Dienstpläne mittels Excel-Upload verwalten

Mit Dienstpläne können alle Benutzer ihren Dienstplan im Listen- oder Kalenderformat direkt in der Beekeeper-App einsehen. Dienstpläne können in Beekeeper über einen vorformatierten Excel-Upload oder mithilfe einer benutzerdefinierten Anbindung über die API für Dienstpläne zur Verfügung gestellt werden.

Wenn du eine Anbindung erstellen möchtest, findest du hier die Dokumentation für die Dienstpläne-API. Wenn nicht, kannst du deine Dienstpläne über eine vorformatierte Excel-Vorlage, die du vom Dashboard herunterladen kannst, in Beekeeper hochladen, indem du das unten aufgeführte Verfahren befolgst.

Dienstpläne befindet sich noch in der Testphase. Wenn du Dienstpläne testen möchtest, kannst du dich an deinen Kundenerfolgsmanager wenden oder eine E-Mail an support@beekeeper.io schreiben.

Dienstpläne verwalten

Globale Administratoren und Gruppenadministratoren haben die Möglichkeit, Dienstpläne einzurichten und zu verwalten, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehe zum Dashboard.
2. Klicke auf „Aktivierung“ und dann auf „Dienstpläne“.
   
3. Erstelle einen Dienstplan, indem du auf „Team-Ordner hinzufügen“ klickst. 
   
   
   
4. Gib dem Dienstplan einen Namen und füge Gruppen und/oder Nutzer hinzu, die diesem Plan angehören.
   
   
   
5. Klicke in den Plan, den du erstellt hast.
   
   
   
6. Klicke auf „Excel-Vorlage herunterladen“. 
   
   Oder lade eine von deinen vorherigen Dateien herunter, indem du auf einen Teamordner, dann auf das Zahnradsymbol neben einem bestehenden Dienstplan und dann auf „Schichtdatei herunterladen“ klickst.
   
   
   
7. Stelle das Startdatum für die Vorlage und die entsprechende Zeitzone für die Schichten ein und klicke dann auf „Erstellen und Herunterladen“.
   
   
   
8. Öffne die heruntergeladene Excel-Vorlage und klicke auf den „Shift Index“-Reiter, um deine Schichten einzurichten.
   
   
   
9. Vervollständige alle Zeilen:
   1. Bezeichnung der Schicht (wir empfehlen Kurzbezeichnungen wie FRÜH, SPÄT, FREI, URLAUB usw.)
   2. Start- und Endzeit (wenn diese nicht eingestellt werden, wird die Schicht standardmäßig auf ganztägig gesetzt)
   3. Beschreibung (kann optional zusätzliche Informationen über eine Schicht enthalten)
      
      
      
10. Gehe zurück zum „Schedule“-Reiter und fülle die Schichten für alle Nutzer aus.
    
    
11. Wenn du möchtest, kannst du den Schichten auch Farben geben:
    • Alle Zellen des Dienstplans hervorheben.
    • Klicke auf „Bedingte Formatierung“.
    • Wähle „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ → „Textinhalt“ oder „Gleich“.
      
      
      
    • Gib der Schicht eine Bezeichnung. 
      
      
      
    • Klicke im Dropdown-Menü „Formatieren mit“ auf „Benutzerdefiniertes Format“.
      
      
    • Wähle 'Füllen' und wähle die Farbe, die alle Schichten mit diesem Titel haben sollen.
      
      BITTE BEACHTEN:
    • Um mehrere Schichten an einem Tag zu planen, dupliziere die Zeile mit ihrem Namen und füge am selben Tag eine weitere Schicht hinzu.
    • Alle Schichten sind mit der eindeutigen Beekeeper-Nutzer-ID eines Nutzers verbunden. Du musst daher sicherstellen, dass die Informationen in Spalte B (in der Vorlage ausgeblendet) zusätzlich zum Nutzernamen kopiert werden. Dies geschieht automatisch, wenn du die Zeile duplizierst.
    • Das Format der Vorlage darf nicht geändert werden, da es sonst zu Fehlern beim Upload kommen kann. Stelle vor dem Hochladen eines Dienstplans sicher, dass du die Anweisungszeile jedes Tabs nicht gelöscht und auch keine zusätzlichen Zeilen über der Datumszeile im Datumstab hinzugefügt hast. Jegliche weitere Formatierungen wie eingefrorene Bereiche müssen vor dem Upload auch entfernt werden.

12. Gehe zurück zum Beekeeper-Dashboard, um Schichten zu importieren. Dies löst eine Push-Benachrichtigung an alle Mitglieder deines Teams aus, deren Dienstpläne geändert wurden.
    

Einen Dienstplan in der App ansehen

1. Öffne die Beekeeper-App auf deinem Handy
   
   
2. Tippe auf „Mehr“ (unten rechts)
   

3. Wähle „Dienstplan“ oder „Deine Schichten“ aus (dies kann je nach Unternehmen variieren)
   
   

4. Du kannst deine Schichten in der Kalenderansicht anzeigen lassen:
   
   

   Hinweis: 
   – Punkte = mehrere Schichten
   – Mondsymbol = Nachtschicht
   – Klicke auf ein Datum, um Bezeichnung, Datum und Zeit deiner Schicht zu sehen
   
   Oder sieh dir deine Schichten in der Listenansicht an:
   
   

5. Wenn du deinen Schicht-Manager um einen Schichtwechsel bitten möchtest, klicke auf „Schicht-Manager kontaktieren“, um das Verzeichnis zu öffnen und nach deinem Manager zu suchen. 
   
   

Bewährtes Verfahren

Du kannst einfach einen Link zu Schichten freigeben - verwende einfach [dein-unternehmen].beekeeper.io/shifts

Einige interessante Möglichkeiten, wie du dies nutzen kannst:

• Sende eine Kampagne mit dem Link zu den Schichten an deine Teammitglieder und bitte sie, die Kampagne zu bestätigen, aus der hervorgeht, dass sie ihre Schichten überprüft haben.

• Sende eine Umfrage mit einem Link zu den Schichten und stelle deinem Team Fragen zu ihren Schichten oder dem bevorstehenden Zeitplan

• Teile den Link in einem Gruppenchat oder -post