Häufige Fragen zu Standorten und Organisationseinheiten

Warum Standorte?

Standorte können genutzt werden, um eine Organisation in Beekeeper flexibel und skalierbar zu strukturieren. Die Standortunterteilung kann von Standort- oder auch Filialleitern (Standort-Administratoren) dazu genutzt werden, relevante Inhalte gezielt für ihren Standort bereitzustellen und Beekeeper auf betrieblicher Ebene unabhängiger zu nutzen. Gleichzeitig wird auf globaler Ebene ein guter Überblick über alle Standorte ermöglicht. Analysen verschiedener Standorte lassen sich problemlos vergleichen und Kampagnen und Umfragen können gezielt auf bestimmte Standorte abgestimmt werden.

Wie navigiere ich zu den verschiedenen Standorten?

• Klicke links oben in der seitlichen Navigationsleiste des Admin-Bereichs auf „Global“.

• Wähle aus der Liste im sich öffnenden Fenster den gewünschten Standort, um auf den entsprechenden Admin-Bereich zuzugreifen.

• Klicke erneut auf den Standortnamen in der seitlichen Navigationsleiste, um die Liste der Standorte anzuzeigen.

• Klicke im sich öffnenden Fenster auf „Global“, um zum globalen Admin-Bereich zurückzukehren. 

Alternativ kannst Du im Suchfeld nach dem gewünschten Standort suchen, indem Du die ersten Buchstaben des Standorts eintippst.

Wie fügt man Standorten via Massenimport Nutzer hinzu?

Sobald die Standorte eingerichtet sind und Du mit der Struktur zufrieden bist, kannst Du unter
„Nutzer & Gruppen“ > „Importe“ eine neue Excel- oder CSV-Datei für den Import/Export angelegen. In dieser Datei sollte jeder Standort über eine eigene Spalte verfügen. Jeder Nutzer, der einem bestimmten Standort zugeteilt werden soll, muss in der jeweiligen Spalte mit einem „x“ markiert werden. Es ist möglich, Nutzer mehreren Standorte hinzuzufügen. Wir empfehlen aber, dies nur in speziellen Fällen zu tun, beispielsweise bei Mitarbeitenden aus dem Management, die für mehrere Standorte oder Unternehmenseinheiten zuständig sind, aber keine globalen Administratorrechte besitzen.

Was bedeutet „Standard“ in der Standortliste?

Alle Nutzer, die keinem Standort zugewiesen wurden, können unter „Standard“ gefunden werden (in der seitlichen Navigation der Standortliste mit einem gelben Fähnchen gekennzeichnet). Diese Nutzer können Standorten individuell zugewiesen werden. Dazu gehst Du zu „Nutzer und Gruppen“ > „Nutzer“ und wählst den gewünschten Nutzer aus. Unter der Registerkarte „Standorte“ kannst Du dem Nutzer einen Standort zuweisen oder Du erfasst den Nutzer beim nächsten Nutzerimport.

Was geschieht mit Nutzern, die keinem Standort zugewiesen wurden?

Diese Nutzer sind im Bereich „Standard“ zu finden. Sie haben keinen Zugriff auf Standort-Streams. Unter „Was bedeutet „Standard“ in der Standortliste?" sind weitere Informationen darüber zu finden, wie man diese Nutzer einem Standort zuweist.

Was ist der Unterschied zwischen Standorten und Organisationseinheiten?

Bitte überprüfe auf unserer Firmen-Website, ob diese Funktionalität in Deinem Preispaket verfügbar ist.

Stellen wir uns eine digitale Ordnerstruktur vor. In dieser Struktur ist „Global“ der erste Ordner, der geöffnet wird. Darunter liegen die Ordner der Organisationseinheiten, die ihrerseits weitere Einheiten oder Standorte enthalten können. Was also ist der Unterschied zwischen diesen beiden?

