Einführung

SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die beispielsweise die Zusammenarbeit im Team unterstützt. SharePoint kommt in erster Linie als Dokumentenverwaltungs- und Dokumentenspeichersystem zum Einsatz und ermöglicht bei einer Integration mit Beekeeper, dass Deine Mitarbeitenden über die Beekeeper-App sofort Zugang zu Dokumenten erhalten.

Über die Beekeeper-Dokumentbibliothek können Mitarbeitende so Dateien bis max. 10 MB und in den Formaten png, jpg, gif, pdf, xls, xslx, doc, docx, ppt, und pptx durchsuchen und öffnen. Diese Integration ist außerdem so aufgebaut, dass Mitarbeitende auch ohne eine Microsoft-Lizenz auf Inhalte zugreifen und diese anzeigen können. Einmal von einem Administrator konfiguriert, können Mitarbeitende diese Dateien direkt auf ihren mobilen Geräten anzeigen, ohne sie herunterladen oder lokal speichern zu müssen!

Überblick

In diesem Artikel werden die für die Integration erforderlichen Schritte sowohl von der Microsoft-Seite als auch von der Beekeeper-Seite aufgezeigt. Dieser Vorgang erfordert den Austausch von Anmeldeinformationen zwischen Dir und dem CSM oder CSE von Beekeeper. Solltest Du also zu irgendeinem Zeitpunkt Unterstützung benötigen, kannst Dich jederzeit an Deinen CSM oder an support@beekeeper.io wenden.

 

Der Vorgang ist in drei Schritte eingeteilt:

Wir beginnen mit der Autorisierung der Beekeeper-App in Azure Active Directory, damit eine Verbindung zwischen eurer Beekeeper-Dokumentbibliothek und SharePoint hergestellt werden kann .

Dann zeigen wir Dir, wie Du die richtigen IDs für Deine spezifische SharePoint-Seite abrufen kannst. Dazu benötigen wir etwas Hilfe vom Microsoft Graph Explorer, auf den wir später noch eingehen werden.

Schließlich konfigurieren wir Deine spezifische SharePoint-Seite so, dass sie für die Beekeeper-Plattform lesbar ist, und damit Deine Mitarbeitenden nahtlos darauf zugreifen können.

Die drei oben genannten Schritte sind alle darauf ausgerichtet, die erforderlichen Anmeldeinformationen für eine erfolgreiche Integration zu generieren. Diese Anmeldeinformationen sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst und dienen als Vorlage für diese Integration.

 

Vorlage für Anmeldeinformationen

Parameter	Wert
Basis-URL
Anwendungs-ID (Client-ID)
Verzeichnis-ID (Mandanten-ID)
Anwendungsgeheimnis
DriveID
SiteID
DriveItemID
Beekeeper-Ordner-ID

 

App-Registrierung in Azure Active Directory

Und so funktioniert's

Die SharePoint-Integration benötigt ein Token, um eine Web-API im eigenen Namen (nicht im Namen eines Benutzers) aufzurufen. Sie verwendet die Standardzuweisung für Clientanmeldeinformationen von OAuth 2.0.

Für Anwendungen, die ein Token für ihre eigenen Identitäten abrufen, gilt Folgendes:

• Es sind vertrauliche Clientanwendungen. Diese Apps müssen angesichts der Tatsache, dass sie unabhängig von Benutzern auf Ressourcen zugreifen, ihre Identität nachweisen. Es sind außerdem eher sensible Apps. Sie müssen von den Azure Active Directory (Azure AD)-Mandantenadministratoren genehmigt werden.
• Sie haben bei Azure AD ein Geheimnis registriert (Anwendungskennwort oder Zertifikat). Dieses Geheimnis wird während des Aufrufs an Azure AD zum Abrufen eines Tokens übergeben.

Schritte zur Einrichtung der App

1. Melde Dich bei Deinem Microsoft 365 Admin Center an und wähle Azure Active Directory aus dem Hauptmenü aus.

2. Wähle danach im Azure Directory Admin Center Azure Active Directory aus dem Hauptmenü und App-Registrierung aus dem Untermenü.

3. Klicke dann auf Neue Registrierung.

4. Weise der SharePoint-Integration einen eindeutigen Namen zu. Wähle die Option Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis (irgendein Azure-AD-Verzeichnis — mehrinstanzenfähig) für Unterstützte Kontotypen aus. Es ist kein Wert für Redirect URL erforderlich. Klicke anschließend auf Registrieren.

