Dies ist eine schrittweise Anleitung, wie du Zapier nutzen kannst, um die Aktion nach dem Absenden eines Formulars in Beekeeper anzupassen. In diesem speziellen Fall geben wir die Formulardaten zusammen mit den Daten des Formularübermittlers in eine Google Tabellen-Tabelle ein.

Voraussetzungen

• Ein Abonnement für die Ops-Suite mit einem ausgewählten Formular, um diesen Workflow zu erstellen (siehe unsere Dokumentation hier).
• Für ein kostenpflichtiges Premium-Zapier-Konto sind die Webhooks-Funktion und Multi-Step-Zaps erforderlich
• Ein Konto beim Zieldienst (hier verwenden wir Google Sheets)

Anleitung

Für dieses Setup verwenden wir das PTO-Formular für Vorlagenanfragen. Dieser gesamte Vorgang erfordert mehrere Schritte. Befolge jedoch die Screenshots in diesem Handbuch, und du kannst deinen neuen Workflow in kürzester Zeit ausführen.

Schritt 1: Generiere eine Webhook-URL in Zapier und Testdaten

1.) Melde dich bei Zapier an und erstelle einen Zap mit Webhooks von Zapier und Google Tabellen. Dabei lautet die Aktion für Webhooks Catch Hook und die Aktion für Google Tabellen Tabellenzeile erstellen.

Wir werden zu gegebener Zeit einen Schritt dazwischen hinzufügen, der einen Nutzer von Beekeeper abruft, aber im Moment wird dies ausreichen, um loszulegen.

2.) Nach Auswahl von Zap verwenden solltest du zur Seite App & Ereignis auswählen mit einer benutzerdefinierten Webhook-URL weitergeleitet werden. Kopiere diese URL und teile sie dem Support-Team mit, das dich bei der Formulareinrichtung unterstützt.

Dein Support-Team erstellt das Formular dann auf deinem Tenant, verbindet es mit dem Zap, den du gerade erstellst, und gibt dir über dein Mobilgerät Zugriff auf das Formular. Wenn du ein Formular mit Vorlagen verwendest, sollte dies weniger als einen Tag dauern, kann jedoch etwas länger dauern, wenn das Formular benutzerdefiniert ist.

[Hinweis: Formulare können nur auf Mobilgeräten angezeigt werden. Melde dich daher bei deinem Mobilgerät an und sieh dir das Formular in deinem Formular-Abschnitt deiner Navigationserweiterungen an. Nach erfolgreicher Einrichtung des Zapier-Workflows kannst du die Berechtigungen dieser Erweiterung anpassen.]

3.) Sobald der Support bestätigt hat, dass er das Formular auf deinem Tenant erstellt hat, öffne das Formular über dein Mobilgerät und erstelle eine Musterübermittlung.

4.) Wenn du auf Senden geklickt hast und die Schaltfläche Fertig siehst, kehre zu Zapier zurück und klicke auf Weiter und dann auf Testauslöser. Dieser sollte mit Daten aus dem gerade übermittelten Formular gefüllt und im untenstehenden Screenshot angezeigt werden. Klicke auf Weiter und fahre mit Schritt 2 fort!

Schritt 2: Nutzerinformationen von Beekeeper abrufen

Während das von uns verwendete PTO-Formular Informationen zu dem Nutzer anfordert, der es gesendet hat, müssen manchmal andere Informationen zu diesem Nutzer angezeigt werden, z. B. Nutzername, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder andere wichtige Informationen aus Beekeeper.

1.) Um diese Informationen abzurufen, fügen wir dem Zap einen weiteren Schritt hinzu, indem wir auf die Plus-Schaltfläche zwischen den vorhandenen Zap-Stufen klicken. Wähle die Beekeeper-App und dann die Option Nutzer finden.

2.) Klicke auf Weiter und wähle deinen Tenant aus, falls dieser bereits verbunden ist, oder klicke auf die Schaltfläche Neues Konto hinzufügen , um deinen Beekeeper-Tenant zu verbinden. Dazu musst du einen Bot erstellen, falls du dies noch nicht getan hast.

