Excel-/CSV-Upload

Das Video unten zeigt dir, wie:

• Bereite deine Profilfelder und Gruppen vor dem Upload vor
• Lade die Vorlage herunter und erstelle deine Excel-/CSV-Datei
• Importiere die Datei ordne die Spalten den Profilfeldern und Gruppen zu
• Korrigiere Importfehler

Hier findest du weitere Optionen zur Automatisierung der Nutzerverwaltung, 

Die nachfolgend aufgeführten ersten zwei Schritte sind wichtig, um einen problemlosen Uploadvorgang sicherzustellen:

1. Definiere alle erforderlichen Profilfelder, indem du die in diesem Artikel beschriebenen Schritte ausführst
2. Richte die benötigten Gruppen ein, indem du die Anweisungen in diesem Artikel befolgst.

Nachdem du die obigen Schritte ausgeführt hast, kannst du mit einer Excel-/CSV-Datei wie folgt neue Nutzer erstellen:

Schritt 1: Lade die Vorlage herunter

1. Wähle über das Dashboard den Tab „Nutzer & Gruppen“
2. Wähle den Unter-Tab „Nutzer“
3. Klicke auf „Exportieren“, um die Nutzervorlage herunterzuladen

Schritt 2: Vervollständige die Vorlage

1. Lösche alle Spalten mit blauen Überschriften, da diese nicht für den Import verwendet werden
2. Vervollständige die Vorlage, indem du deine Nutzer hinzufügst
3. Setze ein 'a' oder 'm' in die Spalten der Gruppen / Standorte, zu denen sie gehören sollen
   1. 'a' = Der Nutzer wird Mitglied und Administrator der Gruppe / des Standorts.
   2. 'm' = Der Nutzer wird Mitglied der Gruppe / des Standorts. Falls er Administratorrechte hatte, werden sie widerrufen.
   3. 'x' (veraltet) = Der Nutzer wird Mitglied der Gruppe / des Standorts. Wenn er Administratorrechte hatte, bleiben diese unverändert.
   4. ' ' (leer) = Der Nutzer wird aus der Gruppe / dem Standort entfernt
4. Speichere die Datei

Bitte beachte, dass wenn du die Excel-Datei herunterlädst und bestehenden Nutzern neue ID-Nummern zuweist, diese Nutzer doppelt vorhanden sein werden, wenn du die Excel-Datei wieder hochlädst.

Schritt 3: Lade die Excel-/CSV-Datei hoch

1. Wähle den Unter-Tab „Importe“
2. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Neuer Import / Update“
3. Scrolle zum Ende der Seite und wähle „Excel- oder CSV-Datei hochladen“
4. Wähle deine Datei aus und klicke auf „Öffnen“
5. Ordne alle Spalten in deiner Datei den entsprechenden Profilfeldern in Beekeeper zu
6. Scrolle nach unten und ordne die Nutzer den richtigen Gruppen zu
7. Klicke auf „Weiter“
8. Auf der nächsten Seite wird eine Zusammenfassung deines Imports mit einigen Beispielnutzern angezeigt
9. Scrolle zum Ende der Seite und wähle entweder „Nein, ich möchte sie selbst informieren“ oder „Ja, Anmeldeanweisungen per E-Mail und SMS an neue Nutzer senden“
10. Klicke auf „Jetzt importieren“

Sobald du deine Nutzer zu Beekeeper hochgeladen hast, kannst du einen Bericht herunterladen, in dem die Nutzer aufgeführt sind, die erfolgreich importiert wurden. Dieser Bericht ist bis zu 30 Tage nach deinem Upload verfügbar.

Das System fügt während des Imports automatisch Nutzer hinzu, aktualisiert oder sperrt sie. Weitere detaillierte Informationen erhältst du, wenn du auf die Schaltfläche „Neuer Import / Update“ auf dem Unter-Tab „Importe“ unter dem Tab „Nutzer & Gruppen“ klickst.

Wenn das System Probleme beim Importieren der Daten hatte, werden Teile der Statusleiste rot angezeigt. Klicke auf report.csv, um eine Datei herunterzuladen, in der die problematischen Felder aufgeführt werden. Korrigiere deine ursprüngliche Datei und lade sie erneut hoch. Nutzer, die sich bereits im System befinden, werden nicht erneut erstellt. Falls einige der Daten in der Excel- oder CSV-Datei geändert wurden, werden diese Felder während des Imports aktualisiert.