5. Merke Dir die Werte für die Anwendungs-ID (Client-ID) und die Verzeichnis-ID (Mandanten-ID). Diese Werte werden bei der Konfiguration der Integration innerhalb von Beekeeper benötigt! Klicke auf API-Berechtigungen anzeigen.

Benutze die Anwendungs-ID (Client-ID) und die Verzeichnis-ID (Mandanten-ID), um die Vorlage für die Anmeldeinformationen auszufüllen.

Anwendungs-ID (Client-ID)	8abb5250-fccf-4608-aa4a-c563d5aa0769
Verzeichnis-ID (Mandanten-ID)	9cadc3c2-7c83-4ca8-a506-73d2ee0e2cbc

 

6. Klicke auf Berechtigung hinzufügen und wähle Microsoft Graph.

7. Klicke auf Anwendungsberechtigungen (Application permissions) und wähle die folgenden Berechtigungen aus der Liste aus:

- Files
    - Files.Read.All
    - Files.ReadWrite.All
- Sites
    - Sites.Read.All

8. Klicke anschließend auf Administratorzustimmung für … (Grant admin consent for …). Diese Einstellungen stellen sicher, dass im Vergleich zum normalen OAuth-Fluss keine Genehmigung durch einen bestimmten Nutzer erforderlich ist.

9. Wähle Zertifikate & Geheimnisse aus dem Menü aus.

10. Klicke auf Neuer geheimer Clientschlüssel. Gib eine optionale Beschreibung des Geheimnisses und eine Dauer ein.

11. Kopiere diesen Wert jetzt in Deine Ablage, weil der Schlüssel später nicht mehr abgerufen werden kann! Der Schlüssel wird bei der Konfiguration der Integration innerhalb von Beekeeper benötigt.

Anwendungsgeheimnis

WKQ8h1MCW5z_c4JxsbfVAJ.m8~_3-P~x29

 

Diese 11 Schritte sollten die folgenden ersten 3 Felder erfolgreich generiert haben.

Anwendungs-ID (Client-ID)	8abb5250-fccf-4608-aa4a-c563d5aa0769
Verzeichnis-ID (Mandanten-ID)	9cadc3c2-7c83-4ca8-a506-73d2ee0e2cbc
Anwendungsgeheimnis	WKQ8h1MCW5z_c4JxsbfVAJ.m8~_3-P~x29

 

SharePoint-SiteIDs abrufen

Und so funktioniert's

Unter Verwendung eures Office-360-Logins, der URL Deines Unternehmens und des vorgesehenen SharePoint-Seitennamens werden wir den Microsoft Graph Explorer verwenden, um die SiteID, die FolderID und die DriveItemID für eure spezifische SharePoint-Seite abzurufen. Wir werden diese Werte in die Vorlage für die Anmeldeinformationen übertragen. 

 

Einrichtungsschritte

1. Um eure Basis-URL abzurufen, melde Dich zuerst bei SharePoint an und navigiere zu eurer Homepage. Eure Basis-URL ist der Teil der URL, der hervorgehoben ist.

Basis-URL

bkprpartners.shaerpoint.com

 

2. Öffne einen Webbrowser mit der URL  https://developer.microsoft.com/graph/graph-explorer, um den Graph Explorer zu öffnen und Dich anzumelden.

3. Über die URL https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/<URL>:/sites/<Site Name>?expand=drive erhältst Du die SiteID und DriveID. 

Hinweis: Ändere die URL und den Namen der angeforderten Seite in der URL!

Beispiel:

https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/beekeeperpartners.sharepoint.com:/sites/Testsite-1?expand=drive

 

SiteID	bkprpartners.sharepoint.com,a380090f-4863-460a-949b-7206f1094203,3a3e5a7f-8c14-4b89-9d92-faa64231b9dc
DriveID	b!DwmAo2NICkaUm3IG8QlCA39aPjoUjIlLnZL6pkIxudw0J_Zc6UmsTJBHbfxUAw2j

 

4. Rufe die DriveItemID mit der soeben erworbenen DriveID und dem Pfad zu dem gewünschten Ordner ab, den Du für die Integration mit Beekeeper verbinden möchtest.

https://graph.microsoft.com/v1.0/drives/<DriveId>/root:/<Path to folder>

Hinweis: Ändere die URL und den Namen der angeforderten Seite in der URL!