3.) Fahre mit dieser Seite fort und sieh dir das Fenster Nutzer anpassen an. Hier gibt es ein erforderliches Feld namens Suchabfrage. Klicke dazu auf die Dropdown-Liste und du siehst alle Felder, die für die Suche verfügbar sind. Wähle das Feld Nutzlast eingereicht von aus und klicke auf Weiter, um die Daten zu testen.

4.) Sobald der Test ausgeführt wurde, sollten die Beekeeper-Profilinformationen des Formularübermittlers abgerufen werden. Wenn dies erfolgreich war, solltest du direkt zur Zeile Tabellenreihe in Google Tabellen erstellen gelangen und Schritt 2 dieses Workflow-Setups abschließen!

Schritt 3: Auffüllen von Google Tabellen mit Formular- und Nutzerdaten

Um den gesamten Workflow abzuschließen, müssen wir diese gesammelten Daten endgültig in die Zieltabelle eingeben. Dies setzt voraus, dass du bereits ein Google-Konto mit einer Google-Tabelle hast, wo du die Daten aufzeichnen möchtest. Verwende Zeile 1, um zu definieren, was von Zapier wie unten gezeigt importiert wird, und obwohl im Formular viel mehr Daten aufgenommen werden, fülle ich in dieser exemplarischen Vorgehensweise nur 4 Felder in der Google-Tabelle aus, wie unten dargestellt. Nutze diese Gelegenheit, um herauszufinden, welche Daten für die Erfassung wichtig sind!

Wir werden den Webhook zum Ausfüllen von Typ und Stunden und die Beekeeper-Benutzersuche zum Ausfüllen von Nutzername und Nachname verwenden.

1.) Klicke auf den Schritt in Google Tabellen Tabellenreihe erstellen und wechsle auf die Seite Konto auswählen. Verwende das Dropdown-Menü Google Tabellen-Konto und wähle dein Google-Konto aus (oder verbinde es), wo du die Einreichungstabelle erstellt hast.

2.) Klicke auf Weiter und verwende in der Tabelle anpassen-Reihe die Dropdown-Listen Tabelle und Arbeitsblatt, um auch die richtige Tabelle und die richtige Seite für die Pipe-Daten auszuwählen.

3.) Nachdem du die Tabelle und das Arbeitsblatt ausgewählt hast, die bzw. das du füllen möchtest, sollte die Seite aktualisiert werden und eine Liste der Überschriften enthalten, an die du Daten senden kannst!

4.) Für jede dieser Dropdown-Listen hast du die Möglichkeit, Daten aus dem Schritt Catch Hook or the Nutzer finden in Beekeeper auszuwählen, die in die Formularzeile aufgenommen werden sollen. Hier ziehe ich den Nutzernamen und den Nachnamen aus dem Schritt "Nutzer in Beekeeper suchen" und "Typ und Stunden" aus dem Schritt "Catch Hook".

5.) Nachdem du die Felder wie gewünscht zugeordnet hast, klicke auf Weiter und dann auf Test & Weiter. Überprüfe deine Tabelle und stelle sicher, dass die Daten korrekt ausgefüllt wurden!

6.) Sobald der letzte Test abgeschlossen ist, sollte eine Option angezeigt werden, die besagt: Zap ist bereit - jetzt schalte es ein! und wenn du diesen Workflow live schalten möchtest, drücke die Taste und passe die Berechtigungen in Beekeeper für die Navi-Erweiterung an!

Du solltest jetzt fertig sein. Wenn du jedoch Fragen, Kommentare oder Bedenken hast, wende dich bitte an deinen CSM, CSE oder an support@beekeeper.io.

Andere Verwendungen für mit Webhook verbundene Formulare

Nachdem du den vollständigen Workflow eines mit Webhook verbundenen Formulars verstanden hast, kann der letzte Schritt mit den verbundenen Apps von Zapier an jeden gewünschten Anwendungsfall angepasst werden!

Hier haben wir Google Sheets verwendet, aber Zapier bietet eine Microsoft Office 365-Integration, die eine direkte Verbindung zu Excel herstellen kann, eine Gmail-Integration, die eine E-Mail mit Informationen zum Senden von Formularen versenden kann, und sogar eine Twitter-Integration, die das Senden von Formularen twittern kann, wenn du möchtest.