Elektronische Archivierung

Beschreibung

Die E-Archivierungs-App ermöglicht es Deinem Unternehmen, alle oder eine Auswahl von Chats direkt im unternehmenseigenen E-Archivierungssystemen zu speichern und den Zugriff darauf gemäß den Archivierungsrichtlinien Deines Unternehmens zu sichern. Die App wird durch einen strengen Authentifizierungs- und Autorisierungsprozess unterstützt und steht im Einklang mit der Einhaltung der Privatsphäre.

Bei Beekeeper wissen wir, wie wichtig es ist, Inhalte zu schützen und den Zugriff auf alle Chat-Kommunikationskanäle zu kontrollieren. Das ergibt sich nicht nur aus Vorschriften zum Datenschutz und zur Privatsphäre, sondern auch durch Gesetze zur Aufbewahrung von Geschäftskommunikation, die für viele unserer Kunden als Rechtsgrundlage gelten. Die App zur elektronischen Archivierung wurde für eine Vielzahl von Zwecken rund um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance) entwickelt.

Vor dem Installieren dieser App ist eine schriftliche Genehmigung der Rechts- und Compliance-Abteilung Deiner Firma erforderlich.

Voraussetzungen für Erwerb und Installation

Bitte wende Dich an Deinen Customer Success Manager. Wir unterstützen Dich gerne bei der Konfiguration der Anwendung.

Installationsverifizierung

Nach der Konfiguration der elektronischen Archivierung erhältst Du von Deinem CMS einen Token-Zugriffsschlüssel zur Authentifizierung eines speziell für diese App erstellten „AdminBots“. Diesen neuen AdminBot findest Du in Deinem Admin-Bereich unter Erweiterungen > Bot-Konten:

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen wird der Token-Zugriffsschlüssel des neuen „AdminBots“ nicht im Admin-Bereich angezeigt, daher solltest Du ihn an einem sicheren Ort aufbewahren.

Um zu verifizieren, dass der neue „AdminBot“ die archivierten Nachrichten Deines Mandanten in der Datenbank mit der Option zur elektronischen Archivierung abfragt, musst Du eine einfache GET-Abfrage an den API-Endpunkt {subdomain}/api/2/archived_messages mithilfe Deines Token-Zugriffsschlüssels ausführen.

Zu diesem Zweck kannst Du ein beliebiges geeignetes Tool verwenden. In diesem Leitfaden stellen wir Dir eine Vorlage zur Ausführung der GET-Abfrage zur Verfügung, die in Python 2 und 3 mit der requests-Bibliothek funktioniert. Beispiel:

url = {subdomain}/api/2/archived_messages
token = 'Token <YourToken>'
response = requests.get(url, headers={'Authorization': token})

Zu erwarten ist eine Antwort im JSON-Format mit der folgenden Struktur:

• Nutzer-ID des Versenders: uuid
• Nutzer-ID des Empfängers: uuid
• Konversations-ID: Integer
• Konversationsname/Titel: Zeichenfolge
• Nachricht (Text, Foto, Dateien, Videos): dict<string>
• Zeitstempel für die Erstellung: datetimestamp

Beispiel:

{
'conversation_id': 2706554,
'Videos': [],
'user_id': '236e4fcd-6018-48ba-861b-b0790f5f236c',
'ID': 5216926,
'message_type': 'regulär',
'Fotos': [],
'Text': 'Hallo und willkommen! Alle Mitglieder freuen sich schon darauf, von dir zu hören. Zunächst kannst du die Streams lesen oder einem anderen Mitglied eine private Nachricht schreiben. Wir sind gespannt auf das, was du mit uns teilen möchtest. Bei Fragen kannst du dich gerne an mich wenden.',
'erstellt': '2018-06-25T15:33:23',
'is_event': falsch,
'conversation_title': keiner,
'Dateien': [],
'uuid': '222d2a95-d292-477d-847c-396abc4a8914',
'Links': []
}

Hinweis: Beachte bitte, dass die API paginierte Ergebnisse mit einer maximalen Seitengröße von 1.000 exportierten Nachrichten zurückgibt.

Erweiterte Funktionen (optional)

Die App bietet zusätzliche Funktionen, um die Ergebnisse nach Datum zu filtern und ihre Anzahl zu begrenzen. In der folgenden Tabelle werden die optionalen Parameter angezeigt.

JJJJ-MM-TTThh:mm:ss
(z. B.: 1997-07-16T19:20:30.45)

JJJJ-MM-TTThh:mm:ss
(z. B.: 1997-07-16T19:20:30.45)

Die Parameter können einzeln oder zusammen in einer Abfrage verwendet werden. Beispielsweise eine kombinierte CURL-Abfrage mit nach und einer Begrenzung:

curl -X GET \
 'https://<subdomain>.beekeeper.io/api/2/archived_messages?after=2018-06-25T15:30:10&limit=1' \
 -H 'Authorization: Token <YourBotToken>' \
 -H 'Cache-Control: no-cache' \
 -H 'Content-Type: application/json' \

Als Ergebnis gibt die Abfrage eine Nachricht vor diesem Datum zurück: 2018-06-25T15:30:10.