Dienstpläne

Mit der Dienstplan-Funktion können Nutzer ihren Dienstplan im Listen- oder Kalenderformat direkt in der Beekeeper-App einsehen. Dienstpläne können in Beekeeper über einen vorformatierten Excel-Upload oder mithilfe einer benutzerdefinierten Integration über die Dienstplan-API zur Verfügung gestellt werden. Das Dienstplan-Widget ermöglicht es Nutzern, ihre nächsten Schichten direkt von der Startseite aus einzusehen. Nutzer gelangen über die „Home“-Taste zur Startseite.

Wenn ihr eine Integration einrichten möchtet, findest Du hier die Dokumentation für die Dienstplan-API. Wenn nicht, könnt ihr eure Dienstpläne über eine vorformatierte Excel-Vorlage, die Du aus dem Admin-Bereich herunterladen kannst, in Beekeeper hochladen, indem Du den unten aufgeführten Schritten folgst.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit einer Integration mit der Plattform von UKG Ready, ehemals Kronos. Hier findest Du mehr dazu.

Die Dienstplanfunktion ist Teil unseres operativen Zusatzpakets. Wenn ihr daran interessiert seid, mehr darüber zu erfahren oder die Funktionen zu testen, wende Dich an Deinen Customer Success Manager oder schreibe eine E-Mail an support@beekeeper.io.

Dienstpläne verwalten

Globale Administratoren und Gruppenadministratoren haben die Möglichkeit, Dienstpläne einzurichten und zu verwalten, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehe zum Admin-Bereich.
2. Klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Dienstpläne“.
   
3. Erstelle einen Dienstplan, indem Du auf „Dienstplan hinzufügen“ klickst. 
   
   
   
4. Gib dem Dienstplan einen Namen und füge Gruppen und/oder Nutzer hinzu, die auf diesen Dienstplan zugreifen können sollen.
   
   
   
5. Klicke in den Dienstplan, den du erstellt hast.
   
   
   
6. Klicke auf „Excel-Vorlage herunterladen“. 
   
   Oder lade eine von Deinen vorherigen Dateien herunter, indem du auf einen Dienstplan, dann auf das Zahnradsymbol neben dem entsprechenden Dienstplan und dann auf „Dienstplan-Datei herunterladen“ klickst.
   
   
   
7. Stelle das Startdatum für die Vorlage und die entsprechende Zeitzone für die Schichten ein und klicke dann auf „Erstellen und herunterladen“.
   
   
   
8. Öffne die heruntergeladene Excel-Vorlage und klicke auf den „Shift Index“-Reiter, um Deine Schichten einzurichten.
   
   
   
9. Vervollständige alle Zeilen:
   1. Bezeichnung der Schicht (wir empfehlen Kurzbezeichnungen wie FRÜH, SPÄT, FREI, URLAUB usw.)
   2. Start- und Endzeit (wenn diese nicht eingestellt werden, wird die Schicht standardmäßig auf ganztägig gesetzt)
   3. Beschreibung (kann optional zusätzliche Informationen über eine Schicht enthalten)
      
      
      
10. Gehe zurück zum „Schedule“-Reiter und fülle die Schichten für alle Nutzer aus.
    
    
11. Wenn du möchtest, kannst Du den Schichten auch Farben geben:
    • Alle Zellen des Dienstplans hervorheben.
    • Klicke auf „Bedingte Formatierung“.
    • Wähle „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ → „Textinhalt“ oder „Gleich“.
      
      
      
    • Gib der Schicht eine Bezeichnung. 
      
      
      
    • Klicke im Drop-down-Menü „Formatieren mit“ auf „Benutzerdefiniertes Format“.
      
      
    • Wähle „Füllen„ und die Farbe, die alle Schichten mit diesem Titel haben sollen.
      
      BITTE BEACHTE:
    • Um mehrere Schichten an einem Tag zu planen, dupliziere die Zeile mit ihrem Namen und füge am selben Tag eine weitere Schicht hinzu.
    • Alle Schichten sind mit der eindeutigen Beekeeper-Nutzer-ID eines Nutzers verbunden. Du musst daher sicherstellen, dass die Informationen in Spalte B (in der Vorlage ausgeblendet) zusätzlich zum Nutzernamen kopiert werden. Dies geschieht automatisch, wenn Du die Zeile duplizierst.
    • Das Format der Vorlage darf nicht geändert werden, da es sonst zu Fehlern beim Upload kommen kann. Stelle vor dem Hochladen eines Dienstplans sicher, dass Du die Anweisungszeile jedes Reiters nicht gelöscht und auch keine zusätzlichen Zeilen über der Datumszeile im Datumsreiter hinzugefügt hast. Jegliche weitere Formatierungen wie eingefrorene Bereiche müssen vor dem Upload auch entfernt werden.
      
      

12. Gehe zurück zum Admin-Bereich von Beekeeper, um den Schichtplan zu importieren. Dies löst bei allen Mitgliedern Deines Teams eine Push-Benachrichtigung aus, dass ihre Dienstpläne geändert wurden.
    
    

Einen Dienstplan in der App ansehen

Stelle sicher, dass der Dienstplan unter der „Mehr“-Taste erscheint, indem Du [your-company].beekeeper.io/shifts 

Der Code des Rechenzentrums — DE, US oder CH — muss verwendet werden, wenn er Teil der Haupt-URL eurer App ist, z. B. [your-company].de.beekeeper.io/shifts.

Sobald der Dienstplan als Verknüpfung hinzugefügt wurde, kannst Du ihn Dir in der App ansehen, indem Du die folgenden Schritte befolgst:

1. Öffne die Beekeeper-App auf deinem Handy.
   
   
2. Tippe in der unteren Navigationsleiste auf „Mehr“.
   

3. Wähle „Dienstplan“ oder „Deine Schichten“ aus (dies kann je nach Unternehmen variieren).
   
   

4. Du kannst Deine Schichten in der Kalenderansicht anzeigen lassen:
   
   

   Hinweis: 
   – Punkte = mehrere Schichten
   – Mondsymbol = Nachtschicht
   – Klicke auf ein Datum, um Bezeichnung, Datum und Zeit Deiner Schicht zu sehen.
   
   Oder sieh Dir Deine Schichten in der Listenansicht an:
   
   

    
   
   

Unser Tipp

Du kannst ganz einfach einen Link zu einem Dienstplan teilen — verwende dazu [dein-unternehmen].beekeeper.io/shifts .

Einige interessante Möglichkeiten, wie Du dies nutzen kannst:

• Sende eine Kampagne mit dem Link zu einem Dienstplan an Deine Teammitglieder und bitte sie, nach Überprüfung ihrer Schichten, die Kampagne zu bestätigen.

• Sende eine Umfrage mit dem Link zu einem Dienstplan, um von Deinem Team Rückmeldungen zu ihrem Einsatzplan oder den bevorstehenden Schichten einzuholen.

• Teile den Link in einem Gruppen-Chat oder Beitrag.