Dateiformat

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass dein Dateiformat korrekt ist, besteht darin, alle erforderlichen Profilfelder und Gruppen wie oben beschrieben vorab zu definieren, die Nutzervorlage herunterzuladen und zum Auffüllen mit deinen Nutzerdaten zu verwenden.

Nachfolgend findest du einige weitere nützliche Informationen zum Dateiformat:

Prüfe deine Felder wie nachfolgend beschrieben:

Sprache

Hier sind die Sprachcodes, die verwendet werden können:

• Englisch – en
• Bosnisch – bs
• Tschechisch – cs
• Deutsch – de
• Spanisch – es
• Französisch – fr
• Ungarisch – hu
• Italienisch – it
• Japanisch – ja
• Koreanisch (Südkorea) – ko-kr
• Niederländisch – nl
• Polnisch – pl
• Portugiesisch – pt
• Portugiesisch (Brasilien) – pt-br
• Rumänisch – ro
• Russisch – ru
• Schwedisch – sv
• Thailändisch – th
• Türkisch – tr
• Chinesisch (vereinfacht, China) – zh-cn
• Chinesisch (traditionell, Taiwan) – zh-tw

username

• Vorname_Nachname oder eine eindeutige Mitarbeiter-ID werden am häufigsten als Nutzernamen verwendet
• Ersetze Sonderzeichen wie ä, ö, ü, é, è, à, ô, ê, â, -, '
• Verwende keine abschließenden Punkte
• Lösche Leerzeichen
• Wenn deine Excel-Version älter als Excel 2017 ist, können Großbuchstaben im Feld für den Nutzernamen dazu führen, dass der Import fehlschlägt

id

Die ID kann eine eindeutige Kennung sein, die Mitarbeitern in deiner Organisation zugewiesen wurde, z. B. eine Mitarbeiternummer, eine SAP-ID oder eine Sozialversicherungsnummer. Stelle dir die ID als Verknüpfung zu deinen anderen Systemen vor – von deinem Personal-SAP-System bis zu einem Excel-Dokument. Nutzer können ihre ID niemals ändern. Daher ist es eine sichere Möglichkeit, später für vorhandene Nutzer mithilfe dieser ID eine Massenaktualisierung durchzuführen.

mobil

• Jede Nummer muss eine Mobilnummer sein, Festnetznummern sind nicht erlaubt
• Jede Nummer muss im internationalen Format angegeben werden (CH +41 44 555 1212, DE +49 30 555 1212, US +1 415 555 1212)
• Überprüfe, ob jede Zahl gleich lang ist. Kürzere oder längere Zahlen können ein Anzeichen dafür sein, dass sie ungültig sind

Gruppen

Du kannst Nutzer direkt beim Upload einer Gruppe zuweisen. Dazu musst du zuerst diese Gruppen im System hinzufügen. Folge diesem Link, um zu lernen, wie du eine Gruppe erstellen kannst. Kopiere den Namen deiner erstellten Gruppe oben in die Spalte. Du kannst dann einen Nutzer einer Gruppe zuordnen, indem du für jeden Nutzer ein „x“ in der entsprechenden Spalte setzt. Es gibt keine Begrenzung, in wie vielen Gruppen ein Nutzer Mitglied sein kann.

Hinweis zu Platzhaltern

Platzhalter werden verwendet, um sprachunabhängige Profilfelder zu identifizieren. Zum Beispiel wird das englische 'Username' auf Deutsch zu 'Nutzername'. Um dieses Feld während eines Imports automatisch abzugleichen, verwenden wir den Platzhalterwert 'username' (beachte, dass er in Kleinbuchstaben geschrieben ist).

Deine Importdatei sollte diese Platzhalterwerte anstelle der Profilfeldnamen verwenden. Dies steht im Gegensatz zu Gruppennamen, die unabhängig von der Sprache sind und daher genau mit dem Gruppennamen im Administrator-Dashboard übereinstimmen müssen.