Beispiel:

https://graph.microsoft.com/v1.0/drives/b!xrH_F8VeqkmhqXgtL7YFXJM_ynj7unNEjM43g93Vjg9htGz8yO8ITp2kCiTy0AJT/root:/sharepoint-test-data/Projekt-B

 

DriveItemID

01Q7BYIEJNQYI2B7VQPJCZYBJCMJTA4TXX

Diese 4 Schritte sollen die 4 unten aufgeführten Werte für die Vorlagenfelder generiert haben.

Basis-URL	bkprpartners.shaerpoint.com
SiteID	bkprpartners.sharepoint.com,a380090f-4863-460a-949b-7206f1094203,3a3e5a7f-8c14-4b89-9d92-faa64231b9dc
DriveID	b!DwmAo2NICkaUm3IG8QlCA39aPjoUjIlLnZL6pkIxudw0J_Zc6UmsTJBHbfxUAw2j
DriveItemID	01Q7BYIEJNQYI2B7VQPJCZYBJCMJTA4TXX

 

Externe Freigabe von SharePoint für die Beekeeper-App ermöglichen

Melde Dich dazu beim SharePoint Admin Center an und wähle im Hauptmenü die Option Aktive Websites aus. Wähle in der Liste der verfügbaren Seiten die gewünschte Seite aus und klicke auf Freigabe. Wiederhole diesen Konfigurationsschritt für jede benötigten Seite.

 

Damit hast Du die Einrichtung der App abgeschlossen!

Wenn Du mehr über das Einrichten von Apps von der Microsoft-Seite er erfahren möchtest, empfehlen wir die folgenden Ressourcen:

• Übersicht über die Microsoft Identity Platform
• Details zur App-Registrierung

Einrichten in Beekeeper

In diesem letzten Schritt generieren wir die Beekeeper-Ordner-ID und ergänzen die Anmeldeinformationen in der Vorlage. Sobald die Anmeldeinformationen vollständig ausgefüllt sind, kontaktiere bitte Deinen CSM/CSE oder schreibe eine E-Mail an support@beekeeper.io, um die Verbindung zu aktivieren.

1) SharePoint-Integration kaufen und aktivieren

Da es sich hierbei um ein Marketplace-Add-on handelt, wende Dich bitte an Deinen Customer Success Manager oder an support@beekeeper.io, um Dich über Preise und Möglichkeiten zu informieren.

2) Einen Integrationsordner erstellen

Erstelle im Admin-Bereich in Deiner Dokumentbibliothek einen Integrationsordner, indem Du auf "Neu hinzufügen" klickst und danach "Integrationsordner erstellen" wählst.

3) Eine Verbindung zu SharePoint einrichten

Dieser Schritt wird einmalig während der Ersteinrichtung durchgeführt und beinhaltet die Auswahl der Verzeichnisse, die ihr euren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen möchtet. Da es sich hierbei um eine Marketplace-App handelt, wende Dich bitte an Deinen Customer Success Manager oder an support@beekeeper.io, um die Ersteinrichtung aufzusetzen. 

Sobald dies geschehen ist, verwende die Integrations-Ordner-ID aus der URL, um den gewünschten Ordner auszuwählen.

4) Zugriffsberechtigungen festlegen

Konfiguriere den Ordner schließlich mit dem gewünschten Namen, dem übergeordneten Ordner und den Zugriffseinstellungen.

5) Die Beekeeper-Ordner-ID generieren

Sobald der Integrationsordner in der Dokumentbibliothek erscheint, klicke in den Ordner. Kopiere den Wert aus der URL, der nach "documents/" steht und füge ihn der Vorlage für die Anmeldeinformationen hinzu.

Beekeeper-Ordner-ID

ebecfec2-cd76-45ab-9325-cda697e45f58

 

Nachdem die Vorlage für die Anmeldeinformationen nun vollständig ist, wende Dich an Deinen CSM/CSE oder an support@beekeeper.io. Dort wird ein sicherer Dateitransfer erstellt, damit Du die Anmeldeinformationen ohne Risiko teilen kannst.

