Übersicht
SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die beispielsweise die Zusammenarbeit im Team unterstützt. SharePoint kommt in erster Linie als Dokumentenverwaltungs- und Dokumentenspeichersystem zum Einsatz und ermöglicht bei einer Integration mit Beekeeper, dass Deine Mitarbeitenden über die Beekeeper-App sofort Zugang zu Dokumenten erhalten.
Über die Beekeeper-Dokumentbibliothek können Mitarbeitende so Dateien bis max. 10 MB und in den Formaten png, jpg, gif, pdf, xls, xslx, doc, docx, ppt, und pptx durchsuchen und öffnen. Diese Integration ist außerdem so aufgebaut, dass Mitarbeitende auch ohne eine Microsoft-Lizenz auf Inhalte zugreifen und diese anzeigen können. Einmal von einem Administrator konfiguriert, können Mitarbeitende diese Dateien direkt auf ihren mobilen Geräten anzeigen, ohne sie herunterladen oder lokal speichern zu müssen!
Hinweis: Bitte überprüfe auf unserer Firmen-Website, ob diese Funktionalität in Deinem Preispaket verfügbar ist.
Anwendung
1) Auf Integrationsordner zugreifen
Integrationsordner sind durch das SharePoint-Logo neben dem Ordnersymbol erkennbar.
2) Nach Inhalten suchen
Alle Dateien und Unterordner des verknüpften SharePoint-Ordners sind in der Übersicht der Dokumentbibliothek sichtbar. Ein SharePoint-Label in der Navigationsleiste zeigt an, dass die Dateien aus einem Ordner von SharePoint stammen.
3) Dateien ändern
Ein Link zum gespiegelten SharePoint-Ordner hilft Dir, schnell Änderungen an Dateien und Ordnern in SharePoint vorzunehmen. Zusätzlich kannst Du die Konfiguration ändern, um Inhalte mit einem anderen Ordner in SharePoint zu verlinken. Nach dem Einrichten werden alle an einem Dokument in SharePoint vorgenommenen Änderungen automatisch im entsprechenden Dokument in Beekeeper übernommen, wodurch Mitarbeitende immer Zugriff auf aktualisierte Dokumente haben.
Häufig gestellte Fragen
1) Werden alle Dateien angezeigt?
Da die meisten gewerblichen Nutzer kein WLAN an ihrem Arbeitsplatz haben, müssen Dokumente schnell geladen werden können und dürfen ein privates Datenpaket nicht zu sehr beanspruchen. Aus diesem Grund ist die Dokumentbibliothek auf 10 MB pro Datei begrenzt. Größere Dateien werden in der Dokumentbibliothek nicht angezeigt. Die unterstützten Dateitypen sind: png, jpg, gif, pdf, xls, xslx, doc, docx, ppt, pptx. Dadurch wird sichergestellt, dass Nutzer die Dateien leicht auf ihren Smartphones lesen können. Dateien, die diese Bedingung nicht erfüllen, werden zwar weiterhin angezeigt, sind aber nicht zugänglich.
2) Werden die eigentlichen Dateien von SharePoint zu Beekeeper kopiert?
Nein. Die Integration macht das Dokument über einen Link sichtbar, der direkt zu SharePoint führt. Da die Integration selbst mit SharePoint verbunden ist, benötigen die Nutzer keine SharePoint-Lizenz, um auf Inhalte zugreifen zu können.
3) Was ist eine Marketplace-App?
Der Beekeeper-Marketplace bietet viele verschiedene Integrationen mit Systemen von Drittanbietern und andere eigenständige Erweiterungen für Beekeeper. Jede dieser Apps kann separat gekauft und installiert werden, um den Mehrwert von Beekeeper zu erhöhen und den Anwendungsbereich zu erweitern.
4) Können Dateien auch in die andere Richtung synchronisiert werden, also von Beekeeper zu SharePoint?
Nein. SharePoint bleibt das Hauptsystem. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Dateien doppelt geführt werden, und stellt sicher, dass Dokumente nur an einem Ort verwaltet werden können.
5) Was ändert sich für die Nutzer? Sehen sie, ob eine Datei oder ein Ordner aus SharePoint stammt?
Nutzer sehen keinen Unterschied zwischen Dokumenten, die in Beekeeper gespeichert sind oder von SharePoint angezeigt werden. Aber sie werden davon profitieren, dass sie immer die neueste Version eines Dokuments zur Hand haben.
6) Warum benötigt das Beekeeper-Token den Zugriff "Read All/Write All" auf SharePoint-Seiten und -Dateien, wenn Nutzer die auf Beekeeper eingestellten Dokumente nur lesen können?
Wir haben uns für eine Lösung entschieden, die die Dateien mit einem temporären Zugriff in Beekeeper auslagert, anstatt sie direkt durch unseren Dienst zu leiten. Dies ist ein viel effizienterer und schnellerer Weg, eine Integration zu implementieren, und weil es besonders wichtig ist, dass die Dokumente immer aktuell sind, haben wir uns bei der SharePoint-Integration für diese Option entschieden.
Damit wir diese Dateien auslagern können, müssen wir temporäre URLs generieren, damit diese Dateien in Beekeeper aufgelistet werden können (die URLs sind temporär, die Auflistung bleibt dann aber bestehen, damit die Nutzer diese Dateien lesen können). Das Bot-Konto in dieser Konfiguration ist eigentlich eher eine Anwendung, die wir benötigen, um die Verbindung zu SharePoint herzustellen. Dieser Bot/diese Anwendung implementiert die Auflistung von Ordnern oder Dateien in Beekeeper und macht sie über diese temporäre URL verfügbar.
