Formulare

Übersicht über Formulare

Mit der Formular-Funktion kannst Du häufige Arbeitsabläufe vereinheitlichen und digitalisieren.

Frontline-Mitarbeitende können Formulare über Beekeeper direkt digital den zuständigen Vorgesetzten einreichen, wodurch Papierformulare überflüssig werden. Vorgesetzte können dann die bereits digitalisierten Daten leicht weiterverarbeiten.

Für einige der häufigsten Formulare, die im betrieblichen Umfeld zum Einsatz kommen, stehen Dir sofort einsatzbereite Vorlagen zur Verfügung. In der Vorlagenbibliothek findest Du fertige Vorlagen und Ideen für weitere Formulare. Die Vorlagenbibliothek befindet sich in der Toolbox der Beekeeper-Web-App. Dann filtere einfach Formularvorlagen oder blättere durch Anwendungsfälle und/oder Funktionen.

Sobald ein Formular erstellt wurde, kann es den Verknüpfungen hinzugefügt oder als Link in Streams, Chats, Kampagnen oder über einen ausgedruckten QR-Code an einer Maschine oder Tür aufgehängt geteilt werden.

Jedes eingereichte Formular kann an Streams, Chats oder als PDF an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet oder mit einem WebHook verbunden. Wenn Du die Formulareingaben an einen externen Bestimmungsort senden möchtest, z. B. an ein Google Sheet, kannst Du das mithilfe von Zapier tun.

Du hast auch die Möglichkeit, ein vorausgefülltes Formular zu erstellen. Diese Option hat verschiedene Vorteile:

• Es kann Mitarbeitenden eine Menge Zeit ersparen, wenn Felder automatisch mit zuvor bereitgestellten oder bereits bekannten Informationen ausgefüllt werden. Das ist besonders bei Formularen nützlich, die viele repetitive Informationen verlangen, wie z. B. Kontaktinformationen.
• Auch die Richtigkeit der Eingaben kann so sichergestellt werden. Die Wahrscheinlichkeit für Fehler wie Tippfehler oder falsch übertragene Nummern sinkt, wenn Felder automatisch ausgefüllt werden.
• Mitarbeitende müssen Informationen nicht immer wieder manuell eingeben. Stattdessen können sie die vorausgefüllten Angaben überprüfen und das Formular senden.

Um ein vorausgefülltes Formular zu erstellen, geh zum Admin-Bereich und klicke unter Toolbox > Formulare beim entsprechenden Formular auf „Formular teilen“.

 

Es ist auch möglich, ein vorausgefülltes Formular über das verlinkte Formular in der Toolbox in der Web-App zu erstellen. Klicke dazu zuerst auf das Formular, dem Du vorausgefüllte Angaben hinzufügen möchtest, dann auf die drei waagerechten Punkte in der oberen rechten Ecke des Formulars. Ergänze das Formular dann mit den gewünschten Angaben. 

Nach dem Vorausfüllen kannst Du auch einen QR-Code ausdrucken und ihn an einem gewünschten Ort anbringen. Mitarbeitende, die diesen QR-Code scannen, gelangen automatisch zum Formular, das mit den Informationen vorausgefüllt ist, die Du zuvor hinzugefügt hast.

Das Ausfüllen von Formularen kann auch unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden, da der Ablauf automatisch auf dem Gerät des Nutzers zwischengespeichert wird.

 

 

Da viele der Checklisten, die unsere Kunden digitalisieren möchten, Bilder oder schriftliche Anweisungen enthalten, ist es Admins nun möglich, solche an das digitalisierte Formular anzuhängen. Zu den möglichen Formaten gehören PDF, jpeg oder png.

 

 

Wenn Du möchtest, dass Deine Bildanhänge gut aussehen, befolge diese Empfehlungen zu den Größenangaben:

• Für ein einzelnes Bild: 308px in der Höhe

• Für zwei oder drei Bilder in einer Reihe: am besten eine Höhe von max. 240px (angepasste Breite im Web-Browser)

• Für mehr als drei Bilder: eine max. Höhe von 240px (angepasste Breite im Web-Browser, quadratisch auf mobilen Geräten)

 

Wie erstelle ich ein Formular?

