall geben wir Laras ID ein, um ihr die Aufgabe zuzuweisen.
    2. Titel/Beschreibung — Gib den Titel und die Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder die magischen Variablen verwenden, um auf Felder aus vorangegangenen Schritten zu verweisen, z. B. den Formularnamen, den Zeitpunkt der Übermittlung usw.
    
    
    
    
13. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
14. Wähle die Aktion: „Eine Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
    2. Nachricht – Gib die Chat-Nachricht ein.
    3. Dateianhänge – Über die magischen Variablen kannst Du das eingereichte Formular im PDF-Format anhängen. Um das zu tun, muss zuerst der Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ hinzugefügt werden.
    
    
    
    
15. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.  
    
    
16. Wähle die Aktion: „Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
        
17. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    
    1. Zuweisen – Du kannst die Aufgabe einem bestimmten Nutzer zuweisen, indem Du ihn aus der Drop-down-Liste auswählst, oder Du verwendest die magischen Variablen, um den Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt auszuwählen. In diesem Fall weisen wir die Aufgabe Lara zu.
    2. Titel/Beschreibung – Gib den Titel und die Aufgabenbeschreibung ein. Du kannst einen statischen Text eingeben oder die magischen Variablen verwenden, um auf Felder aus vorangegangenen Schritten zu verweisen, z. B. den Formularnamen, den Zeitpunkt der Übermittlung usw. 
       
       
       
18. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
19. Wähle die Aktion: „Eine Chat-Nachricht senden“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    1. Senden an – Du kannst den Nutzer, für den die Nachricht bestimmt ist, auswählen oder eine magische Variable verwenden, die auf einen Nutzer aus einem vorhergehenden Schritt verweist. In diesem Beispiel möchten wir die Chat-Nachricht an den Nutzer senden, der das Formular eingereicht hat und wir werden sie/ihn anhand einer magischen Variable auswählen.
    2. Nachricht – gib die Chat-Nachricht ein.
    3. Dateianhänge – Über die magischen Variablen kannst Du das eingereichte Formular im PDF-Format anhängen. Um das zu tun, muss zuerst der Schritt „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“ hinzugefügt werden.
                                                                                       
       
       
20. Prüfe und speichere Deinen Workflow.
    Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist.
    Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet:
    
    
    
    Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, sind an einem roten X erkennbar und das entsprechende Feld auf der rechten Seite wird rot hervorgehoben:
    
    
    
    
21. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
    
    
22. Danach kannst Du den Workflow aktivieren.