Excel- / CSV-Upload

Dieses Video zeigt dir Folgendes:

• Bereite deine Profilfelder und -gruppen auf den Upload vor.
• Lade die Vorlage herunter und erstelle deine Excel- / CVS-Datei.
• Importiere die Datei und ordne den Profilfeldern und -gruppen Spalten zu.
• Importfehler korrigieren

Die zwei unten beschriebenen Schritte sind unerlässlich für einen reibungslosen Upload-Vorgang:

1. Definiere alle erforderlichen Profilfelder mit den folgenden Schritten in diesem Artikel.
2. Richte die benötigten Gruppen mit den Anweisungen in diesem Artikel ein.

Sobald du die obenstehenden Schritte abgeschlossen hast, erfährst du hier, wie du mit einer Excel- / CSV-Datei neue Nutzer erstellst:

1. Wähle im Dashboard den Tab „Nutzer und Gruppen“.
2. Wähle den Untertab „Nutzer“.
3. Klicke auf „Exportieren“, um die Nutzervorlage herunterzuladen.
4. Lösche alle Spalten mit blauen Überschriften, da diese nicht für den Import verwendet werden.
5. Vervollständige die Vorlage, indem du deine Nutzer hinzufügst.
6. Mache ein „x“ in die Spalten der entsprechenden Gruppen.
7. Speichere die Datei
8. Wähle den Untertab „Importe“.
9. Klicke oben rechts auf den Button „Neuer Import / neues Update“.
10. Scrolle zum Ende der Seite und wähle „Excel- oder CSV-Datei hochladen“.
11. Wähle deine Datei aus und klicke auf „Öffnen“.
12. Ordne alle Spalten in deiner Datei den entsprechenden Profilfeldern bei Beekeeper zu.
13. Scrolle nach unten und weise die Nutzer den korrekten Gruppen zu.
14. Klicke auf „Weiter”.
15. Auf der nächsten Seite siehst du eine Zusammenfassung deines Imports mit einigen Musternutzern.
16. Scrolle zum Ende der Seite und wähle „Nein, ich informiere sie selbst“ oder „Ja, Anmelde-Instruktionen per E-Mail und SMS an neue Nutzer senden“.
17. Klicke auf „Jetzt importieren”.

Das System aktualisiert, sperrt oder fügt Nutzer beim Import automatisch hinzu. Für weitere Informationen klicke im Untertab „Importe“ unter dem Tab „Nutzer und Gruppen“ auf den Button „Neuer Import / neues Update“.

Wenn im System Probleme beim Import der Daten aufgetreten sind, wird die Statusleiste rot angezeigt. Klicke auf report.csv, um eine Datei mit den problematischen Feldern herunterzuladen. Korrigiere deine ursprüngliche Datei und lade sie erneut hoch. Nutzer, die schon im System sind, werden nicht erneut erstellt. Wenn sich einige ihrer Informationen in der Excel- oder CSV-Datei geändert haben, werden diese Felder beim Import aktualisiert.

Dateiformat

Die beste Möglichkeit zu gewährleisten, dass dein Dateiformat korrekt ist, ist, deine erforderlichen Profilfelder und -gruppen nach der obenstehenden Beschreibung vorzudefinieren, die Nutzervorlage herunterzuladen und sie zur Füllung mit deinen Nutzerdaten zu nutzen.

Unten findest du weitere nützliche Informationen zum Dateiformat:

Einige Spalten solltest du dir näher ansehen. Überprüfe deine Felder wie untenstehend beschrieben:

Nutzername

• vorname_nachname oder eine eindeutige Mitarbeiter-ID sind häufig verwendete Nutzernamen.
• Ersetze Sonderzeichen wie ä, ö, ü, é, è, à, ô, ê, â, -, '
• Nutze keine Großbuchstaben.
• Nutze keine Punkte.
• Lösche Leerzeichen.

ID

Die ID kann jede eindeutige Kennung sein, die den Mitarbeitern in deiner Organisation zugewiesen wurden, wie z.B. die Mitarbeiternummer, die SAP-ID oder eine Sozialversicherungsnummer. Die ID ist etwas, das eine Verbindung zu deinen anderen Systeme schafft – vom großen Personal-SAP-System bis zum kleinen Excel-Dokument. Nutzer können ihre ID später nicht mehr ändern. Es ist also ein sicherer Weg, um die bestehenden Nutzer zukünftig gleichzeitig mit dieser ID zu aktualisieren.

Mobilgerät

• Jede Nummer muss eine Mobilfunknummer sein, es sind keine Festnetznummern erlaubt.
• Jede Nummer muss im internationalen Format angegeben werden (CH +41 44 555 1212, DE +49 30 555 1212, US +1 415 555 1212).
• Überprüfe, ob alle Nummern gleich lang sind. Eine kürzere oder längere Nummer deutet darauf hin, dass diese ungültig ist.

Gruppen

Du kannst Nutzer direkt beim Hochladen einer Gruppe zuweisen. Dafür musst du zunächst diese Gruppen zum System hinzufügen. Folge diesem Link, um zu erfahren, wie man eine Gruppe erstellt. Kopiere den Namen deiner erstellten Gruppe und füge ihn oben in die Spalte ein. Dann kannst du einer Gruppe einen Nutzer hinzufügen, indem du in jeder entsprechenden Spalte für jeden Nutzer ein „x“ hinzufügst. Es gibt keine maximale Anzahl an Gruppen, in denen ein Nutzer Mitglied sein kann.

Hinweis zu den Platzhaltern

Platzhalter werden verwendet, um Profilfelder unabhängig von der Sprache zu identifizieren. „Username“ im Englischen beispielsweise wird zu „Benutzername“ im Deutschen. Um diese Felder automatisch einander bei einem Import zuzuordnen, nutzen wir den Platzhalterwert „username“ (muss kleingeschrieben werden).

Deine Importdatei sollte diese Platzhalterwerte anstelle der Profilfeldnamen verwenden. Letztere unterscheiden sich von den Gruppennamen, die in jeder Sprache identisch sind. Sie sollten exakt mit dem Gruppennamen im Administrator-Dashboard übereinstimmen.