Excel-/CSV-Import

Das Video unten zeigt dir, wie Du:

• Deine Profilfelder und Gruppen vor dem Import vorbereitest
• die Vorlage herunterlädst und Deine Excel-/CSV-Datei erstellst
• die Datei importierst und die Spalten den Profilfeldern und Gruppen zuordnest
• Importfehler korrigierst

Hier findest Du weitere Optionen zur Automatisierung der Nutzerverwaltung.

Die nachfolgenden zwei Punkte zur Vorbereitung sind wichtig, um einen problemlosen Import sicherzustellen:

1. Definiere alle erforderlichen Profilfelder, indem Du die in diesem Artikel beschriebenen Schritte ausführst.
2. Richte die benötigten Gruppen ein, indem du die Anweisungen in diesem Artikel befolgst.

Nachdem Du diese zwei vorbereitenden Schritte ausgeführt hast, kannst Du mit einer Excel-/CSV-Datei wie folgt neue Nutzer erstellen:

Schritt 1: Lade die Vorlage herunter

1. Wähle in der seitlichen Navigation des Admin-Bereichs das Register „Nutzer & Gruppen“.
2. Wähle das Unterregister „Nutzer“.
3. Klicke auf „Exportieren“, um die Nutzervorlage herunterzuladen.

Schritt 2: Vervollständige die Vorlage

1. Lösche alle Spalten mit schwarzen Überschriften, da diese für den Import nicht gebraucht werden.
2. Vervollständige die Vorlage, indem Du Deine Nutzer hinzufügst.
3. Setze ein „a“ oder „m“ in die Spalten der Gruppen/Standorte, denen Du sie zuteilen möchtest.
   1) „a“ = Nutzer wird Mitglied und Administrator der Gruppe/des Standorts.
   2) „m“ = Nutzer wird Mitglied der Gruppe/des Standorts. Falls dieser Nutzer Administratorrechte hatte, werden sie widerrufen.
   3) „x“ (veraltet) = Nutzer wird Mitglied der Gruppe/des Standorts. Wenn dieser Nutzer Administratorrechte hatte, bleiben diese unverändert
   4) „ “ (leer) = Nutzer wird aus der Gruppe/dem Standort entfernt
4. Speichere die Datei.

Hinweise:

- Verwende beim Dateinamen keine Sonderzeichen wie Apostroph (') und Anführungszeichen (" "). Solche Zeichen führen dazu, dass das System die Datei anlehnt.

- Wenn Du die Excel-Datei herunterlädst und bestehenden Nutzern neue ID-Nummern zuweist, werden diese Nutzer dupliziert, sobald Du die Excel-Datei wieder hochlädst.

- Für die Drop-down-Liste zur Auswahl des Geschlechts gibt es im entsprechenden Feld in der Excel-Datei Einschränkungen bei den zugelassenen Werten (unabhängig davon, was Du in der Excel-Vorlage sehen kannst): 

a) für weiblich: 'female', 'f', 'w', 1 oder '1'

b) für männlich: 'male', 'm', 0 oder '0'.

Schritt 3: Lade die Excel-/CSV-Datei hoch

1. Wähle das Unterregister „Importe“.
2. Klicke oben rechts auf „Neuer Import/Update“.
3. Scrolle zum Ende der Seite und wähle „Excel- oder CSV-Datei hochladen“.
4. Wähle Deine Datei aus und klicke auf „Öffnen“.
5. Ordne alle Spalten in Deiner Datei den entsprechenden Profilfeldern in Beekeeper zu.
6. Scrolle nach unten und ordne die Nutzer den richtigen Gruppen zu.
7. Klicke auf „Weiter“.
8. Auf der nächsten Seite wird eine Zusammenfassung Deines Imports mit einigen Beispielnutzern angezeigt.
9. Scrolle zum Ende der Seite und wähle entweder „Nein, ich möchte sie selbst informieren“ oder „Ja, Anmeldeanweisungen per E-Mail und SMS an neue Nutzer senden“.
10. Klicke auf „Jetzt importieren“.

Sobald Du Deine Nutzer in Beekeeper hochgeladen hast, kannst Du einen Bericht herunterladen, in dem die Nutzer aufgeführt sind, die erfolgreich importiert wurden. Dieser Bericht ist bis zu 30 Tage nach dem Import verfügbar.

Das System fügt während des Imports automatisch Nutzer hinzu, aktualisiert oder sperrt sie. Weitere detaillierte Informationen erhältst Du, wenn Du „Neuer Import/Update“ im Unterregister „Importe“ im Register „Nutzer & Gruppen“ klickst.

