Dokumentenbibliothek

Übersicht über die Dokumentbibliothek

Die Dokumentenbibliothek ermöglicht es Administratoren, wichtige Dokumente mit bestimmten Teams, Abteilungen oder Standorten in einer leicht navigierbaren Ordnerstruktur zu teilen. Endnutzer finden diese im Tab „Mehr“.

Documents Light

Alle Kunden haben Zugriff auf Documents Light. Auf diese Weise kannst du bis zu 5 Dateien hochladen.

Wenn du derzeit keinen Zugriff auf die gesamte Funktionalität der Dokumentbibliothek hast und ein Upgrade durchführen möchtest, wende dich an deinen Kundenerfolgsmanager oder an success@beekeeper.io.

Wenn du Documents Light deaktivieren möchtest, lies diesen Artikel.

So richtest du deine Dokumentenbibliothek ein

• Wenn du den Tab „Toolbox“ auf dem Dashboard nicht sehen kannst, wende dich an deinen Kundenerfolgsmanager, um den Tab zu aktivieren, oder sende eine E-Mail an support@beekeeper.io.
• Damit deine Dokumentenbibliothek im Abschnitt „Mehr“ der App angezeigt wird, muss sie als Navigationserweiterung eingerichtet werden. Dein Kundenerfolgsmanager oder ein Mitglied des Support-Teams wird dies für dich vornehmen. Bitte stelle sicher, dass du diese nicht aus dem Abschnitt „Navigationserweiterung“ des Dashboards löschst. Wenn die Dokumentenbibliothek nicht auf dem Tab „Mehr“ angezeigt wird, sende bitte eine E-Mail an support@beekeeper.io.
• Gehe zum Dashboard und klicke auf „Toolbox“, dann auf „Dokumentenbibliothek“
  
• Wenn du noch keine Ordner oder Dokumente hinzugefügt hast, siehst du diesen Bildschirm und kannst „Neuen Ordner erstellen“ oder „Dokument hochladen“ wählen.
  
• Klicke auf „Neuen Ordner erstellen“
  
  
• Gib deinem Ordner einen Namen und wähle die Standorte und Gruppen, die darauf Zugriff haben sollen.
  

• Wenn Admins einer oder mehrerer dieser Gruppen bzw. Standorte diesen Ordner bearbeiten können sollen, setze „Bearbeitung durch Admins“ auf AN.

• Speichere, indem du auf „Neuen Ordner erstellen“ klickst.

• Es ist möglich, Unterordner zu erstellen. Zurzeit sind die Zugriffs- und Bearbeitungseinstellungen für die Unterordner aber die gleichen wie für den übergeordneten Ordner.

• Klicke auf die Schaltfläche „Neue erstellen“, um weitere Ordner zu erstellen oder Dokumente hinzuzufügen.
  
  
  
• Um einen Link zu einer Datei oder einem Ordner freizugeben, klicke auf das Zahnradsymbol neben der Datei oder dem Ordner und dann auf "Link kopieren".
  

So lädst du Dokumente hoch:

• Klicke auf „Neu hinzufügen“ und wähle die Dateien aus, die du von deinem Computer hochladen möchtest, oder ziehe sie in das Upload-Fenster.
  
  
• Überprüfe die Anzeigen, um den Fortschritt beim Hochladen der einzelnen Dateien zu sehen. Du kannst Dateien aus dem Upload-Fenster entfernen, indem du rechts neben dem zu entfernenden Element auf „x“ klickst.
  
  
• Benenne Dateien direkt im Upload-Fenster um.
  
  
• Klicke auf „weitere Dateien hinzufügen“, um weitere Dateien hochzuladen.
  
  
• Bestätige den Upload mit „alle hochladen“.
  
  
  
• Es ist möglich, die folgenden Dateiformate hochzuladen: pdf, jpg, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx. 
  
• Einzelne Dateien dürfen nicht größer als 10 MB sein; für alle hochgeladenen Dokumente insgesamt gilt eine Obergrenze von 100 GB. Ein Customer Success Manager wird sich mit dir in Verbindung setzen, wenn du dich den 100 GB näherst. 
  
  
• Du kannst Zugriffs- und Bearbeitungsrechte nur auf der obersten Ebene festlegen. Alle Unterordner und Dateien unter dieser Ebene übernehmen die Zugriffs- und Bearbeitungseinstellungen des übergeordneten Ordners.