1. Gehe zum Admin-Bereich und klicke in der seitlichen Navigationsleiste auf Toolbox, dann auf Formulare.
   
   
   
2. Klicke auf „Neu hinzufügen“.
   
   
3. Gib dem Formular einen Titel.
4. Formuliere Deine erste Frage und die Beschreibung und wähle das Feldformat aus.
5. Um weitere Fragen, Informationsfelder, Bilder oder Datumsfelder hinzuzufügen, klicke auf das „+“-Zeichen. Bilder können eine maximale Größe von 10 MB aufweisen.
                              Bitte beachte, dass einige Optionen nur in höheren Preispaketen verfügbar sind.
   
   
6. Du kannst einem Formularfeld auch Instruktionen im PDF-Format oder Bilder (jpeg and png) anhängen.
   
   
   
7. Klicke auf „Speichern“ und dann auf „Formular teilen“.
   
   
   
8. Um einen QR-Code zu teilen, der direkt zu Deinem Formular führt, gehe zurück zur Liste Deiner Formulare, klicke auf das Zahnradsymbol rechts außen und wähle „QR-Code erhalten“.
   
   
   
9. Erstelle eine neue Verknüpfung und füge den Link ein, den Du eben kopiert hast.
10. Je nachdem, wohin das eingereichte Formular gesendet werden soll, klicke auf „Eingaben verbinden“ und sende es als PDF an eine E-Mail-Adresse, an einen Chat oder einen Stream oder verbinde es mit einem WebHook.
    
    Bitte beachte, dass einige Optionen nur in höheren Preispaketen verfügbar sind.
    
    
    
    
    
    
    
    

 

Berechtigungen für die Erstellung und Bearbeitung von Formularen

Wir haben weitere Möglichkeiten eingeführt, um die Zusammenarbeit an Formularen zu erleichtern:

• Gruppen- und Standort-Admins sowie globale Admins können Formulare erstellen.

• Sobald Du ein Formular erstellt hast, kannst Du andere Admins (Gruppen- und Standort-Admins sowie globale Admins) hinzufügen, damit sie gemeinsam mit Dir an dem Formular arbeiten können.

• Wenn jemand die Bearbeitungsberechtigung für ein Formular hat, kann diese Person im Admin-Bereich auf das Formular zugreifen, Änderungen am Formular vornehmen, die Formulareingaben als Excel-Datei herunterladen und die Ergebnisse einsehen, und vieles mehr.  

Hier siehst Du, wie Du anderen Personen die Berechtigung zur Bearbeitung Deines Formulars erteilst:

1. Wähle im Admin-Bereich ein Formular aus der Liste und klicke auf das Zahnradsymbol.
2. Klicke auf die Option „Zugriff festlegen“.
3. Tippe den gewünschten Namen ein oder wähle einen aus der Drop-down-Liste und klicke dann auf „Fertig“.

 

 

 

Berechtigung zur Ansicht eines Formulars

Du kannst die Einstellungen so vornehmen, dass alle (öffentlich) oder auch nur einzelne Gruppen, Einzelpersonen oder einzelne Standorte das Formular sehen können. Auf diese Weise ist das Formular nur für die Personen sichtbar, für die es auch relevant ist.

 

Zugangsberechtigung zu den Formulareingaben

Du kannst die Einstellungen so vornehmen, dass alle (öffentlich) oder auch nur einzelne Gruppen, Einzelpersonen oder einzelne Standorte die Formulareingaben sehen können.

Das ist für viele der Einsatzbereiche unserer Kunden wichtig. Wenn beispielsweise ein Wartungsformular als Link an den Stream eines Wartungsteams weitergeleitet wird, dem mehrheitlich keine Admins angehören, so wäre die Weiterbearbeitung stark behindert, wenn das Team keinen Zugang zu den Formulareingaben hätte.

 

Übersetzungsfunktion für Formulare

Sprachbarrieren sind ein häufiges Hindernis in einer vielfältigen Belegschaft. Deshalb können Mitarbeitende ab sofort auch Formulare in ihre bevorzugte Sprache übersetzen. Das sichert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Belegschaft und minimiert Missverständnisse. Mit der Übersetzungsfunktion lassen sich alle Inhalte des Formulars entweder in die Gerätesprache (auf mobilen Geräten) oder in die Browser-Sprache (bei PCs) der Nutzer übersetzen.

 

                                                 

 

                                                 

 

                                                 

 

Mehr zur Übersetzungsfunktion findest Du hier.

 

Zuteilen von Formularen

Du kannst ein Formular ganz einfach einem anderen Nutzer zur Bearbeitung zuweisen, indem Du es in eine Aufgabe eibettest. Wähle dazu aus der Drop-down-Liste unter „Formular anhängen“ ein Formular aus, auf das Du selber Zugriff hast. 