Verwende bitte das folgende Beispiel, um das Format der erhaltenen IDs zu überprüfen:

Beispiel einer ausgefüllten Vorlage für die Anmeldeinformationen

Parameter	Wert
Basis-URL	bkprpartners.sharepoint.com
Anwendungs-ID (Client-ID)	8abb5250-fccf-4608-aa4a-c563d5aa0769
Verzeichnis-ID (Mandanten-ID)	9cadc3c2-7c83-4ca8-a506-73d2ee0e2cbc
Anwendungs-geheimnis	WKQ8h1MCW5z_c4JxsbfVAJ.m8~_3-P~x29
DriveID	b!DwmAo2NICkaUm3IG8QlCA39aPjoUjIlLnZL6pkIxudw0J_Zc6UmsTJBHbfxUAw2j
SiteID	bkprpartners.sharepoint.com,a380090f-4863-460a-949b-7206f1094203,3a3e5a7f-8c14-4b89-9d92-faa64231b9dc
DriveItemID	01Q7BYIEJNQYI2B7VQPJCZYBJCMJTA4TXX
Beekeeper-Ordner-ID	ebecfec2-cd76-45ab-9325-cda697e45f58

 

Anwendung

1) Auf Integrationsordner zugreifen

Integrationsordner sind durch das SharePoint-Logo neben dem Ordnersymbol erkennbar.

2) Nach Inhalten suchen

Alle Dateien und Unterordner des verknüpften SharePoint-Ordners sind in der Übersicht der Dokumentbibliothek sichtbar. Ein SharePoint-Label in der Navigationsleiste zeigt an, dass die Dateien aus einem Ordner von SharePoint stammen. 

3) Dateien ändern

Ein Link zum gespiegelten SharePoint-Ordner hilft Dir, schnell Änderungen an Dateien und Ordnern in SharePoint vorzunehmen. Zusätzlich kannst Du die Konfiguration ändern, um Inhalte mit einem anderen Ordner in SharePoint zu verlinken. Nach dem Einrichten werden alle an einem Dokument in SharePoint vorgenommenen Änderungen automatisch im entsprechenden Dokument in Beekeeper übernommen, wodurch Mitarbeitende immer Zugriff auf aktualisierte Dokumente haben.

Häufig gestellte Fragen

1) Werden alle Dateien angezeigt?

Da die meisten gewerblichen Nutzer kein WLAN an ihrem Arbeitsplatz haben, müssen Dokumente schnell geladen werden können und dürfen ein privates Datenpaket nicht zu sehr beanspruchen. Aus diesem Grund ist die Dokumentbibliothek auf 10 MB pro Datei begrenzt. Größere Dateien werden in der Dokumentbibliothek nicht angezeigt. Die unterstützten Dateitypen sind: png, jpg, gif, pdf, xls, xslx, doc, docx, ppt, pptx. Dadurch wird sichergestellt, dass Nutzer die Dateien leicht auf ihren Smartphones lesen können. Dateien, die diese Bedingung nicht erfüllen, werden zwar weiterhin angezeigt, sind aber nicht zugänglich.

2) Werden die eigentlichen Dateien von SharePoint zu Beekeeper kopiert?

Nein. Die Integration macht das Dokument über einen Link sichtbar, der direkt zu SharePoint führt. Da die Integration selbst mit SharePoint verbunden ist, benötigen die Nutzer keine SharePoint-Lizenz, um auf Inhalte zugreifen zu können.

3) Was ist eine Marketplace-App?

Der Beekeeper-Marketplace bietet viele verschiedene Integrationen mit Systemen von Drittanbietern und andere eigenständige Erweiterungen für Beekeeper. Jede dieser Apps kann separat gekauft und installiert werden, um den Mehrwert von Beekeeper zu erhöhen und den Anwendungsbereich zu erweitern. 

4) Können Dateien auch in die andere Richtung synchronisiert werden, also von Beekeeper zu SharePoint?

Nein. SharePoint bleibt das Hauptsystem. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Dateien doppelt geführt werden, und stellt sicher, dass Dokumente nur an einem Ort verwaltet werden können.

5) Was ändert sich für die Nutzer? Sehen sie, ob eine Datei oder ein Ordner aus SharePoint stammt?

Nutzer sehen keinen Unterschied zwischen Dokumenten, die in Beekeeper gespeichert sind oder von SharePoint angezeigt werden. Aber sie werden davon profitieren, dass sie immer die neueste Version eines Dokuments zur Hand haben.