Wenn das System Probleme beim Importieren der Daten hatte, werden Teile der Statusleiste rot angezeigt. Klicke auf „report.csv“, um eine Datei herunterzuladen, in der die Problemfelder angezeigt werden. Korrigiere Deine ursprüngliche Datei und lade sie erneut hoch. Nutzer, die sich bereits im System befinden, werden nicht erneut erstellt. Falls einige der Daten in der Excel- oder CSV-Datei geändert wurden, werden diese Felder während des Imports aktualisiert.

Dateiformat

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Dein Dateiformat korrekt ist, besteht darin, alle erforderlichen Profilfelder und Gruppen wie oben beschrieben vorab zu definieren, die Nutzervorlage herunterzuladen und mit Deinen Nutzerdaten zu ergänzen.

Nachfolgend findest Du einige weitere nützliche Informationen zum Dateiformat:

Prüfe Deine Felder wie nachfolgend beschrieben:

Sprache

Hier sind die Sprachcodes, die verwendet werden können:

• Bosnisch – bs
• Chinesisch (vereinfacht, China) – zh-cn
• Chinesisch (traditionell, Taiwan) – zh-tw
• Deutsch – de
• Englisch – en
• Finnisch – fi
• Französisch – fr
• Italienisch – it
• Japanisch – ja
• Koreanisch (Südkorea) – ko-kr
• Niederländisch – nl
• Polnisch – pl
• Portugiesisch – pt
• Portugiesisch (Brasilien) – pt-br
• Rumänisch – ro
• Russisch – ru
• Schwedisch – sv
• Spanisch – es
• Thailändisch – th
• Tschechisch – cs
• Türkisch – tr
• Ukrainisch – uk
• Ungarisch – hu

username

• Vorname_Nachname oder eine eindeutige Mitarbeiter-ID werden am häufigsten als Benutzernamen verwendet.
• Ersetze Sonderzeichen wie ä, ö, ü, é, è, à, ô, ê, â, -, '
• Verwende keine abschließenden Punkte.
• Lösche überflüssige Leerschläge.
• Wenn Deine Excel-Version älter als Excel 2017 ist, können Großbuchstaben im Feld für den Benutzernamen dazu führen, dass der Import fehlschlägt.

id

Die ID kann eine eindeutige Kennung sein, die Mitarbeitenden in Deinem Unternehmen zugewiesen wurde, z. B. eine Mitarbeiternummer, eine SAP-ID oder eine Sozialversicherungsnummer. Stelle Dir die ID als Verknüpfung zu Deinen anderen Systemen vor — von Deinem Personal-SAP-System bis zu einem Excel-Dokument. Nutzer können ihre ID niemals ändern. Daher ist es eine sichere Möglichkeit, später für vorhandene Nutzer mithilfe dieser ID eine Massenaktualisierung durchzuführen.

mobil

• Jede Nummer muss eine Mobiltelefonnummer sein, Festnetznummern sind nicht erlaubt.
• Jede Nummer muss im internationalen Format angegeben werden (+41 44 555 1212 für CH, +49 30 555 1212 für DE, +1 415 555 1212 für US, etc.)
• Überprüfe, ob jede Zahlenfolge gleich lang ist. Kürzere oder längere Zahlenreihen können ein Anzeichen dafür sein, dass sie ungültig sind.

Gruppen

Du kannst Nutzer direkt beim Importieren einer Gruppe zuweisen. Dazu musst Du dem System diese Gruppen zuerst hinzufügen. Folge diesem Link, um zu erfahren, wie Du eine Gruppe erstellen kannst. Kopiere den Namen Deiner erstellten Gruppe oben in die Spalte. Du kannst dann die Nutzer einer Gruppe zuordnen, indem Du für alle Nutzer ein „x“ in der entsprechenden Spalte setzt. Es gibt keine Begrenzung, wie vielen Gruppen ein Nutzer zugeordnet werden kann.

Hinweis zu Platzhaltern

Platzhalter werden verwendet, um sprachunabhängige Profilfelder zu identifizieren. Zum Beispiel wird das englische „Username“ auf Deutsch zu „Benutzername“. Um dieses Feld während eines Imports automatisch abzugleichen, verwenden wir den Platzhalterwert „username“ (beachte, dass er in Kleinbuchstaben geschrieben ist).

Deine Importdatei sollte diese Platzhalterwerte anstelle der Profilfeldnamen verwenden. Dies steht im Gegensatz zu Gruppennamen, die unabhängig von der Sprache sind und daher genau mit dem Gruppennamen im Admin-Bereich übereinstimmen müssen.