 

Dadurch bist Du in der Lage, den Bearbeitungsfortschritt des Formulars nachzuverfolgen. Sobald der Nutzer beginnt, das eingebettete Formular auszufüllen, ändert sich der Status der Aufgabe automatisch von „Ausstehend“ zu „In Bearbeitung“. Die Aufgabe wird abgeschlossen, wenn das Formular eingereicht wurde.

Das Formular erscheint dann in der Aufgabenfunktion des Nutzers unter „Aufgabendetails“ > „Aufgabe“.

Wie verbinde ich ein Formular mithilfe von Zapier?

Beekeeper-Formulare können mittels WebHooks Ereignisse auslösen, sobald ein Formular eingereicht wird. Dazu gehört z. B. das Erfassen von Daten in einer Tabellen-Datei oder dem Senden einer E-Mail an eine bestimmte Person. Erfahre hier mehr über die unzähligen Möglichkeiten, die Zapier bietet.

Einen WebHook für den aktuellen Anwendungsfall einzurichten, ist ganz einfach.

1. Gehe zur Zapier-App. Erstelle mithilfe von Webhooks by Zapier einen Catch Hook-Auslöser (Trigger). Folge den weiteren Anweisungen des Assistenten und kopiere die Custom Webhook URL in Deine Ablage. 
   
   
   
   
2. Klicke in Beekeeper unten auf der Seite auf WebHook festlegen.
   
   
   
   
3. Füge die kopierte Custom Webhook URL in das Textfeld ein und klicke auf Speichern.
   
   
   
   
4. Um diesen Vorgang abzuschließen, findest Du weitere Informationen in diesem Help-Center-Artikel.

Wie kann ich die übermittelten Daten in einer Worker Bee sehen?

Du kannst die übermittelten Daten entweder unter dem in Schritt 8 erstellten Link finden oder Du kannst die Daten direkt einer Worker Bee hinzufügen, um die Daten an einen Stream oder Chat zu senden. Dazu sind die folgenden Schritte nötig:

1. Erstelle einen Test-Stream.
2. Erstelle eine Worker Bee und schreibe {{data}} in das Worker Bee Textfeld. Richte es so ein, dass die Daten an Deinen Test-Stream geleitet werden.
3. Fülle das Formular über Dein Smartphone aus. Die Formfeld-IDs sehen anschließend folgendermaßen aus:
   
   
   

Um die Worker Bee übersichtlich zu gestalten, gehe zum Text der Worker Bee und:

1. Füge den Platzhalter {{mention_actor}} hinzu, um den Übermittler zu kennzeichnen.
2. Füge den Platzhalter {{submission_link}} hinzu, um den Link zum eingesendeten Formular zu erhalten.
3. Füge {{data_fieldID_value}} hinzu und ersetze „fieldID“ durch die lange Reihe von Zahlen und Buchstaben. Wiederhole diesen Schritt für alle Felder, die Du in Deiner Worker Bee anzeigen möchtest.
   
   Aus dem Beispiel oben müsstest Du diese Reihe {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_value}} in den Text der Worker Bee schreiben, um die Antwort „Telefon, E-Mail“ zu erhalten, oder {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_value}}, um „Das ist ein Test“ als Antwort zu erhalten.
   
   
4. Füge {{data_fieldID_label}} hinzu, um das jeweilige Feldformat für die Fragen auf dem Formular zu erhalten. Wiederhole diesen Schritt für alle Felder, die Du in Deiner Worker Bee anzeigen möchtest.
   
   Aus dem Beispiel oben müsstest Du diese Reihe {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_label}} in den Text der Worker Bee schreiben, um das Feldformat „Mehrfachauswahl“ zu erhalten, oder {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_label}}, um das Feldformat „Langer Text“ zu erhalten.
   
   
5. Ändere nun den Bestimmungsort von Deinem Test-Stream zu dem Ort, an den die eingereichten Formulare geleitet werden sollen.
   
   
   
   
6. Speichere und aktiviere die Worker Bee.
   
   
7. Jetzt nur noch das Formular ausfüllen 🎉

 

Wie exportiere ich eingereichte Formulareingaben mit Excel?

Um Formulareingaben mit Excel zu exportieren:

1. Gehe im Admin-Bereich zu Deiner Liste von Formularen.
2. Klicke rechts außen auf das Zahnrad-Symbol des Formulars, von dem Du die Eingaben exportieren willst.
3. Klicke auf „Eingaben exportieren“.