Der Grund, warum dieser Bot/diese Anwendung so hohe Zugriffsberechtigungen benötigt, liegt darin, dass die Generierung von temporären URLs nur mit dem "Write All"-Zugriff möglich ist. Allerdings wurde dieser spezielle Bot/diese Anwendung gezielt für die SharePoint-Integration erstellt, ist nur mit Zugriff auf die Graph Library von Microsoft (in Deinem Konto) nutzbar und wird keine anderen Informationen als die von Dir bereitgestellten löschen, erstellen, verschieben oder auf sie zugreifen, da dieser Vorgang nicht im Bot/in der Anwendung implementiert wurde.
7) Welche Schritte werden vom Customer Success Manager durchgeführt, um die Verbindung einzurichten?
Der Customer Success Manager oder Customer Success Engineer richtet die Integration ein, indem die SharePoint-Anmeldedaten für die Webseite verwendet werden, von der Du Ordner und Dateien auf Beekeeper freigeben möchtest. Sie richten die Verbindung mit einer JSON-Datei ein, die die Anmeldedaten enthält. Wenn die Einrichtung abgeschlossen ist, kannst Du die Integrationsordner selbst erstellen.
Unsere CSMs und CSEs unterliegen einer besonderen vertraglich geregelten Geheimhaltungsklausel, da sie sensible Kundendaten bearbeiten. Daher sind die Daten, die Du mit ihnen teilst, im Rahmen ihrer Verantwortlichkeit geschützt. Das heißt, dass unser Bot nur Zugriffsrechte auf Informationen hat, die aus Ordnern stammen die Du ausgewählt hast. Es wurde keine andere Möglichkeit für den Bot implementiert, Informationen in SharePoint zu lesen oder zu schreiben. Der einzige Vorgang, den wir in der Integration implementiert haben, ist die Generierung temporärer URLs.
8) Warum müssen wir in Schritt 8 die Admin-Zustimmung für Beekeeper erteilen?
Unser Bot muss an die Microsoft-API andocken, damit er die temporären Links generieren kann, wie wir sie für die Integration implementiert haben. Da dies nur mit dem "Write All"-Zugriff möglich ist, gibt es zu diesem Schritt keine Alternative. Wie oben jedoch auch erwähnt, sind die einzigen „Rechte“ (auch von Microsoft auf dem Screenshot auf Seite 8 erwähnt), die auf der Beekeeper-Seite für diesen Bot implementiert sind, temporäre URLs pro Datei oder Ordner zu generieren — der Bot/die Anwendung ist nicht in der Lage, etwas anderes zu tun.
Aus der Dokumentation der Microsoft Graph API: Wenn Du die Microsoft Graph Security API aus einer benutzerdefinierten oder eigenen Anwendung aufrufst, muss der Azure AD-Tenant-Administrator Deiner Anwendung explizit die Zustimmung erteilen. Dies ist sowohl für die Berechtigung auf Anwendungsebene als auch für die vom Benutzer delegierte Berechtigung erforderlich.
9) Gibt es Berichte oder Protokolle, aus denen leicht ersichtlich ist, wann und von wem auf ein Dokument innerhalb der nativen Dokumentbibliothek von Beekeeper und den freigegebenen Dokumentenordner von SharePoint zugegriffen wurde?
Da wir die freigegebenen SharePoint-Ordner und -Dateien nicht auf unseren Servern speichern, gibt es derzeit keine Möglichkeit für Berichte oder Protokolle, aus denen hervorgeht, wann und von wem auf ein Dokument innerhalb der Beekeeper-Dokumentbibliothek zugegriffen wurde.
10) Welche Technologie und Steuerung wird verwendet, um die sichere Dateifreigabe für die SharePoint-Anmeldeinformationen zu generieren?
Wir verwenden die sichere Cloud-Management-Software Box, damit Du eure SharePoint-Anmeldedaten mit uns teilen kannst. Box wendet strenge Datenschutz- und Branchen-Compliance-Anforderungen an.
11) Wie können wir die SharePoint-Integration nutzen, wenn Microsoft kein Multiplexing zulässt?
Der Dienst, den Microsoft mit SharePoint anbietet, ist die Verwaltung einer Ordnerstruktur und die Ansicht dieser Ordnerstruktur, letzteres wird auch von Beekeeper angeboten. Mit dieser SharePoint-Integration übertragen wir Daten, die Deinem Unternehmen gehören (nicht Microsoft). Da wir kein Frontend zur Nutzung von SharePoint-Funktionen innerhalb der Beekeeper-Umgebung bereitstellen, kommt Multiplexing nicht zum Tragen.
12) Wir geben die DriveID mit der Integration frei. Würde das nicht bedeuten, dass jede Drittpartei eine statische URL verwenden könnte, um auf jeden Ordner zuzugreifen, der zu diesem Laufwerk gehört?
Nein. Um Zugriff auf die SharePoint-Daten (Dateien und Ordner) zu erhalten, muss ein Nutzer über ein Konto mit allen erforderlichen Berechtigungen in SharePoint verfügen. Über die DriveID zu verfügen, gewährt nicht automatisch Zugriff auf die Dateien und Ordner.
Wenn Du weitere Fragen hast, setze Dich mit Deinem Customer Success Manager in Verbindung oder reiche eine Anfrage unten ein.
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