Formulare Light

Übersicht zu Formulare Light

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion veraltet ist und nur noch für einige ältere Beekeeper-Preispakete relevant sein kann.

Mit Formularen Light kannst Du 1 Formular erstellen und so einen gängigen Arbeitsablauf digitalisieren.

Gewerbliche Mitarbeitende können digitale Formulare direkt an den zuständigen Vorgesetzten übermitteln, wodurch papierlastige Abläufe überflüssig werden. Die Vorgesetzten können die digitalisierten Informationen anschließend mühelos bearbeiten.

Sobald das Formular erstellt wurde, kann es zu Deinen Verknüpfungen hinzugefügt oder als Link in Streams, Chats oder Kampagnen verwendet werden.

Jedes eingereichte Formular kann an Streams, Chats oder als PDF an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet oder mit einem WebHook verbunden. Wenn Du die Formulareingaben an einen externen Bestimmungsort senden möchtest, z. B. an ein Google Sheet, kannst Du das mithilfe von Zapier tun.

Das Ausfüllen von Formularen kann auch unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden, da der Ablauf automatisch auf dem Gerät des Nutzers zwischengespeichert wird.

Da viele der Checklisten, die unsere Kunden digitalisieren möchten, Bilder oder schriftliche Anweisungen enthalten, ist es Admins nun möglich, solche an das digitalisierte Formular anzuhängen. Zu den möglichen Formaten gehören PDF, jpeg oder png.

Durch ein Upgrade zur vollen Formularfunktion, kannst Du mehr als nur ein Formular erstellen. Setze Dich bei Interesse bitte direkt mit Deinem Customer Success Manager in Verbindung oder reiche unten eine Anfrage ein.

Wie erstelle ich ein Formular?

1. Gehe zum Admin-Bereich und klicke in der seitlichen Navigationsleiste auf Toolbox, dann auf Formulare.
   
   
   
2. Klicke auf „Neu hinzufügen“.
   
   
3. Gib dem Formular einen Titel.
4. Formuliere Deine erste Frage und die Beschreibung und wähle das Feldformat aus.
5. Um weitere Fragen, Informationsfelder, Bilder oder Datumsfelder hinzuzufügen, klicke auf das „+“-Zeichen. Bilder können eine maximale Größe von 10 MB aufweisen.
   
   
   
6. Du kannst einem Formularfeld auch Instruktionen im PDF-Format oder Bilder (jpeg and png) anhängen.
   
   
   
7. Klicke auf „Speichern“ und dann auf „Formular teilen“.
   
   
8. Um einen QR-Code zu teilen, der direkt zu Deinem Formular führt, gehe zurück zur Liste Deiner Formulare, klicke auf das Zahnradsymbol rechts außen und wähle „QR-Code erhalten“.
   
   
   
9. Erstelle eine neue Verknüpfung und füge den Link ein, den Du eben kopiert hast.
   
10. Je nachdem, wohin das eingereichte Formular gesendet werden soll, klicke auf „Eingaben verbinden“ und sende es als PDF an eine E-Mail-Adresse, an einen Chat oder einen Stream oder verbinde es mit einem WebHook.
    
    
    
    
    
    
    
    
    

Wie kann ich ein Formular mit Zapier verbiden?

Beekeeper-Formulare können mittels WebHooks Ereignisse auslösen, sobald ein Formular eingereicht wird. Ein Ereignis kann z. B. sein, alle Formularangaben in einer Tabelle zu erfassen oder die Angaben per E-Mail an eine bestimmte Person zu schicken. Entdecke die unzähligen Möglichkeiten von Zapier hier.

Für diesen Anwendungsfall einen WebHook zu erstellen, ist ziemlich einfach.

1. Erstelle in Zapier den Auslöser „Catch Hook“ mit Webhooks by Zapier. Folge den Anweisungen des Web-Assistenten und kopiere anschließend die Custom WebHook URL in Deine Ablage.
   
   
   
   
2. Wähle in Beekeeper unten auf der Seite „WebHook festlegen“.
   
   
   
   
3. Füge die kopierten Custom WebHook URL ins Eingabefeld ein und klicke auf Speichern.
   
   
   
   
4. Besuche diesen Help-Center-Artikel, um den Vorgang abzuschließen.

Wie kann ich die übermittelten Daten in einer Worker Bee sehen?

Du kannst die übermittelten Daten entweder unter dem in Schritt 8 erstellten Link finden oder Du kannst die Daten direkt einer Worker Bee hinzufügen, um die Daten an einen Stream oder Chat zu senden. Dazu sind die folgenden Schritte nötig:

1. Erstelle einen Test-Stream.
2. Erstelle eine Worker Bee und schreibe {{data}} in das Worker Bee Textfeld. Richte es so ein, dass die Daten an Deinen Test-Stream geleitet werden.
3. Fülle das Formular über Dein Smartphone aus. Die Formfeld-IDs sehen anschließend folgendermaßen aus:
   
   
   

Um die Worker Bee übersichtlich zu gestalten, gehe zum Text der Worker Bee und:

1. Füge den Platzhalter {{mention_actor}} hinzu, um den Übermittler zu kennzeichnen.
2. Füge den Platzhalter {{submission_link}} hinzu, um den Link zum eingesendeten Formular zu erhalten.
3. Füge {{data_fieldID_value}} hinzu und ersetze „fieldID“ durch die lange Reihe von Zahlen und Buchstaben. Wiederhole diesen Schritt für alle Felder, die Du in Deiner Worker Bee anzeigen möchtest.
   
   Aus dem Beispiel oben müsstest Du diese Reihe {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_value}} in den Text der Worker Bee schreiben, um die Antwort „Telefon, E-Mail“ zu erhalten, oder {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_value}}, um „Das ist ein Test“ als Antwort zu erhalten.
   
   
4. Füge {{data_fieldID_label}} hinzu, um das jeweilige Feldformat für die Fragen auf dem Formular zu erhalten. Wiederhole diesen Schritt für alle Felder, die Du in Deiner Worker Bee anzeigen möchtest.
   
   Aus dem Beispiel oben müsstest Du diese Reihe {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_label}} in den Text der Worker Bee schreiben, um das Feldformat „Mehrfachauswahl“ zu erhalten, oder {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_label}}, um das Feldformat „Langer Text“ zu erhalten.
   
   
5. Ändere nun den Bestimmungsort von Deinem Test-Stream zu dem Ort, an den die eingereichten Formulare geleitet werden sollen.
   
   
   
   
6. Speichere und aktiviere die Worker Bee.
   
   
7. Jetzt nur noch das Formular ausfüllen 🎉

Wie exportiere ich eingereichte Formulareingaben mit Excel?

Um Formulareingaben mit Excel zu exportieren:

1. Gehe im Admin-Bereich zu Deiner Liste von Formularen.
2. Klicke rechts außen auf das Zahnrad-Symbol des Formulars, von dem Du die Eingaben exportieren willst.
3. Klicke auf „Ergebnisse exportieren“.