• Standorte enthalten Nutzer, Einheiten hingegen nicht.
• Einheiten dienen nur betrieblichen und analytischen Zwecken. Vorstellbar ist beispielsweise eine Einheit für die Region EMEA mit den untergeordneten Standorten Deutschland, Frankreich und Großbritannien. Versendet ein globaler Administrator eine Umfrage an die Region EMEA, wird sie alle Nutzer an den Standorten Deutschland, Frankreich und Großbritannien erreichen.
• Sowohl Standorte als auch Einheiten können über Administratoren verfügen. Administratoren von Einheiten können alle Standorte, die ihrer Einheit untergeordnet sind, sehen und mit ihnen interagieren. Diese Admin-Berechtigung ist besonders für Regionalleiter geeignet. Standort-Administratoren hingegen können nur ihren Standort sehen und mit ihm interagieren. Diese Berechtigung eignet sich gut für Standort- und Filialleiter, um den Betrieb und die Mitarbeitenden vor Ort zu führen.

Wann nutzt man Standorte und wann Gruppen?

• Standorte können genutzt werden, um ein Unternehmen aus geografischer oder betrieblicher Sicht zu strukturieren.
• Gruppen werden eingesetzt, um Teams, Abteilungen oder Interessenbereiche unternehmensweit oder standortübergreifend zusammenzubringen.
• Man könnte beispielsweise eine globale Marketinggruppe einrichten, auf die globale Administratoren Zugriff haben, um Analysen einzusehen und alle Mitarbeitenden im Marketing mit Umfragen und Kampagnen zu erreichen. Am Standort Berlin könnte es zudem das Marketing-Team Berlin geben, das zielgerichtete Kommunikation und lokale Nutzerverwaltung erlaubt.

Nutzer wissen in der Regel nicht, welchen Gruppen oder Standorten sie zugeteilt sind. Die Struktur ermöglicht jedoch eine globale Übersicht, eine lokale Verwaltung und eine Bereitstellung relevanterer Inhalte. Dank einer gut durchdachten Struktur von Standorten und Gruppen können Nutzer sowohl Beekeeper-Inhalte sehen, die für ihre Funktion und ihren Standort zentral sind, als auch wichtige regionale, teamspezifische und unternehmensweite Mitteilungen erhalten.

Wie richte ich die Standortstruktur für mein Unternehmen ein?

„Standorte“ sind ein flexibles Werkzeug für die personelle Strukturierung eines Unternehmens. Sie können unter geografischen oder unter betrieblichen Gesichtspunkten organisiert werden.

Mach Dir Gedanken darüber, welcher Ansatz für Dein Unternehmen am geeignetsten ist. Wie funktioniert der Kommunikationsfluss derzeit? Ist es wichtiger, Mitarbeitende nach Einheiten oder Abteilungen zu gruppieren oder nach dem physischen Standort? Welche Struktur führt zu relevanteren Inhalten und aussagekräftigen Analysen?

Du kannst Dich für eine einfache Struktur entscheiden, die auf den zwei Ebenen Global und Standorte besteht, oder für eine komplexere, die mehrere Einheiten berücksichtigt. Organisationseinheiten helfen Dir, Standorte für optimale Übersicht und Erreichbarkeit zu gruppieren. Organisationseinheiten werden in der Regel allerdings erst bei mehr als 20 Standorten oder bei über 1000 Mitarbeitenden eingerichtet. Unabhängig von der Größe des Unternehmens empfehlen wir, die Struktur so einfach wie möglich zu gestalten. 

Standorte dienen dazu, Zeit zu sparen, Produktivität zu steigern, Verantwortlichkeiten zu klären und die Relevanz von Inhalten zu erhöhen. Wende Dich für ein Beratungsgespräch an Deinen Customer Success Manager, um gemeinsam die optimale Struktur für Dein Unternehmen zu finden.

Wo finde ich die Standortstruktur meines Unternehmens?

Die Standortstruktur ist in der seitlichen Navigationsleiste des globalen Admin-Bereichs zu finden. Die Ansicht der Standorte erfolgt über das Klicken auf „Global“. Hier findest Du Standorte und Einheiten in einer einfachen Ordnerstruktur organisiert.